Wojewódzki Inspektorat
Transportu Drogowego w Szczecinie

Zgodnie z obowiązującym u Zamawiającego „Regulaminem udzielania zamówień publicznych o wartości mniejszej niż 170.000,00 zł netto w Wojewódzkim Inspektoracie Transportu Drogowego w Szczecinie”, WITD w Szczecinie zaprasza do złożenia oferty na:
Świadczenie usług sprzedaży paliw płynnych w ilościach szacunkowych 6.000,00 litrów PB 95 i szacunkowych 18.000,00 litrów ON, w tym Adblue oraz innych usług (w tym sprzedaż płynów eksploatacyjnych, w szczególności oleje smarowe i płyny chłodnicze w ilości ok. 8 litrów) w okresie od 01.01.2027 r. do 31.12.2027 r. dla środków transportu i agregatów Wojewódzkiego Inspektoratu Transportu Drogowego w Szczecinie przy użyciu kart do bezgotówkowych transakcji – Kart Paliwowych.
I. Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie bezgotówkowego zakupu paliw płynnych, płynu AdBlue oraz innych produktów niezbędnych do eksploatacji pojazdów służbowych i agregatów Wojewódzkiego Inspektoratu Transportu Drogowego w Szczecinie, w okresie od 01.01.2027 r. do 31.12.2027 r., przy użyciu kart paliwowych umożliwiających dokonywanie transakcji bezgotówkowych.
Przewidywane zapotrzebowanie Zamawiającego obejmuje:
1. Benzynę bezołowiową Pb 95 – około 6 000 litrów.
2. Olej napędowy ON – około 18 000 litrów.
3. Płyn AdBlue.
4. Inne produkty niezbędne do eksploatacji pojazdów, w szczególności płyny eksploatacyjne, takie jak płyn do spryskiwaczy szyb, płyn chłodniczy oraz olej silnikowy.
Zakup płynu AdBlue powinien być możliwy zarówno bezpośrednio z dystrybutora, jak i w opakowaniach jednostkowych, przy wykorzystaniu kart paliwowych.
Zamawiający przewiduje również możliwość dokonywania, w miarę potrzeb, bezgotówkowych zakupów za pomocą kart paliwowych innych produktów niezbędnych do prawidłowej eksploatacji pojazdów służbowych, w szczególności płynu do spryskiwaczy szyb, płynu chłodniczego oraz oleju silnikowego. Zakupy te będą dokonywane w razie konieczności, w szczególności podczas wykonywania obowiązków służbowych poza siedzibą Zamawiającego, w przypadku potrzeby uzupełnienia płynów eksploatacyjnych w trasie.
Podane ilości paliw mają charakter szacunkowy i służą wyłącznie określeniu przewidywanego zapotrzebowania Zamawiającego. Zamawiający nie gwarantuje zakupu wskazanych ilości paliw ani pozostałych produktów.
Rozliczenie zakupionych paliw będzie następowało według cen brutto obowiązujących na stacji paliw Wykonawcy w dniu dokonania transakcji, pomniejszonych o zaoferowane przez Wykonawcę upusty wyrażone w złotych za litr paliwa.
Oferowane upusty będą obowiązywać przez cały okres realizacji zamówienia.
Zakup akcesoriów samochodowych oraz pozostałych produktów i usług będzie odbywał się według cen obowiązujących u Wykonawcy w dniu zakupu.
Wskazane powyżej ilości paliw należy traktować jako szacunkowe. Zamawiający zastrzega sobie prawo niewykonania w całości przedmiotu zamówienia w czasie obowiązywania umowy (tj. zakupu mniejszej ilości paliw i akcesoriów bez prawa odszkodowania dla Wykonawcy), jeżeli jego potrzeby rzeczywiste będą mniejsze od wskazanych albo zwiększenia ilości paliwa pod warunkiem, że łączna cena za paliwo i usługi realizowane w ramach umowy będzie niższa niż 170 000 zł netto.
II. Opis wymagań Zamawiającego dotyczących wykonania przedmiotu zamówienia:
1.Przedmiotem zamówienia jest sukcesywny zakup przez Zamawiającego paliw płynnych (tankowanie na stacjach paliw Wykonawcy) do środków transportu (pojazdów samochodowych) Zamawiającego oraz agregatów Zamawiającego.
Oferowane paliwa muszą odpowiadać w szczególności normom jakościowym określonym w rozporządzeniu Ministra Klimatu i Środowiska z dnia 26 czerwca 2024 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz. U. poz. 1018 z późn. zm.).
2. Wykonawca musi posiadać co najmniej jedną stację paliw zlokalizowaną w Lubieszynie oraz Szczecinie, Koszalinie oraz w Wałczu lub z maksymalną odległością do 10 km od Wałcza. Zamawiający wymaga, aby co najmniej jedna stacja paliw w każdym z wyżej wskazanej wyżej lokalizacji była czynna codziennie (7 dni w tygodniu) 24 godziny na dobę.
3.Zamówienie będzie realizowane poprzez doraźne, tankowanie samochodów Wojewódzkiego Inspektoratu Transportu Drogowego w Szczecinie z bezgotówkową płatnością za pomocą elektronicznych kart paliwowych wystawionych dla każdego pojazdu osobno oraz do sprzętu silnikowego, pojemników i innych pojazdów z płatnością za pomocą elektronicznych kart paliwowych wystawionych na Wojewódzki Inspektorat Transport Drogowego w Szczecinie. Specyfika samochodów Zamawiającego z wyszczególnieniem marek i numerów rejestracyjnych będzie udostępniona przed podpisaniem umowy.
4. Każdorazowo sprzedaż paliwa będzie dokonywana po cenie obowiązującej na danej stacji paliw Wykonawcy w momencie realizacji transakcji, przy uwzględnieniu stałego rabatu wyrażonego w %, naliczanego od ceny brutto. W/w rabat będzie stały i niezmienny w czasie całego trwania umowy.
5. Wykonawca może prowadzić ewidencje zakupionego paliwa dla każdego pojazdu Zamawiającego – w systemie elektronicznym. W razie braku systemu Wykonawca udostępnia Zamawiającemu szczegółowe informacje o transakcjach w innej formie.
6. Wykonawca zobowiązuje się do wydania Zamawiającemu na swój koszt kart paliwowych w liczbie 20 szt. na numery rejestracyjne pojazdów wskazanych przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się do wydania kart paliwowych na każdy kolejny agregat i samochód Zamawiającego zgłoszony Wykonawcy w trakcie realizacji przedmiotu umowy. Dokonanie pierwszej transakcji przy użyciu karty rozpocznie działanie całego systemu tankowania bezgotówkowego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia lub zwiększenia liczby kart paliwowych w trakcie obowiązywania umowy w sytuacji, gdy zmianie ulegnie liczba samochodów służbowych Zamawiającego, numer rejestracyjny samochodu, a także gdy karta ulegnie zniszczeniu.
7. W przypadku utraty, zniszczenia lub kradzieży karty paliwowej, Wykonawca, po telefonicznym zgłoszeniu tego faktu przez Zamawiającego, dokona natychmiastowego zablokowania karty. Wykonawca wyda duplikat karty nieprawidłowo funkcjonującej z winy Wykonawcy bez dodatkowych opłat ze strony Zamawiającego. Za kartę nową (na nowy pojazd) lub zniszczoną/zablokowaną z winy Zamawiającego, Zamawiający zapłaci opłatę zgodną
z cennikiem opłat i stawek Wykonawcy, a Wykonawca ma obowiązek wydać ją Zamawiającemu, nie później niż w ciągu 15 dni roboczych od dnia zgłoszenia takiego zapotrzebowania.
8.Wykonawca obowiązany jest każdorazowo podczas realizacji częściowego zamówienia (tankowania paliw, zakupu płynów, olejów eksploatacyjnych ) wręczyć kierującemu środkiem transportu dowód wydania, zawierający co najmniej następujące dane :
a. adres stacji paliw,
b. nr karty, na którą dokonywana była transakcja zakupu paliwa, płynów, olejów eksploatacyjnych,
c. nr rejestracyjny pojazdu,
d. kwota do zapłaty,
e. ilości i rodzaju dostarczonego paliwa, płynów, olejów eksploatacyjnych,
f. wartość wydanego towaru lub usługi,
g. data i godzina transakcji,
h. stan licznika pojazdu w momencie zakupu.
Zamówienie realizowane będzie przez okres 12 miesięcy, tj. od dnia 1 stycznia 2027 r. do dnia 31 grudnia 2027 r. z zastrzeżeniem, że umowa ulega rozwiązaniu bez konieczności składania oświadczeń woli przed upływem tego terminu jeżeli łączna wysokość wynagrodzenia za paliwo i usługi dodatkowe będzie równa 170 000,00 zł netto.
Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość nieograniczonego dostępu do zarządzania wydanymi kartami.
III. Termin realizacji zamówienia:
Termin: 01.01.2027 r. – 31.12.2027 r. z zastrzeżeniem, że umowa ulega rozwiązaniu bez konieczności składania oświadczeń woli przed upływem tego terminu jeżeli łączna wysokość wynagrodzenia za paliwo i usługi dodatkowe będzie równa 170 000,00 zł netto.
IV.
Warunki udziału w postępowaniu:
O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który spełnia warunki udziału w postępowaniu w zakresie kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, tj. Wykonawca musi posiadać uprawnienia do wykonywania działalności gospodarczej w zakresie obrotu paliwami ciekłymi wymagane przepisami ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. – Prawo energetyczne t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 43 z późn. zm.).w zakresie obrotu paliwami będącymi przedmiotem zamówienia.
Wykonawca musi posiadać co najmniej jedną stację paliw zlokalizowaną w Lubieszynie Szczecinie, Koszalinie oraz Wałczu lub z maksymalną odległością do 10 km od Wałcza. Zamawiający wymaga, aby co najmniej jedna stacja paliw w każdej w wyżej wymienionej lokalizacji była czynna codziennie (7 dni w tygodniu) 24 godziny na dobę.
V. Kryteria oceny ofert
1. Kryterium wyboru oferty będzie wysokość zaoferowanego upustu od ceny rynkowej paliw – 100%.
2. Wykonawca zobowiązany jest do podania w formularzu ofertowym wysokości oferowanych upustów, wyrażonych w złotych za litr, dla benzyny bezołowiowej Pb 95, oleju napędowego ON.
3. Oferty, w których nie zostaną wskazane wysokości upustów dla wszystkich wymienionych produktów, będą uznane za niekompletne i nie będą podlegały ocenie.
VI. Termin składania ofert
1.
Ofertę należy złożyć w formie pisemnej na adres: Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w Szczecinie, Lubieszyn 10J, 72-002 Dołuje albo w formie e-mail: biuro@witd.szczecin.pl do dnia 13.11.2026 r. do godz. 14:00 z dopiskiem w temacie: ,,oferta na świadczenie usług sprzedaży paliw płynnych”. W przypadku wysłania oferty pocztą decyduje data wpływu oferty do siedziby Zamawiającego, a nie data nadania. Dla wszystkich ofert złożonych, zarówno pisemnie jak i na adres e-mail liczy się data i godzina ich wpływu do Zamawiającego.
2. W przypadku złożenia oferty na adres e-mail należy własnoręcznie podpisać ofertę, zeskanować i wysłać dokument oferty w postaci pliku pdf. Istnieje również możliwość wysłania oferty E-PUAP lub podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
3. Oferty złożone po terminie lub niespełniające warunków wskazanych wyżej w pkt 1 i 2 nie będą brane pod uwagę.
VII.
Termin i sposób zapłaty wynagrodzenia:
Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu zamówienia będzie płatne z dołu za poprzedni miesiąc (ewentualnie co dwa tygodnie, za dwa poprzednie tygodnie realizacji umowy), w terminie wskazanym w fakturze doręczonej Zamawiającemu. Termin zapłaty nie będzie krótszy niż 14 dni od dnia wystawienia faktury. Wynagrodzenie będzie płatne przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę.
VIII.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
1. Zmiany niniejszego Zaproszenia. W takiej sytuacji o zmianie zostaną poinformowani potencjalni Wykonawcy, a Zamawiający może przedłużyć, o ile będzie to uzasadnione, termin składania ofert i wskaże sposób postępowania z dotychczas złożonymi ofertami.
2. Negocjacji w sytuacji, gdy zostanie złożona jedna oferta, która odbiegać będzie od założeń budżetowych Zamawiającego,
3. Negocjacji w sytuacji, gdy złożonych zostanie kilka ofert z tą samą ceną,
4. Ze względu na założenia budżetowe i ograniczenia finansowe, w przypadku, gdy kwoty w przedstawionych ofertach będą wyższe od zaplanowanych w budżecie Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji z każdym oferentem, odstąpienia bądź unieważnienia postępowania bez negocjacji z oferentami,
5. Zamknięcia postępowania bez wyboru żadnego Wykonawcy, w szczególności gdy żadna z ofert nie spełni warunków Zamawiającego, w tym założeń budżetowych, a także bez podania przyczyny,
6. Po wyborze Wykonawcy, podjęcia rozmów w celu odpowiedniego uszczegółowienia warunków i sposobu realizacji zamówienia.
IX. Zawarcie umowy
1. Z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta umowa w formie pisemnej. Umowa będzie obowiązywać do 31.12.2027 r. z zastrzeżeniem, że umowa ulega rozwiązaniu bez konieczności składania oświadczeń woli przed upływem tego terminu jeżeli łączna wysokość wynagrodzenia za paliwo i usługi dodatkowe będzie równa 170 000,00 zł netto.
2. O terminie zawarcia umowy Wykonawca, który złoży najkorzystniejszą ofertę zostanie odrębnie powiadomiony.
3. Projekt umowy będzie uzgodniony po wyborze Wykonawcy.
X. Klauzula informacyjna
Zgodnie z art. 13 i art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r.), dalej „RODO”, informujemy, że:
1. Administrator Danych Osobowych (ADO) Administratorem Państwa danych osobowych jest Zachodniopomorski Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego z siedzibą w Lubieszynie 10 J, 72-002 Dołuje.
2. Inspektor Ochrony Danych (IOD) Kontakt do Inspektora Ochrony Danych: Pan Przemysław Kilian, e-mail: rodo@witd.szczecin.pl.
3. Źródło pochodzenia danych (w przypadku art. 14 RODO) Jeśli nie przekazali nam Państwo danych osobiście, Państwa dane mogliśmy otrzymać od podmiotu, który jest stroną umowy z nami (np. Państwa pracodawcy) lub z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry CEIDG czy KRS.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania Państwa dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:
• Przeprowadzenia postępowania zakupowego, wyboru oferty oraz zawarcia i wykonania umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, np. z przepisów podatkowych i rachunkowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
5. Odbiorcy danych Państwa dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane na nasze zlecenie (procesorom), z którymi zawarliśmy stosowne umowy powierzenia (np. dostawcy usług IT, operatorzy pocztowi, banki) oraz organom upoważnionym na mocy przepisów prawa (np. Urząd Skarbowy).
6. Okres przechowywania danych Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu przez czas niezbędny do wypełnienia obowiązków prawnych (np. 5 lat dla dokumentacji podatkowej) oraz do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych. Następnie dane będą przetwarzane w celach archiwalnych zgodnie z odrębnymi przepisami.
7. Prawa osób, których dane dotyczą Przysługuje Państwu prawo do:
• dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• sprostowania (poprawiania) danych;
• usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania;
• przenoszenia danych (dla danych przetwarzanych na podstawie umowy);
• wniesienia sprzeciwu (dla danych przetwarzanych w oparciu o nasz uzasadniony interes);
• wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Informacja o wymogu podania danych Podanie przez Państwa danych jest dobrowolne, ale niezbędne do wzięcia udziału w postępowaniu i zawarcia umowy. Konsekwencją ich niepodania jest brak możliwości rozpatrzenia oferty.
9. Informacje dodatkowe Państwa dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu ani zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji. Administrator nie ma zamiaru przekazywać Państwa danych do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej.