Urząd Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych

Niniejsza instrukcja precyzuje sposób postępowania z dodatkowymi środkami minimalizacji ryzyka (ang. additional Risk Minimisation Measure, aRMM), wynikającymi z Planu Zarządzania Ryzykiem. Dodatkowe środki minimalizacji ryzyka można podzielić na:

• narzędzia edukacyjne/porady dotyczące bezpieczeństwa (ang. educational/safety advice tools), np. wytyczne dla pacjentów lub/i pracowników ochrony zdrowia, listy kontrolne, karty i dzienniczki pacjenta;
• narzędzia kontroli minimalizacji ryzyka (ang. risk minimisation control tools), np. programy kontrolowanego dostępu, systemy kontrolowanej dystrybucji 
• inne narzędzia, jeśli spełniają definicję środków minimalizacji ryzyka.

Wszystkie aRMM wymagają uzgodnienia szczegółów z Urzędem Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych (Urząd/URPL).
Sposób postępowania z komunikatami do fachowych pracowników ochrony zdrowia został opisany w odrębnej Informacji Prezesa Urzędu https://www.gov.pl/web/urpl/informacja-prezesa. 

I. Warunki ogólne

Sposób i tryb przygotowania oraz uzgodnienia aRMM wynikających z Planu Zarządzania Ryzykiem określają:

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1235/2010 z dnia 15.12.2010 r. zmieniające – w zakresie nadzoru nad bezpieczeństwem farmakoterapii w odniesieniu do produktów leczniczych stosowanych u ludzi - Rozporządzenie (WE) nr 726/2004 ustanawiające wspólnotowe procedury wydawania pozwoleń dla produktów leczniczych stosowanych u ludzi i do celów weterynaryjnych i nadzoru nad nimi oraz ustanawiające Europejską Agencję Leków i rozporządzenie (WE) nr 1394/2007 w sprawie produktów leczniczych terapii zaawansowanej z późn. zm.);
2. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2001/83/WE z dn. 6.11.2001 r. w sprawie wspólnotowego kodeksu odnoszącego się do produktów leczniczych stosowanych u ludzi z późn. zm.;
3. Rozporządzenie wykonawcze Komisji (EU) 520/2012 z dn. 19.06.2012 r. – w sprawie działań związanych z nadzorem nad bezpieczeństwem farmakoterapii, o których mowa w rozporządzeniu (WE) nr 726/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady i w dyrektywie 2001/83/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z późn. zm.;
4. Wytyczne ”Guidelines on Good Pharmacovigilance Practices (GVP)” w aktualnie obowiązującej wersji: 
   1. Module V – Risk Management System;
   2. Module XVI - Risk Minimization Measures;
      • Module XVI Addendum II
      • Methods for evaluating effectiveness of risk minimisation measures;
5. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. Prawo farmaceutyczne z późn. zm.;
6. Odpowiednie zalecenia i/lub warunki zawarte lub wynikające z treści pozwoleń na dopuszczenie do obrotu i oceny bezpieczeństwa farmakoterapii;
7. Opis systemu nadzoru nad bezpieczeństwem stosowania produktów leczniczych podmiotu odpowiedzialnego (jeśli dotyczy);
8. Dokument “CMDh position paper on the use of Mobile scanning and other technologies to be included in labelling and PL in order to provide information about the medicinal product”;
9.  Inne zalecenia wynikające z decyzji Komisji Europejskiej lub ze stanowiska Grupy Koordynacyjnej ds. Procedur Wzajemnego Uznania i Zdecentralizowanej dla produktów leczniczych stosowanych u ludzi (CMDh).

II. Procedura zatwierdzania aRMM

1. Nowe lub zaktualizowane aRMM wynikające z Planu Zarządzania Ryzykiem przedstawione przez podmiot odpowiedzialny lub jego przedstawiciela są oceniane przez Departament Monitorowania Niepożądanych Działań Produktów Leczniczych (DML) przed wprowadzeniem produktu leczniczego do obrotu lub zgodnie z warunkami ogólnymi wymienionymi w punkcie I. Dotyczy to również aRMM, które podmiot odpowiedzialny lub jego przedstawiciel planuje przygotować i dystrybuować w wersji elektronicznej.
2. W przypadku, gdy podmiot odpowiedzialny lub jego przedstawiciel nie wprowadza do obrotu produktu leczniczego, dla którego wydano zalecenie przygotowania aRMM, nie jest zobowiązany do ich dystrybucji oraz informowania o tym Prezesa Urzędu.
3. DML ocenia również sposób i zakres dystrybucji narzędzi edukacyjnych zgodnie z warunkami ogólnymi wymienionymi w punkcie I.
4. DML w porozumieniu z podmiotem odpowiedzialnym lub jego przedstawicielem, dostosowuje treść narzędzi edukacyjnych/porad dotyczących bezpieczeństwa do zapisów zawartych w Planie Zarządzania Ryzykiem (RMP), aktualnych druków informacyjnych, wytycznych odpowiednich towarzystw naukowych lub innych zaleceń i przepisów prawa.
5. Prezes Urzędu zatwierdza treść narzędzi edukacyjnych/porad dotyczących bezpieczeństwa oraz sposób i zakres ich dystrybucji, w tym w wersji elektronicznej.
6. W przypadkach dopuszczenia do obrotu produktu leczniczego bez konieczności uzyskania pozwolenia na dopuszczenie do obrotu w Polsce i wymagającego zgody Ministra Zdrowia na jego sprowadzenie (art. 4 ustawy Prawo farmaceutyczne), podmiot odpowiedzialny informuje Urząd o aRMM wymaganych w kraju importu, celem uzgodnienia dalszego postępowania na terytorium Polski.
7. W przypadku planowania wprowadzenia do obrotu pojedynczych opakowań produktu leczniczego, dla którego wymagane są aRMM, Urząd rozpatrzy każdą sprawę indywidualnie, uwzględniając specyfikę sytuacji.
8. W przypadku konieczności przygotowania aRMM dla produktu generycznego, ich treść oraz narzędzia i sposoby minimalizacji ryzyka należy zharmonizować z analogiczną treścią oraz narzędziami i sposobami minimalizacji ryzyka dotyczącymi właściwego produktu referencyjnego.
9. W przypadku konieczności przygotowania aRMM dla produktu posiadającego pozwolenie na import równoległy, narzędzia, ich treść oraz sposób dystrybucji importer równoległy każdorazowo powinien uzgodnić z Urzędem.
10. W przypadku narzędzia edukacyjnego/porady dotyczącej bezpieczeństwa, stanowiących część druków informacyjnych (np. ulotki dla pacjenta), podmiot odpowiedzialny lub jego przedstawiciel najpierw składa narzędzie edukacyjne/poradę dotyczącą bezpieczeństwa do akceptacji DML (dotyczy produktów zarejestrowanych w procedurze narodowej lub MRP/DCP). Po zatwierdzeniu narzędzia edukacyjnego/porady dotyczącej bezpieczeństwa, DML przekazuje informację o ich zaakceptowaniu do podmiotu odpowiedzialnego oraz departamentu URPL koordynującego daną procedurę. W przypadku produktów dopuszczonych w procedurze zcentralizowanej podmiot odpowiedzialny informuje DML o zatwierdzonych drukach informacyjnych zawierających narzędzia edukacyjne/poradę dotyczącą bezpieczeństwa.
11. Przygotowując aRMM podmiot odpowiedzialny lub jego przedstawiciel powinien upewnić się, że:
    1. Treść narzędzia edukacyjnego jest zgodna z aktualną Charakterystyką Produktu Leczniczego (ChPL) i zatwierdzonym RMP. 
    2. Narzędzie edukacyjne nie zawiera treści ani elementów promocyjnych.
    3. Dodatkowe informacje, np. ilustracje zawarte w narzędziach edukacyjnych, są dozwolone pod warunkiem, że zostały zaakceptowane przez Urząd.
12. Podmiot odpowiedzialny lub jego przedstawiciel przekazuje do Prezesa Urzędu drogą elektroniczną na adres: dml@urpl.gov.pl [1], następujące dokumenty:
    1. podpisany list przewodni do Urzędu zawierający co najmniej: 
       1. uzasadnienie dystrybucji wraz z informacją o opinii lub decyzji organu wskazującej na konieczność jej przeprowadzenia – o ile taka została wydana
       2. propozycję lokalnego planu dystrybucji zawierającego:
          • nazwy grup docelowych, do których skierowane są narzędzia edukacyjne/porada dotycząca bezpieczeństwa,
          • opis sposobu dystrybucji,
          • planowany termin dystrybucji
       3. propozycję pisma przewodniego/ wiadomości e-mailowej do grupy docelowej 
       4. dane kontaktowe osoby reprezentującej podmiot odpowiedzialny
    2. zatwierdzoną treść aRMM w wersji angielskiej, jeśli dotyczy
    3. proponowaną treść aRMM w wersji polskiej (w przypadku aktualizacji dokumentów należy załączyć pliki w wersji ‘czystej’ i ‘śledź zmiany’ oraz w formie graficznej, jeśli możliwe)
    4. potwierdzenie przeprowadzenia testu czytelności narzędzi edukacyjnych oraz przedstawienie jego wyników — na wniosek URPL, w uzgodnionym terminie — o ile DML zaleci wykonanie takiego badania zgodnie z wytycznymi GVP.
    5. w przypadku narzędzi edukacyjnych udostępnianych za pomocą platform cyfrowych należy przedłożyć dodatkowo:
       1. treść narzędzi edukacyjnych w formacie pliku MS Word przygotowanych do udostępnienia poprzez platformę cyfrową 
       2. link do wersji demonstracyjnej na platformie cyfrowej i/lub zrzuty z ekranu przedstawiające zawartość narzędzia, 
       3. propozycję poziomu dostępu/kontroli dostępu do treści narzędzi edukacyjnych w wersji elektronicznej, udostępnianych poprzez platformę cyfrową w zależności od proponowanych grup odbiorców.
13. W przypadku braku uwag, DML w ciągu 4 tygodni od daty złożenia dokumentów informuje drogą elektroniczną podmiot odpowiedzialny lub jego przedstawiciela o zatwierdzeniu przez Prezesa Urzędu aRMM, w tym treści narzędzi edukacyjnych/porad dotyczących bezpieczeństwa i sposobu ich dystrybucji, co jest równoznaczne z możliwością rozpoczęcia ich dystrybucji wg zatwierdzonego trybu.
14. W przypadku konieczności dokonania zmian w opisie aRMM i/lub w treści narzędzi edukacyjnych/porad dotyczących bezpieczeństwa i/lub sposobu ich dystrybucji, DML w ciągu 4 tygodni od daty złożenia dokumentów przekazuje drogą elektroniczną podmiotowi odpowiedzialnemu lub jego przedstawicielowi pierwszą korektę.
15. W przypadku aRMM wymagających specjalistycznej oceny termin ten może ulec wydłużeniu do 8 tygodni, o czym DML informuje podmiot odpowiedzialny lub jego przedstawiciela co najmniej na tydzień przed upływem terminu oceny. 
16. Podmiot odpowiedzialny lub jego przedstawiciel odnosi się do komentarzy DML i drogą elektroniczną dostarcza poprawione dokumenty do ponownej oceny nie później niż w ciągu 4 tygodni.
17. DML dokonuje weryfikacji poprawionych dokumentów w ciągu 2 tygodni od dnia ich otrzymania i informuje drogą elektroniczną podmiot odpowiedzialny lub jego przedstawiciela o rezultacie oceny.
18. W przypadku konieczności kolejnych korekt, stosuje się powyższy schemat postępowania.
19. W okolicznościach wymagających szczególnych wyjaśnień i/lub uzgodnień podmiot odpowiedzialny lub jego przedstawiciel wnioskuje o spotkanie z przedstawicielami Urzędu.
20. Po przekazaniu przez podmiot odpowiedzialny lub jego przedstawiciela ostatecznej wersji aRMM / treści narzędzi edukacyjnych/porad dotyczących bezpieczeństwa w wersji ‘czystej’ i ‘śledź zmiany’ oraz w formie graficznej (jeśli możliwe), DML potwierdza elektronicznie zatwierdzenie ich treści oraz sposobu dystrybucji narzędzi edukacyjnych.
21. Kolejne wersje aRMM są aktualizowane w terminach i/lub zakresach zgodnych z decyzjami lub zaleceniami odpowiednich organów. Jeśli takie terminy i/lub zakresy nie zostały ustalone, postępowanie dotyczące weryfikacji tych wersji dokumentów przebiega zgodnie ze schematem opisanym poniżej:
    1. w przypadku obszernych zmian – stosuje się procedurę taką jak w przypadku zatwierdzenia nowych aRMM.
    2. w pozostałych przypadkach podmiot odpowiedzialny lub jego przedstawiciel przesyła drogą elektroniczną do Urzędu komplet dokumentów z zaznaczonymi zmianami; DML dokonuje weryfikacji zaktualizowanych dokumentów w ciągu 2 tygodni i informuje drogą elektroniczną podmiot odpowiedzialny lub jego przedstawiciela o rezultacie oceny.
22. W przypadku narzędzi edukacyjnych w wersji elektronicznej udostępnianej poprzez platformę cyfrową, aktualizacje należy przeprowadzać równolegle z uaktualnieniami narzędzi edukacyjnych/poradami dotyczącymi bezpieczeństwa w innych formatach w celu zapewnienia ich zgodności.
23. W przypadku wymogu złożenia narzędzi kontroli minimalizacji ryzyka w postaci systemu kontrolowanej dystrybucji i/lub programu kontrolowanego dostępu, podmiot odpowiedzialny składa dodatkowo opis systemu w języku angielskim i/lub polskim wraz z dokumentacją niezbędną do zapewnienia kontroli.
24. W przypadku konieczności aktualizacji aRMM w związku ze zmianami administracyjnymi wpływającymi na treść aRMM (np. zmiana podmiotu odpowiedzialnego, adresu, adresu do zgłaszania działań niepożądanych itp.), podmiot odpowiedzialny zobowiązany jest każdorazowo do złożenia aktualizacji aRMM i uzyskania akceptacji Urzędu.

III.    Zasady dystrybucji narzędzi edukacyjnych

1. Sposób i zakres dystrybucji powinny być indywidualnie dostosowane do warunków systemu ochrony zdrowia, specyfiki produktu, zagrożeń z nim związanych, grupy odbiorców (np. wieku pacjentów).
2. Przykłady możliwych sposobów dystrybucji zatwierdzonych przez Urząd:
   1. wysyłkowo (np. poczta tradycyjna, poczta elektroniczna, kurier),
   2. przez przedstawicieli medycznych działających na rzecz podmiotu odpowiedzialnego lub przedstawiciela podmiotu odpowiedzialnego,
   3. poprzez Izby Aptekarskie. W uzasadnionych przypadkach taki wniosek może być przekazany do Izb Aptekarskich przez Prezesa Urzędu,
   4. publikacja na stronie internetowej podmiotu odpowiedzialnego lub jego przedstawiciela,
   5. publikacja na stronie internetowej Urzędu, w repozytorium Rejestru Produktów Leczniczych,
   6. udostępnienie poprzez platformę cyfrową,
   7. narzędzia edukacyjne/porady dotyczące bezpieczeństwa w formie video lub audio dostępne na życzenie.

Zalecane jest, aby podmiot odpowiedzialny lub jego przedstawiciel wykorzystał jak najwięcej sposobów dystrybucji narzędzi edukacyjnych, tak aby zapewnić jak najskuteczniejszą dystrybucję.

3. Koperta/ tytuł wiadomości e-mail/ nagłówek pisma przewodniego lub wiadomości e-mail do grupy docelowej będą opatrzone napisem: „Ważna informacja o bezpieczeństwie leku zatwierdzona przez Prezesa Urzędu Rejestracji Produktów Leczniczych Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych” oraz logo dedykowanym aRMM lub w wersji skróconej w przypadku tytułu wiadomości e-mail: „Ważna informacja o bezpieczeństwie leku zatwierdzona przez Prezesa URPL”.
4. Podmiot odpowiedzialny może zapewnić dostęp do narzędzi edukacyjnych za pośrednictwem kodu QR. Podmiot odpowiedzialny przekazuje wówczas informację dotyczącą umieszczenia kodu QR oraz kod QR wraz z odpowiednim linkiem do zatwierdzenia przez Urząd. Zasady dotyczące QR kodów opisane są w odpowiedniej wytycznej CMDh (pkt. I. 8).
5. Narzędzie, za pomocą którego udostępniane są informacje w wersji elektronicznej, może uwzględniać dodatkowe funkcje, np. test wiedzy, prośbę o informację zwrotną/ opinię w materiale elektronicznym lub narzędzia oceny skuteczności, pod warunkiem, że zostały one zaakceptowane przez Prezesa Urzędu.
6. Dystrybucja zatwierdzonych narzędzi edukacyjnych/porad dotyczących bezpieczeństwa przeprowadzana jest do wszystkich lub wybranych i uzgodnionych z DML, niżej wymienionych odbiorców:
   1. Konsultantów Krajowych w danych dziedzinach terapeutycznych;
   2. Konsultantów Wojewódzkich w danych dziedzinach terapeutycznych;
   3. Organizacji zawodowych zrzeszających fachowych pracowników ochrony zdrowia (takich jak: Izby Lekarskie, Izby Aptekarskie, Izby Pielęgniarskie, itp.);
   4. Towarzystw naukowych w danych dziedzinach terapeutycznych;
   5. Stowarzyszeń Pacjentów w danych dziedzinach terapeutycznych;
   6. Kierowników odpowiednich Oddziałów, Klinik/Ośrodków, Aptek szpitalnych;
   7. Lekarzy określonych specjalizacji i/lub farmaceutów, i/lub przedstawicieli innych zawodów medycznych.
7. Zalecane jest dołączenie do przesyłki/ wiadomości e-mailowej kierowanej do grupy docelowej, listu przewodniego zawierającego informacje o przyczynach przygotowania narzędzi edukacyjnych/porad dotyczących bezpieczeństwa i sposobie dostępu do nich, jeżeli dotyczy.
8. Po zaakceptowaniu zmiany w narzędziach edukacyjnych termin rozpoczęcia dystrybucji  aRMM powinien być ustalony z Urzędem w trakcie oceny narzędzi edukacyjnych. 
9. Dystrybucja narzędzi edukacyjnych do fachowych pracowników ochrony zdrowia nie może być związana z działaniami promocyjnymi.
10. Sposób, zakres i realizację dystrybucji należy odpowiednio udokumentować (np. raport firmy zewnętrznej potwierdzający skuteczność dostarczenia) w wewnętrznej dokumentacji podmiotu odpowiedzialnego.
11. Urząd nie wymaga przekazania potwierdzenia zakończenia dystrybucji i/lub wznowienia dystrybucji przez podmiot odpowiedzialny lub jego przedstawiciela.
12. Dystrybucja prowadzona jest przez podmiot odpowiedzialny zgodnie z uzgodnionym planem lub do czasu usunięcia z RMP przedmiotowego zapisu.
13. W przypadku stałego zaprzestania wprowadzania produktu leczniczego do obrotu podmiot odpowiedzialny zapewnia ciągłość dystrybucji narzędzi edukacyjnych do czasu wygaśnięcia terminu ważności leku.
14. Dla produktów generycznych w uzasadnionych przypadkach Urząd zachęca do przeprowadzenia przez podmioty odpowiedzialne wspólnej dystrybucji aRMM.

W kwestiach szczegółowych nieujętych w niniejszej informacji, zastosowanie mają obowiązujące akty prawne, wytyczne GVP i zasady zgodne z realizacją celów systemu nadzoru nad bezpieczeństwem farmakoterapii.
 

Prezes Urzędu Rejestracji

Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych

i Produktów Biobójczych

/-/ Grzegorz Cessak