Polska w Wielkiej Brytanii

Instytut Kultury Polskiej w Londynie ogłasza nabór na stanowisko:

Obsługa sekretariatu (na czas określony)

Miejsce wykonywania pracy:
Instytut Kultury Polskiej w Londynie, 10 Bouverie Street, EC4Y 8AX Londyn (brak możliwości wykonywania pracy w trybie zdalnym)
Wymiar czasu pracy: pełny etat
Rodzaj umowy: umowa o pracę na zastępstwo (maternity cover)
 

Zakres obowiązków:

• Prowadzenie działalności sekretariatu
• przedkładanie korespondencji do podpisu kierującemu placówką zagraniczną oraz zastępcy kierującego placówką zagraniczną;
• obsługa skrzynki instytucjonalnej instytutu;
• wykonywanie połączeń telefonicznych kierującego placówką zagraniczną oraz zastępcy kierującego placówką zagraniczną;
• obsługa interesantów kierującego placówką zagraniczną oraz zastępcy kierującego placówką zagraniczną;
• prowadzenie terminarza spotkań kierującego placówką zagraniczną oraz zastępcy kierującego placówką zagraniczną;
• kierowanie interesantów, zgłaszających się bezpośrednio i telefonicznie, do właściwych pracowników instytutu;
• aktualizacja danych teleadresowych instytutu i pracowników, prowadzenie bazy danych;
• przepisywanie tekstów, sporządzanie fotokopii dokumentów;
• organizacja i obsługa konferencji oraz spotkań kierującego placówką zagraniczną i zastępcy kierującego placówką zagraniczną, w tym zapewnia małą recepcję.
• odbieranie, rejestracja, przekazywanie według właściwości i przechowywanie korespondencji jawnej zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej;
• przyjmuje, przygotowuje do wysyłki, rejestruje i wysyła korespondencję wychodzącą jawną;
• wykonywanie kopii dokumentów do przekazania zgodnie z rozdzielnikiem;
• przesyłanie do właściwych komórek organizacyjnych MSZ materiałów mających charakter archiwalny oraz uczestniczenie w komisyjnym archiwizowaniu, brakowaniu i niszczeniu akt.
• Rozliczanie delegacji kierującego placówką zagraniczną oraz zastępcy kierującego placówką zagraniczną;
• Koordynacja naboru i prowadzenie praktykantów
• Sekretariat wykonuje inne zadania powierzone przez kierującego placówką zagraniczną lub zastępcę kierującego placówką zagraniczną.

Miejsce wykonywania pracy:
Instytut Kultury Polskiej w Londynie, 10 Bouverie Street, EC4Y 8AX Londyn (brak możliwości wykonywania pracy w trybie zdalnym)

Data rozpoczęcia pracy: styczeń 2027 r.

 

Wymagania:

• Obywatelstwo polskie;
• Wykształcenie wyższe;
• Status osoby osiedlonej w Zjednoczonym Królestwie (settled lub pre-settled status).
• Biegła znajomość języka angielskiego oraz polskiego (minimum matura z języka polskiego);
• Doświadczenie (co najmniej 1 rok), w zakresie pracy biurowej.
• Bardzo dobra umiejętność obsługi biurowych programów komputerowych (Office, Exel Outlook). Wysoka kultura osobista i kompetencje społeczne.

• Zaangażowanie, sumienność oraz rzetelność przy wykonywaniu obowiązków.
• Bardzo dobra organizacja pracy zarówno własnej, jak i zespołowej.  
• Dbałość o wizerunek własny, stosowanie się do zasad dress code urzędu
• Wysoka kultura osobista i kompetencje społeczne.
• Zaświadczenie o niekaralności

Oferujemy:

• umowa na zastępstwo wynikające z nieobecności pracownika korzystającego w urlopu rodzicielskiego. Czas trwania umowy: do chwil powrotu pracownika z urlopu.
• Możliwość przedłużenia współpracy na warunkach stałych.
• Możliwość zdobycia unikalnego doświadczenia zawodowego.
• Wynagrodzenie nie niższe niż 29 000, GBP – 31 200, GBP brutto w skali roku.

Wymagane dokumenty:

• CV (w języku polskim lub angielskim);
• List motywacyjny;
• Zaświadczenie o niekaralności (lub gotowość do jego uzyskania);
• Zgoda na przetwarzanie danych osobowych (do pobrania poniżej);
• Referencje (opcjonalnie).

Ogłaszający zastrzega sobie prawo do anulowania rekrutacji bez podania przyczyny, informując kandydatów o decyzji i niszcząc nadesłane dokumenty.

Dokumenty należy przesłać do dnia 27 sierpnia 2026 roku na adres mailowy (decyduje data wpływu oferty do urzędu: london.pci@instytutpolski.pl z dopiskiem: nabór na stanowisko Obsługa sekretariatu

Uprzejmie informujemy, że zgłoszenia niekompletne nie będą rozpatrywane.

Oferty otrzymane po ww. terminie nie będą brane pod uwagę.

Dodatkowe informacje:

• dokumenty powinny być opatrzone datą i własnoręcznym podpisem kandydata;
• w aplikacji należy wskazać aktualny numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej;
• dokumenty załączone do aplikacji nie będą zwracane;
• ogłaszający zastrzega sobie prawo do kontaktu wyłącznie z wybranymi kandydatami w celu zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną.