Skargi i wnioski

Przyjmowanie i załatwianie skarg i wniosków w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych odbywa się zgodnie z zasadami określonymi w Zarządzeniu nr 1 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 24 stycznia 2018 r. w sprawie przyjmowania i załatwiania petycji, skarg i wniosków w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i jednostkach podległych Ministrowi Spraw Zagranicznych. (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. z 2018 r. poz. 6), wydanym na podstawie następujących przepisów:

Dział VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2025.1691),
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46).

Sposoby wnoszenia skarg i wniosków
Zgodnie z art. 63 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego. (Dz. U. 2025.1691) oraz § 8.1. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. (Dz. U. Nr 5 poz. 46), podanie adresu wnoszącego (miejscowość, kod pocztowy, ulica, numer domu i numer lokalu) jest obowiązkowe.

Zgodnie z przepisami Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków:

§ 8.1. Skargi i wnioski niezawierające imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego pozostawia się bez rozpoznania.
§ 8.2. Jeżeli z treści skargi lub wniosku nie można należycie ustalić ich przedmiotu, wzywa się wnoszącego skargę lub wniosek do złożenia, w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania wezwania, wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania.

Skargi i wnioski dotyczące działalności Ambasady RP w Budapeszcie można wnosić:

1. Pisemnie na adres:

Ambasada RP w Budapeszcie

Városligeti fasor 16.

1068 Budapest

2. Za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres budapeszt.amb.sekretariat@msz.gov.pl.

3. Na adres do e-Doręczeń AE:PL-11470-12038-EJVRD-17.

4. Ustnie do protokołu do upoważnionego przez kierownika placówki Konsula RP – wyłącznie po wcześniejszym umówieniu.

Skargi i wniosku nie można złożyć telefonicznie.

Skargi i wnioski powinny zawierać imię i nazwisko (nazwę) oraz adres skarżącego (wnioskodawcy). W przypadku, gdy skargi i wnioski nie zawierają ww. danych, pozostawia się je bez rozpoznania.

RODO - Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych jest dostępna na stronie internetowej MSZ pod adresem:

https://www.gov.pl/web/dyplomacja/zloz-skarge-lub-wniosek

https://www.gov.pl/web/dyplomacja/zloz-petycje

Co skarga lub wniosek powinny zawierać

Skarga, oprócz danych osobowych i adresowych skarżącego, powinna zawierać rzeczowy i szczegółowy opis okoliczności zdarzenia, którego dotyczy - w tym:

informację o komórce placówki zagranicznej, na której funkcjonowanie składamy skargę (wydział, referat lub inna jednostka np. sekretariat),
informację nt. danych osobowych oraz stanowiska pracownika, który zdaniem skarżącego naruszył obowiązujące przepisy, procedury i zasady,
wyjaśnienie, jakie przepisy, procedury lub zasady zostały naruszone,
informację nt. czasu, kiedy opisywane zdarzenie miało miejsce,
załączniki, które ewentualnie potwierdzą sytuację opisaną w skardze (kopie e-maili bądź pism kierowanych do placówki zagranicznej, kopie odpowiedzi otrzymanych z jednostek resortu spraw zagranicznych, kopie dokumentów itp.),
w przypadku składania skargi w interesie innej osoby, warunkiem jej złożenia jest uzyskanie zgody tej osoby przed wniesieniem stosownego pisma; zgoda taka może być wyrażona w dowolnej formie, byle oświadczenie woli tej osoby było wyraźne i niebudzące wątpliwości (najlepiej, gdy jest to pisemne upoważnienie podpisane własnoręcznie przez tę osobę uprawniające skarżącego do występowania w jej imieniu).

Terminy

Art. 237 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego (Dz. U. Dz. U. 2025.1691):
Organ właściwy do załatwienia skargi powinien załatwić skargę bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca.

Skargi na organy państw obcych
Uprzejmie informujemy, że Ministerstwo Spraw Zagranicznych RP ani Ambasada RP w Budapeszcie nie rozpatruje skarg na organy innych państw.

Przepisy i procedury przewidziane dla przyjmowania skarg i wniosków określone w kodeksie postępowania administracyjnego dotyczą wyłącznie polskich organów. Przepisy te nie mogą być stosowane w odniesieniu do kierowanych pod adresem Ministra Spraw Zagranicznych lub kierowników polskich placówek dyplomatycznych i konsularnych skarg na organy państw obcych oraz próśb polskich obywateli pokrzywdzonych w wyniku działania bądź zaniechania działania ze strony urzędów lub organów innych państw o podjęcie interwencji wobec tych organów.

Stosowanie wobec tej grupy spraw tych samych procedur, jakie stosowane są wobec skarg i wniosków nie jest możliwe z tego względu, iż polskie organy nie nadzorują funkcjonowania organów państwa przyjmującego i w związku z tym nie mogą zlecać urzędom lub organom państw obcych podejmowania określonych działań lub ponosić odpowiedzialność za działania lub zaniechania urzędów lub organów innych państw.

MSZ ani polskie urzędy konsularne nie mają ponadto wpływu na terminy załatwiania poszczególnych spraw przez organy państw obcych.

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych
Niniejsza informacja stanowi wykonanie obowiązku określonego w art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej „RODO”.

Administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, danych osobowych jest Minister Spraw Zagranicznych z siedzibą w Polsce, w Warszawie, Al. J. Ch. Szucha 23.
W MSZ i placówkach zagranicznych powołano Inspektora Ochrony Danych (IOD).

Dane kontaktowe IOD:

adres siedziby: Al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa
adres e-mail: iod@msz.gov.pl

Zakres przetwarzanych danych obejmuje:

Imię i nazwisko,
Adres (miejscowość, kod pocztowy, ulica, nr domu nr lokalu),
Adres e-mail – w przypadku przesyłania petycji, skargi lub wniosku drogą elektroniczną,
Dodatkowe dane zawarte w treści petycji, skargi lub wniosku.

Dane są przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami zawartymi w Dziale VIII w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2025 r. poz. 1691) (zwany dalej „Kpa”), ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach (Dz.U. z 2018 r. poz. 870 t.j.) oraz przepisów wykonawczych do Kpa w celu wypełniania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze w związku z załatwieniem petycji, skargi lub wniosku.

Dane osobowe będą przetwarzane do czasu ustania celu przetwarzania, o którym mowa w pkt 4, a następnie będą przechowywane w celach archiwalnych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r poz. 217) oraz przepisami wewnętrznymi MSZ wynikającymi z przepisów ww. ustawy.

Dane podlegają ochronie na podstawie przepisów RODO i nie mogą być udostępniane osobom trzecim, nieuprawnionym do dostępu do tych danych, a także nie będą przekazywane do państwa trzeciego, ani do organizacji międzynarodowej. Dane mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, w tym mogą być przekazywane innym organom administracji publicznej w celu załatwienia sprawy, zgodnie z właściwością.

Dostęp do danych posiadają wyłącznie uprawnieni pracownicy MSZ.

Osobie, której dane dotyczą przysługują prawa do kontroli przetwarzania danych, określone w art. 15-16, art. 17 ust. 1 lit a i d, art. 18-19 RODO, w szczególności prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania oraz ograniczenia przetwarzania w szczególnych przypadkach.

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, dane nie będą poddawane profilowaniu.

Osoba, której dane dotyczą ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa