Wojewódzki Inspektorat
Transportu Drogowego w Szczecinie

Zgodnie z obowiązującym u Zamawiającego „Regulaminem udzielania zamówień publicznych o wartości mniejszej niż 170.000,00 zł netto w Wojewódzkim Inspektoracie Transportu Drogowego w Szczecinie” WITD w Szczecinie zaprasza do złożenia oferty na zakup i dostawę bonów żywieniowych.
I. Przedmiot zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest zakup wraz z dostawą bonów żywieniowych w maksymalnej łącznej liczbie 1700 sztuk dla Wojewódzkiego Inspektoratu Transportu Drogowego w Szczecinie (dalej Zamawiający) w ramach środków przeznaczonych na posiłki profilaktyczne dla pracowników.
2. Zamawiający wymaga, aby zaoferowane bony były dostarczane przez Wykonawcę w nominałach o wartości:
a)10 złotych – maksymalna liczba 1700 szt.
b) 5 złotych – maksymalna liczba 1700 szt.
3. Wskazana w punktach 1 i 2 liczba bonów jest wartością maksymalną, którą Zamawiający może zamówić. Faktyczna liczba zakupionych bonów uzależniona będzie od rzeczywistych potrzeb Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby zamawianych bonów do 850 szt. bonów każdego nominału (tj. maksymalnie o 50%).
4. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do sprzedaży Zamawiającemu i dostawy bonów żywieniowych w formie papierowej na okaziciela. W przypadku, gdy wartość zakupionych towarów będzie niższa od wartości nominalnej bonu, pozostała część wartości bonu nie będzie zwracana okazicielowi, a gdy wartość zakupionych towarów będzie wyższa od wartości nominalnej bonu, jego posiadacz zobowiązany jest dopłacić różnicę.
5. Bony będą podlegały wymianie wyłącznie na produkty żywieniowe. Zamawiający zastrzega, iż oferowane bony nie mogą zostać wymieniane na wyroby tytoniowe i alkohol. Bony powinny być oznakowane w sposób umożliwiający zakup dowolnych artykułów spożywczych.
6. Bony będzie można zrealizować w okresie ich ważności. Termin ważności bonów określa się na co najmniej 12 miesięcy od dnia ich dostarczenia Zamawiającemu. W przypadku, gdy w ww. okresie Zamawiający nie wykorzysta dostarczonych bonów, Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o przedłużenie terminu obowiązywania niewykorzystanych bonów o kolejne 12 miesięcy, po uprzednim zwróceniu niewykorzystanych bonów. Powyższe nie rodzi dla Zamawiającego konieczności poniesienia żadnych dodatkowych kosztów.
7. Bony będą dostarczane Zamawiającemu na podstawie zapotrzebowania na bony. Zapotrzebowanie zostanie wysłane przez upoważnionego pracownika Zamawiającego na
adres e-mail Wykonawcy. Zapotrzebowanie zostanie wysłane przez Zamawiającego nie więcej niż trzy razy w całym okresie realizacji umowy.
8. Dostawa bonów żywieniowych nie może pociągać za sobą żadnych dodatkowych kosztów manipulacyjnych z tego tytułu dla Zamawiającego.
9. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w okresie realizacji niniejszej umowy zapewnił co najmniej trzy placówki honorujące bony w każdym z następujących miast: Szczecin, Wałcz i Koszalin.
II. Termin realizacji:
1. Umowa obowiązuje od dnia jej zawarcia do 31 marca 2027 r.
2. Przedmiot umowy będzie realizowany zgodnie z potrzebami Zamawiającego. Zapotrzebowania na zakup bonów składane będą każdorazowo na adres e-mail Wykonawcy wskazany w umowie, bez konieczności przesyłania zamówienia w formie pisemnej.
3. Dostawa zamówionych bonów żywieniowych odbywać się będzie na koszt i ryzyko Wykonawcy w dni robocze, w godzinach pracy Zamawiającego, w terminie 7 dni od dnia wysłania zapotrzebowania do Wykonawcy.
III. Kryteria oceny ofert
1. Kryteria wyboru ofert:
Cena całego zamówienia – 100 %
IV. Termin i sposób składania ofert:
1. Oferty należy złożyć w formie pisemnej na adres: Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w Szczecinie, Lubieszyn 10J, 72-002 Dołuje albo w formie e-mail: biuro@witd.szczecin.pl do dnia 29 września 2026 r. do godz. 12:00 z dopiskiem w temacie: ,,Oferta na zakup i dostawę bonów żywieniowych”. W przypadku wysłania oferty pocztą decyduje data wpływu oferty do siedziby Zamawiającego, a nie data nadania. Dla wszystkich ofert złożonych, zarówno pisemnie jak i na adres e-mail, liczy się data i godzina ich wpływu do Zamawiającego.
2. W przypadku złożenia ofert na adres e-mail należy własnoręcznie podpisać ofertę, zeskanować i wysłać dokument oferty w postaci pliku pdf. Istnieje również możliwość wysłania oferty E-PUAP lub podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
3. Oferty złożone po terminie lub niespełniające warunków wskazanych wyżej w pkt 1 i 2 nie będą brane pod uwagę.
4. Ofertę należy złożyć na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do zaproszenia.
V. Termin i sposób zapłaty wynagrodzenia:
1. Podstawowym dokumentem rozliczeniowym pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą jest faktura VAT.
2. Zapłata za dostarczone bony nastąpi każdorazowo po należytym wykonaniu dostawy, na podstawie przedłożonej faktury, w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania.
VI. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
1. Negocjacji w sytuacji, gdy zostanie złożona jedna oferta, która odbiegać będzie od założeń budżetowych Zamawiającego.
2. Negocjacji w sytuacji, gdy złożonych zostanie kilka ofert z tą samą ceną.
3. Ze względu na założenia budżetowe i ograniczenia finansowe, w przypadku, gdy kwoty w przedstawionych ofertach w odpowiedzi na zaproszenie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie na w/w zadanie Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji z każdym oferentem, odstąpienia bądź unieważnienia postępowania bez negocjacji z oferentami.
4. Zamknięcia postępowania bez wyboru Wykonawcy, w szczególności gdy żadna z ofert nie spełni warunków Zamawiającego, w tym założeń budżetowych, a także bez podania przyczyny.
5. Po wyborze Wykonawcy, podjęcia rozmów w celu odpowiedniego uszczegółowienia warunków i sposobu realizacji zamówienia.
VII. Klauzula informacyjna
Zgodnie z art. 13 i art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r.), dalej „RODO”, informujemy, że:
1. Administrator Danych Osobowych (ADO) Administratorem Państwa danych osobowych jest Zachodniopomorski Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego z siedzibą w Lubieszynie 10 J, 72-002 Dołuje.
2. Inspektor Ochrony Danych (IOD) Kontakt do Inspektora Ochrony Danych: Pan Przemysław Kilian, e-mail: rodo@witd.szczecin.pl.
3. Źródło pochodzenia danych (w przypadku art. 14 RODO) Jeśli nie przekazali nam Państwo danych osobiście, Państwa dane mogliśmy otrzymać od podmiotu, który jest stroną umowy z nami (np. Państwa pracodawcy) lub z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry CEIDG czy KRS.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania Państwa dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:
•Przeprowadzenia postępowania zakupowego, wyboru oferty oraz zawarcia i wykonania umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
•Wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, np. z przepisów podatkowych i rachunkowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
•Ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
5. Odbiorcy danych Państwa dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane na nasze zlecenie (procesorom), z którymi zawarliśmy stosowne umowy powierzenia (np. dostawcy usług IT, operatorzy pocztowi, banki) oraz organom upoważnionym na mocy przepisów prawa (np. Urząd Skarbowy).
6. Okres przechowywania danych Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu przez czas niezbędny do wypełnienia obowiązków prawnych (np. 5 lat dla dokumentacji podatkowej) oraz do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych. Następnie dane będą przetwarzane w celach archiwalnych zgodnie z odrębnymi przepisami.
7. Prawa osób, których dane dotyczą Przysługuje Państwu prawo do:
•dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
•sprostowania (poprawiania) danych;
•usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania;
•przenoszenia danych (dla danych przetwarzanych na podstawie umowy);
•wniesienia sprzeciwu (dla danych przetwarzanych w oparciu o nasz uzasadniony interes);
•wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Informacja o wymogu podania danych Podanie przez Państwa danych jest dobrowolne, ale niezbędne do wzięcia udziału w postępowaniu i zawarcia umowy. Konsekwencją ich niepodania jest brak możliwości rozpatrzenia oferty.
9. Informacje dodatkowe Państwa dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu ani zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji. Administrator nie ma zamiaru przekazywać Państwa danych do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej.