Zgłoszenie naruszenia ochrony danych osobowych

Zgłoś naruszenie ochrony danych osobowych do Prezesa UODO przez moduł „Naruszenia” w S46 Cyber Hub.

S46 Cyber Hub wspiera zgłaszanie naruszeń ochrony danych osobowych. Zgłoszenie utworzone i wysłane w systemie przyjmuje Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Termin: 72 godziny. Zgłoszenia dokonaj niezwłocznie po wykryciu naruszenia – nie później niż w ciągu 72 godzin.

Kto może zgłosić naruszenie

Zgłoszenia dokonuje administrator danych osobowych albo jego pełnomocnik.

Zgłaszasz jako pełnomocnik? Załącz dokument potwierdzający udzielenie pełnomocnictwa.

Wymagane uprawnienia

W systemie potrzebujesz co najmniej następujących uprawnień:

Tworzenie zgłoszeń naruszeń ochrony danych osobowych,
Odczyt własnych zgłoszeń naruszeń ochrony danych osobowych,
Wysyłanie zgłoszeń naruszeń ochrony danych osobowych.

Krok po kroku: zgłoś naruszenie

Krok 1. Otwórz formularz

Formularz otworzysz na dwa sposoby.

Z listy naruszeń:

W menu bocznym wybierz zakładkę „Naruszenia”.
Kliknij przycisk „Zgłoś naruszenie” w prawym górnym rogu.

Zrzut ekranu widoku Naruszenia w aplikacji S46 Cyber Hub. W centralnej części tabela zgłoszeń naruszeń ochrony danych osobowych z kolumnami zawierającymi identyfikator zgłoszenia i datę zgłoszenia. W prawym górnym rogu przycisk Zgłoś naruszenie.

Z górnego paska:

Kliknij przycisk „Zgłoś” w nagłówku aplikacji.
Wybierz „Zgłoś naruszenie”.

Krok 2. Wybierz typ zgłoszenia

Formularz składa się z 12 sekcji. Zacznij od sekcji 1 „Typ zgłoszenia”.

Typ zgłoszenia	Kiedy go wybierasz
Zgłoszenie kompletne / jednorazowe	Masz komplet informacji o naruszeniu
Zgłoszenie wstępne	Nie masz jeszcze wszystkich danych, a zbliża się termin 72 godzin
Zgłoszenie uzupełniające / zmieniające	Uzupełniasz zgłoszenie wstępne albo poprawiasz błędne dane w zgłoszeniu kompletnym

Zrzut ekranu pierwszej sekcji formularza zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych. Widoczne rozwijane pole Typ zgłoszenia z trzema opcjami: zgłoszenie kompletne lub jednorazowe, zgłoszenie wstępne oraz zgłoszenie uzupełniające lub zmieniające.

Po wyborze typu system dostosuje dostępność i wymagalność pól. Sekcje z polami obowiązkowymi oznacza na czerwono.

Krok 3. Uzupełnij pozostałe sekcje

Między sekcjami przechodzisz przyciskami „Dalej” i „Powrót”. Możesz też kliknąć nagłówek sekcji, aby przejść do niej bezpośrednio.

Sekcja 2 – Dane osoby zgłaszającej naruszenie

Pola „Imię” i „Nazwisko” system uzupełnia automatycznie danymi zalogowanego użytkownika. Nie możesz ich edytować.

Jeśli szkic zgłoszenia otworzy inny uprawniony użytkownik, system zaktualizuje dane w tej sekcji. Zmiana zapisze się tylko wtedy, gdy ten użytkownik trwale zmodyfikuje zgłoszenie – na przykład zapisze szkic albo wyśle zgłoszenie.

Sekcja 3 – Dane administratora

Informacje podstawowe o administratorze i adres jego siedziby system pobiera z Wykazu podmiotów kluczowych i ważnych. Możesz je edytować.

W podsekcji „Reprezentant administratora” wskaż osoby uprawnione do reprezentowania administratora w zakresie zgłoszeń naruszeń.

Zrzut ekranu podsekcji Reprezentant administratora w formularzu zgłoszenia naruszenia. Widoczne pola na dane osoby reprezentującej administratora oraz miejsce na dołączenie dokumentu pełnomocnictwa.

Wśród reprezentantów są osoby działające na podstawie pełnomocnictwa? Dołącz dokument potwierdzający jego udzielenie.

Krok 4. Zapisz zgłoszenie

Gdy uzupełnisz wszystkie wymagane pola, przycisk „Zapisz” w prawym górnym rogu formularza stanie się aktywny.

Po zapisaniu zgłoszenie staje się szkicem. Szkic wciąż możesz edytować. Pojawią się dwa nowe przyciski: „Wyślij” oraz „Eksportuj do pdf”.

Zrzut ekranu górnej części formularza zgłoszenia naruszenia po zapisaniu. W prawym górnym rogu widoczne przyciski Zapisz, Wyślij oraz Eksportuj do pdf.

Krok 5. Wyślij zgłoszenie do UODO

Kliknij przycisk „Wyślij”. Zgłoszenie trafi do Prezesa UODO.

Uwaga. Po wysłaniu nie zmienisz ani nie uzupełnisz zgłoszenia. Zmiany wprowadzisz tylko przez utworzenie i wysłanie nowego zgłoszenia – uzupełniającego albo zmieniającego.

Po kliknięciu przycisku „X” szczegóły wysłanego zgłoszenia zostaną zamknięte. Wrócisz do nich z listy zgłoszeń, klikając identyfikator zgłoszenia.

Przeglądanie zgłoszeń naruszeń

Listę zgłoszeń otworzysz, wybierając w menu bocznym zakładkę „Naruszenia”.

Lista zawiera wyłącznie zgłoszenia dokonane przez system. Nie znajdziesz tu zgłoszeń przekazanych do UODO innymi kanałami.

Co możesz zrobić z listą

Filtrować i grupować zgłoszenia.
Eksportować listę do pliku JSON.
Wybrać widoczne kolumny z metadanymi zgłoszeń.

Jak rozpoznasz szkic

Sprawdź kolumnę „Data zgłoszenia”.

Wartość w kolumnie	Co oznacza
„Nie zgłoszono”	Zgłoszenie ma status szkicu. Możesz je edytować
Data i godzina	Zgłoszenie zostało wysłane do UODO. Nie możesz go już edytować

Zrzut ekranu fragmentu tabeli zgłoszeń naruszeń. W kolumnie Data zgłoszenia część wierszy zawiera wartość Nie zgłoszono, a pozostałe datę i godzinę wysłania zgłoszenia.

Szczegóły zgłoszenia

Aby otworzyć szczegóły, kliknij identyfikator zgłoszenia na liście.

Przyciski akcji znajdziesz w górnej części zgłoszenia, po prawej stronie. Ich zestaw zależy od tego, czy zgłoszenie zostało już wysłane.

Stan zgłoszenia	Dostępne przyciski
Szkic – niewysłane	„Zapisz”, „Wyślij”, „Eksportuj do pdf”
Wysłane do UODO	„Eksportuj do pdf”

Przycisk „Eksportuj do pdf” zapisze zgłoszenie poza systemem w formacie PDF.

Znak Krajowego Planu Odbudowy, barwy Rzeczypospolitej Polskiej, znak Next Generations EU.