Narodowy Fundusz
Ochrony Środowiska
i Gospodarki Wodnej

Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej zaprasza do złożenia oferty na dostarczenie systemu do zarządzania przestrzenią biurową na obiekcie najmowanym przez NFOŚiGW w Warszawie przy ul. Pańskiej 97.

---

Odpowiedzi na zadane pytania.

1. Czy istnieje możliwość wydłużenia terminu składania ofert do 29.08? Uzasadniamy naszą prośbę dużą liczbą elementów wymagających doprecyzowania w treści Zapytania ofertowego oraz okresem urlopowym, który może utrudniać sprawne wyjaśnienie wszystkich kwestii.

ODP: Nie ma możliwości przedłużenia terminu składania ofert do 29.08.2025. Informacja o przedłużeniu będzie widoczna na stronie-przedłużenie jest do 20.08.2025 g. 11:00.

2. Pytanie do punktu 1, podpunkt „Aplikacja powinna udostępniać kalendarz z wskazanymi rezerwacjami użytkownika” – czy chodzi o format kalendarza, czy listę rezerwacji sortowaną wg daty rezerwacji?

ODP: Format kalendarza

3. Pytanie do 2, podpunkt „Administratorzy mogą zarządzać: czasem możliwym na potwierdzenie rezerwacji, włączaniem rezerwacji cyklicznych i grupowych dla poszczególnych typów użytkowników, nadawanie dostępów dla kont recepcji i innych” – Prosimy o doprecyzowanie stwierdzenia „Typy użytkowników”.

ODP: System powinien umożliwiać samodzielne tworzenie kolejnych typów użytkowników np. pracownik, praktykant, manager, dyrektor, etc. (nieograniczona liczba).

4. Pytanie do punktu 2 , podpunkt „W panelu widoczne powinny być statystyki dla administratorów dotyczące działania systemu rezerwacji oraz użytkowników z możliwością eksportu do plików csv” – Czy chodzi o dane dotyczące rezerwacji czy samego działania aplikacji?

ODP: Dane dotyczące rezerwacji oraz zachowań użytkowników

5. Pytanie do punktu 2, podpunkt „Potwierdzenie rezerwacji za pośrednictwem kodu PIN” – Jaki jest cel tej funkcji. Dostęp do aplikacji i jej funkcji jest możliwy jedynie po zalogowaniu użytkownika. Czy funkcja ta nie spowoduje dodatkowego obciążenia dla użytkownika? Dodatkowo użytkownicy mogą potwierdzać rezerwację biurek wykorzystując kody QR

ODP: Kod PIN powinien być dostępną alternatywą do kodów QR

6. Pytanie do punktu 3, podpunkt „System umożliwia stworzenie kilku poziomów dostępu dla kont administratorskich wraz z wskazanymi uprawnieniami (np. możliwość edycji i usunięcia rezerwacji, edycja użytkowników)” – Czy możecie Państwo określić listę tych poziomów, które będą wymagane na początku wdrożenia aplikacji? Na tym etapie jest to punkt, który może być interpretowany bardzo płynnie i niepotrzebnie podnosić koszt dopasowania narzędzia

ODP: Pracownik, recepcja, asystent, przełożony, dyrektor,  właściciel (super admin)

7. Pytanie do punktu 3, podpunkt „System umożliwia wydzielenie nieograniczonej ilości poziomów użytkowników określających możliwości rezerwacji (ilość powtórzeń rezerwacji cyklicznych, ilość godzin lub dni możliwych do rezerwacji danego zasobu, ilości maksymalnych dni/tygodni w przód)” - Czy możecie Państwo określić listę tych poziomów, które będą wymagane na początku wdrożenia aplikacji? Na tym etapie jest punkt, który może być interpretowany bardzo płynnie i niepotrzebnie podnosić koszt dopasowania narzędzia.

ODP: System powinien umożliwiać samodzielne tworzenie kolejnych poziomów użytkowników (nieograniczona liczba) oraz określanie ich uprawnień na każdym etapie użytkowania systemu (zgodnie z opisem w punkcie 3)

8. Pytanie do punktu 3, podpunkt „System umożliwia stworzenie grup użytkowników wraz z nadaniem im dostępów do zdefiniowanych stref na różny dzień tygodnia” – Prosimy o wyjaśnienie czy chodzi o to, aby dany użytkownik należący do danej grupy miał możliwość rezerwacji danej grupy zasobów tylko w określone dni tygodnia?

ODP: Tak

9. Pytanie do punktu 3, podpunkt „Pełna integracja z ekosystemami Microsoft, Google” Czy chodzi, aby system w tym samym czasie obsługiwał platformę Microsoft i Google? Czy mają Państwo u siebie te 2 platformy i pracownicy mają swoje zasoby w jednej lub drugiej?

ODP: System powinien mieć możliwość integracji z obiema platformami

10. Pytanie do punktu 3, podpunkt „System umożliwia tworzenie danych i raportów” – Proszę o wyjaśnienie opisu tworzenie danych, aplikacja tworzy dane o rezerwacjach pracowników. Proszę o doprecyzowanie i jakie chodzi raporty? Czy istnieje możliwość, aby jako narzędzie raportowe wykorzystać usługę Power BI?

ODP: Narzędzie powinno umożliwić tworzenie raportów dotyczących rezerwacji poszczególnych użytkowników, zespołów, stref i zasobów, dane wygenerowane przez system powinny mieć możliwość wyeksportowania do pliku CSV.

11. Pytanie do punktu 4, podpunkt „Statystyki i raporty udostępnione dla administratorów” - Proszę o doprecyzowanie o jakie chodzi raporty? Czy istnieje możliwość, aby jako narzędzie raportowe wykorzystać usługę Power BI?

ODP: Narzędzie powinno umożliwić tworzenie raportów dotyczących rezerwacji poszczególnych użytkowników, zespołów, stref, zasobów, dane wygenerowane przez system powinny mieć możliwość wyeksportowania do pliku CSV. Narzędzie powinno mieć możliwość wydzielenia danych raportowych dla poszczególnych administratorów (np. Dyrektor danego zespołu widzi dane tylko swojego zespołu).

12. Pytanie do punktu 4, podpunkt „Możliwość rezerwacji grupowych oraz cyklicznych” – Proszę o rozwinięcie tej funkcjonalności. Jak mają działać rezerwacje grupowe, kto je może wykonywać? Czy rezerwacje grupowe będą podlegać jakimś regułom?

ODP: Możliwość tworzenia rezerwacji grupowych powinna być dostępna dla wybranej grupy użytkowników, ze stałą możliwością włączenia i wyłączenia tej funkcjonalności oraz dodania/odjęcia poszczególnych użytkowników z grupy. Funkcjonalność powinna mieć opcję ustawienia maksymalnego limitu rezerwowalnych zasobów w ramach rezerwacji grupowej (np. Max 5 biurek, max 2 salki). Aplikacja powinna umożliwiać osobom z uprawnieniem rezerwacji grupowej na zapraszanie innych użytkowników do rezerwacji grupowej oraz na odbieranie/potwierdzenie takiej rezerwacji przez tych użytkowników. Aplikacja powinna również pokazać czy dany użytkownik przyjął/odrzucił zaproszenie do rezerwacji grupowej.

13. Pytanie do punktu 5, podpunkt „Możliwość rezerwacji przez przeglądarkę, aplikację mobilną” – Czy obecnie salki są zdefiniowane jako zasoby Exchange On-line? Czy jeśli nie są to czy w ramach wdrożenia będą chcieli je Państwo integrować z Exchange Online?

ODP: Są obecnie definiowane  i będą definiowane jako zasoby Exchange On-line.

14. Pytanie do punktu 6 „Zarządzenie grafikiem pracy hybrydowej” – W pytaniu wspominacie Państwo o zarządzaniu grafikiem, natomiast w poniższych podpunktach nie ma już słowa odnośnie tej funkcjonalności. Prosimy zatem o doprecyzowanie tej funkcji. Czy chcecie Państwo aby aplikacja posiadała funkcje tworzenia harmonogramów dla pracowników? Jeśli tak czy możemy prosić o opis lub specyfikacje jak mają być tworzone harmonogramy? Czy pracownicy wcześniej mają mieć przypisane plany pracy? Czy wszyscy pracownicy mają harmonogram oparty o te same godziny? Kto ustala harmonogramy i plany pracy pracowników? ODP: Aplikacja powinna mieć funkcje tworzenia harmonogramu pracy hybrydowej dla pracowników przez administratorów (ustawienia dla poszczególnych pracowników lub zespołów statusu pracy na dany okres czasu - praca z domu, praca z biura). Narzędzie powinno umożliwiać również ręczne oznaczenie przez pracownika swojego statusu pracy w aplikacji/panelu webowym (np. Z domu, z biura, etc.). Dyrektorzy powinni widzieć statusy swojego zespołu. Każdy administrator z dostępem do tego modułu ma mieć możliwość wygenerowania raportu ze statusami dla poszczególnych zespołów lub pracowników. Raporty powinny zawierać informacje odnośnie statusu (brak wybranego statusu lub wybrany status), jeśli praca z biura to informacje odnośnie rezerwacji i jej statusu (odebrana lub nieodebrana).
15. Pytanie do punktu 8, podpunkt „Floor plany w formacie pliku wektorowego (dwg/svg/pdf) z zaznaczonymi nazwami/numerami biurek i sal” – Prosimy o rozwinięcie jak ma być interpretowany ten punkt. Czy to jest informacja w jakim formacie dostarczycie Państwo mapy powierzchni biur?

ODP: Tak

16. W nawiązaniu do punktu V „Kryteria wyboru ofert” – jednym z kryteriów jest posiadanie funkcjonalności:

• zarządzanie grafikiem pracy hybrydowej (H)
• koordynacja ewakuacji przeciwpożarowej (K)

W formularzu oferty nie przewidziano miejsca na wskazanie informacji o posiadaniu tych funkcjonalności. W jaki sposób zamierzają Państwo weryfikować, czy dana funkcjonalność jest obecna w oferowanej aplikacji?

ODP: Formularz został zmieniony i jest zamieszczony na stronie, z miejscem na odpowiedź czy aplikacja posiada dane funkcjonalności

17. Pytanie do punktu V Kryteria wyboru ofert - jednym z kryterium jest Termin wdrożenia (T). Czy wyznaczone dni są dniami roboczymi czy kalendarzowymi? oraz czy termin wdrożenie oznacza oddanie aplikacji wraz z ustaloną funkcjonalnością czy pełną konfiguracje wraz dodaniem zasobów biurek, salek, wyposażenia do aplikacji wraz konfiguracją, przypisaniem grup, uprawnień oraz umieszczeniem ich na interaktywnych mapach?

ODP: Termin wdrożenia liczony jest w dniach  kalendarzowych.

Termin "wdrożenie" oznacza oddanie aplikacji wraz z ustaloną funkcjonalnością oraz pełną konfiguracją, w tym dodaniem zasobów takich jak biurka, salki, wyposażenie, przypisaniem grup i uprawnień, a także umieszczeniem ich na interaktywnych mapach.

---