Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Udostępniona 1 czerwca br. wersja demonstracyjna EZD RP umożliwia samodzielne przetestowanie działania najważniejszych modułów i funkcji. Osoby, które chcą poznać zasadę działania EZD RP, mają możliwość eksplorowania systemu w roli pracownika kancelarii, pracownika merytorycznego lub kierownika. Dzięki temu można w pełni zrozumieć potencjał tego narzędzia i przetestować w nim wszystkie czynności kancelaryjne.

Aby zalogować się do Demo EZD RP, należy skorzystać z predefiniowanych kont oraz loginów i haseł przypisanych do wspomnianych ról w systemie. Co istotne, istnieje możliwość jednoczesnego logowania wielu osób na różne konta, wspólnej pracy z pracownikami instytucji, pracy w zastępstwie lub niezależnego korzystania z systemu.

Należy pamiętać, że wszyscy użytkownicy korzystający w danym czasie z Demo EZD RP, mogą widzieć dane wprowadzane przez inne osoby testujące system – dlatego wskazana jest rozwaga podczas dodawania informacji i ścisłe przestrzeganie regulaminu. Zapisywane dane są usuwane w określonych odstępach czasu i przywracana jest konfiguracja początkowa. Wszystkie niezbędne informacje dotyczące dostępnych kont, logowania i obowiązujących zasad, można znaleźć na stronie poświęconej wersji demonstracyjnej EZD RP.

Korzystanie z Demo EZD RP wymaga jedynie dostępu do sieci internet oraz przeglądarki internetowej (Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera lub Safari) zainstalowanej na komputerze z Windows. Aby edytować pliki w Demo EZD RP, zarówno dostępne w predefiniowanym środowisku jak i przesyłane przez użytkowników podczas pracy w wersji demonstracyjnej, konieczna jest instalacja dodatkowej aplikacji systemowej o nazwie FileMonitor. W celu skanowania dokumentów i tworzenia odwzorowań cyfrowych, można skorzystać z darmowego oprogramowania o nazwie QuickScan. Obie wspomniane aplikacje dodatkowe można pobrać ze strony podręcznika użytkownika EZD RP.

Korzystanie z Demo EZD RP w roli pracownika kancelarii umożliwia wykonywanie zadań związanych z obsługą korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Pracownicy mogą rejestrować zarówno dokumentację papierową, jak i elektroniczną. Dodatkowo mają możliwość uzupełniania metadanych przesyłek oraz tworzenia odwzorowań cyfrowych za pomocą aplikacji QuickScan. Demo EZD RP pozwala na obsługę składów chronologicznych, oraz tworzenie zestawień przesyłek wychodzących. W tej roli możliwa jest również opcja dodawania nowych pozycji do bazy kontaktów.

Demo EZD RP – konto pracownika kancelarii.

Konta pracowników merytorycznych zapewniają szereg funkcji ułatwiających zarządzanie sprawami. Użytkownicy mogą zakładać nowe sprawy i kompletować dokumentację akt spraw, a także zarządzać nimi, dokonując m.in.  zmian tytułu, terminu realizacji, dodając notatki i przerejestrowując sprawy. Dodatkowo mają możliwość tworzenia i edycji dokumentów w ramach sprawy oraz przekazywania ich do akceptacji lub podpisu przełożonego. Testowe profile umożliwiają również udostępnianie dokumentów oraz pozwalają innym użytkownikom na wprowadzanie zmian lub dodawanie kolejnych elementów do akt sprawy. Demonstracyjna wersja systemu EZD RP pozwala na współdzielenie akt, a także obsługę wysyłek korespondencji w różnych formach, takich jak listowna, ePUAP i e-mail. Testować można także wyszukiwarkę.

Demo EZD RP – konto pracownika merytorycznego.

Konto testowe kierownika dodatkowo pozwala na rozdzielanie korespondencji, dzięki czemu można przypisać odpowiednie pisma do konkretnych pracowników, akceptować i podpisywać pisma oraz przekonać się, jak EZD RP przyspiesza procesy decyzyjne i usprawnia przepływ wszystkich dokumentów w organizacji.

Demo EZD RP – konto kierownika.

Zachęcamy do korzystania z Demo EZD RP i odkrycia korzyści, jakie oferuje system. Warto już teraz przetestować innowacyjne narzędzie, które przyczynia się do postępu cyfrowego w sektorze publicznym, dostarczając efektywne i nowoczesne rozwiązania dla administracji publicznej. System nie tylko usprawnia i optymalizuje wewnętrzne procesy, ale również zapewnia bezpieczeństwo, umożliwiając precyzyjne wykonywanie zadań kancelaryjnych i archiwalnych. Polecamy także zapoznać się z filmami instruktażowymi oraz prezentacją możliwości systemu. Przygotowywane są też kolejne materiały szkoleniowe i edukacyjne, o których pojawieniu będziemy informować na portalu ezdrp.gov.pl. Warto być na bieżąco!