Dostępność cyfrowa

Ocena nadmiernych kosztów powinna być przeprowadzona rzetelnie i szczegółowo, na podstawie obiektywnych przesłanek. Należy w niej uwzględniać wszystkie istotne okoliczności, które miały wpływ na podjęcie decyzji o rezygnacji z zapewnienia dostępności cyfrowej konkretnego elementu strony internetowej lub aplikacji mobilnej.
Nie można uzasadniać nadmiernych kosztów brakiem priorytetu, ograniczeniami czasowymi, brakiem kompetencji lub wiedzy technicznej w podmiocie publicznym.
Wyniki przeprowadzonej oceny muszą zostać udokumentowane i dołączone do deklaracji dostępności, w części dotyczącej elementów, które nie są dostępne cyfrowo z powodu nadmiernych kosztów. W deklaracji należy także wskazać alternatywny sposób dostępu do treści lub funkcjonalności, które nie są dostępne cyfrowo.

• Nazwa strony internetowej / aplikacji mobilnej
• Okres funkcjonowania strony internetowej / aplikacji mobilnej wraz z informacją, jak często publikowane są nowe treści. Jest to szczególnie ważne w przypadku stron internetowych i aplikacji mobilnych tworzonych i publikowanych jedynie w określonym okresie, na przykład na potrzeby projektów realizowanych w określonym czasie. Jeżeli strona internetowa / aplikacja mobilna funkcjonuje stale, wystarczy podać, że ma ona charakter stały.
• Konkretny element lub elementy, których dotyczy ocena (zgodnie z treścią art. 4 ust. 3 ustawy). Może to być(np. formularz, moduł wideo, dokument.
• Opis funkcjonalności tego elementu, czyli wskazanie, do czego służy i jakie zadania lub działania umożliwia użytkownikowi.

• Wskazanie konkretnych kryteriów sukcesu z załącznika do ustawy, których nie spełnia oceniany element.
• Wskazanie innych problemów , które nie są opisane w kryteriach sukcesu, a wiążą się z tym elementem.
• Opis trudności technicznych i organizacyjnych, które utrudniają dostosowanie danego elementu (implementacją kryteriów) do wymagań dostępności cyfrowej. W szczególności należy wskazać te aspekty wdrażania dostępności cyfrowej dla tego elementu, które powodują znaczący wzrost kosztów.
• Wskazanie, czy istnieją alternatywne sposoby prezentacji treści lub funkcjonalności, które mogłyby częściowo zmniejszyć brak dostępności. Takie alternatywy należy krótko opisać (zgodnie z art. 7 ustawy).

• Koszty finansowe.

Nie ma obowiązku publikowania szczegółowego zestawienia wszystkich elementów kosztów finansowych. Jednak przygotowując ocenę nadmiernych kosztów, należy oprzeć się na realnych danych finansowych.

• Szacowany koszt pracy osób zaangażowanych w zapewnienie dostępności cyfrowej, w tym osób wykonujących audyt, wdrażających zmiany, przeprowadzających testy. Dotyczy to zarówno pracowników instytucji, jak i ewentualnych podwykonawców.
• Koszty zakupu lub aktualizacji oprogramowania i narzędzi, które są niezbędne do zapewnienia dostępności cyfrowej.
• Koszty szkoleń personelu w zakresie obsługi nowego oprogramowania i narzędzi niezbędnych do zapewnienia dostępności cyfrowej.
• Inne przewidywane koszty bezpośrednie, które mają związek z dostosowaniem danego elementu do wymagań dostępności cyfrowej.

• Koszty organizacyjne:

Zakres szczegółowości opisu każdego z poniższych zagadnień powinien zależeć od tego, w jakim stopniu koszty organizacyjne mają wpływ na decyzję o odstąpieniu od zapewnienia dostępności cyfrowej.

• Złożoność dostosowania elementu do istniejącej infrastruktury i systemów wykorzystywanych przez podmiot.
• Potencjalne zakłócenia w działaniu podmiotu, które mogą wystąpić w związku z dostosowaniem i przeprowadzaniem zmian.
• Możliwości dostosowania elementu z uwzględnieniem specyfiki działania i organizacji podmiotu.
• Szacowany czas pracy zespołu potrzebny do wprowadzenia zmian. Należy pamiętać, że sam nakład pracy nie może być jedyną przyczyną wskazania nadmiernych kosztów jako uzasadnienia niezapewnienia dostępności cyfrowej.

• Opisanie, w jaki sposób brak dostępności cyfrowej danego elementu może utrudniać lub uniemożliwiać korzystanie z niego osobom z różnymi rodzajami niepełnosprawności (wzroku, słuchu, ruchową, poznawczą).
• Szacowana liczba użytkowników z niepełnosprawnościami, którzy potencjalnie nie skorzystają z tego elementu.
• Znaczenie danego elementu z punktu widzenia realizacji zadań publicznych, szczególnie w kontekście potrzeb osób z niepełnosprawnościami.

• Wskazanie, jak często dany element jest używany przez użytkowników, bez rozróżniania na osoby z niepełnosprawnościami i bez niepełnosprawności.
• Informacje dotyczące częstotliwości korzystania z tego elementu przez osoby z niepełnosprawnościami, zwłaszcza jeśli element był wcześniej dostępny cyfrowo.
• Wskazanie daty, od kiedy niedostępny element jest udostępniony.

• Określenie wielkości podmiotu publicznego (np. liczba pracowników, budżet, budżet przeznaczony na stronę www lub aplikację mobilną, której dotyczy ocena).
• Dostępne zasoby finansowe, techniczne i kadrowe.
• Charakter i misja podmiotu publicznego.

• Ocena, na podstawie zebranych informacji, czy koszty zapewnienia dostępności danego elementu są niewspółmiernie wysokie w stosunku do szacowanych korzyści dla osób z niepełnosprawnościami, uwzględniając zasoby i charakter podmiotu.
• Uzasadnienie tej oceny, które odnosi się do konkretnych danych i argumentów zebranych w poprzednich punktach.
• Określenie zaplanowanych działań zastępczych — np. częściowe wdrożenie dostępności, zastosowanie alternatywnych sposobów dostępu, monitorowanie możliwości wdrożenia dostępności w przyszłości (i zaplanowanie przybliżonego terminu, przedziału czasu jej wdrożenia).
• Określenie czasu obowiązywania oceny jako podstawy do niewdrożenia zasad dostępności cyfrowej.

• Data przeprowadzenia oceny.
• Imię i nazwisko oraz stanowisko osoby/osób przeprowadzających ocenę.
• Zatwierdzenie oceny przez kierownika podmiotu publicznego lub inną osobę uprawnioną.

• Dokumentacja kosztorysowa.
• Wyniki analiz eksperckich.
• Opinie specjalistów ds. dostępności cyfrowej.
• Inne dokumenty, które potwierdzają przeprowadzoną ocenę i jej wyniki.