Pytania i odpowiedzi
Przyszli użytkownicy systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją często mają wątpliwości dotyczące różnych jego aspektów – zarówno technicznych, jak i merytorycznych. Dlatego też ważne jest, aby jednostka wdrażająca EZD RP miała pełną wiedzę na temat podejmowanego wyzwania. Przedstawiamy najczęściej zadawane pytania oraz odpowiedzi dotyczące procesu wdrożenia EZD RP.
Licencja, dostęp do aplikacji i model wdrożenia
Czy jest możliwość zawarcia umowy o współpracy z Operatorem EZD?
Licencja EZD RP jest licencją adhezyjną i NASK nie zawiera umów w tym zakresie. Usługa chmurowa SaaS EZD RP przeznaczona jest dla administracji rządowej i nie jest udostępniana JST. NASK jako Operator EZD nie świadczy innych usług niż usługi wsparcia i usługi utrzymania dla jednostek kwalifikujących się do udzielenia wsparcia.
Kto jest głównym odbiorcą usług wsparcia świadczonych przez NASK?
Aktualnie na ścieżkę wdrożeniową ze wsparciem NASK są przyjmowane podmioty administracji rządowej (wg klasyfikacji) nieposiadające systemu klasy EZD. Podmioty administracji rządowej mogą również wnioskować o bezpłatne udostępnienie EZD RP jako usługi chmurowej (SaaS EZD RP). Zgodnie z założeniami projektu i adresowaniem go do administracji rządowej, grupa ta jest priorytetowym odbiorcą usług wsparcia.
Wdrożenia EZD RP w samorządach
Jak wygląda wsparcie dla jednostek samodzielnie wdrażających EZD RP?
Wszystkim jednostkom zainteresowanym samodzielnym wdrożeniem EZD RP udzielany jest na życzenie dostęp do repozytoriów oraz pakiet materiałów edukacyjnych złożony m.in. z dokumentacji, podręcznika użytkownika, e-learningów oraz filmów szkoleniowych odzwierciedlających treść szkoleń organizowanych dla jednostek wdrażających.
Czy jednostki samorządu terytorialnego mogą korzystać z Saas EZD RP?
Usługa chmurowa (SaaS EZD RP) jest udostępniania bezpłatnie podmiotom administracji rządowej. Samorządy mają możliwość korzystania z usług zewnętrznych dostawców chmury. Szczegóły oferty oraz modelu wdrożenia zostały wypracowywane w ramach pilotażu dla dostawców.
Efektem wspólnych działań JST i dostawców usług chmurowych było m.in. wypracowanie sparametryzowanej oferty (cennika) na usługę chmurową EZD RP. Dla wielu jednostek jest to alternatywa dla zakupu sprzętu oraz zatrudnienia zespołu technicznego do obsługi środowiska konteneryzacji.
Kto udziela wsparcia w przypadku korzystania z SaaS EZD RP w ramach usługi świadczonej przez zewnętrznego dostawcę chmury?
Dostawcy SaaS EZD RP wraz z udostępnieniem instancji świadczą wsparcie w I i II linia wsparcia. Operator EZD jest na tej ścieżce i zapewnia pomoc w III linii wsparcia oraz przyjmuje i analizuje wszelkie propozycje rozwojowe dla systemu EZD RP.
Migracja danych z innych systemów do EZD RP
Czy otrzymam wsparcie przy migracji danych do EZD RP?
Tak, w określonym zakresie. Podmioty posiadające system EZD PUW w przyszłości otrzymają wsparcie przy migracji danych. Migracja z innych systemów EZD powinna zostać wykonana przez producenta tego oprogramowania.
Kiedy będzie dostępny migrator danych z innych systemów do EZD RP?
Wykonanie i dostarczenie narzędzi wspomagających migrację danych z innych używanych systemów do EZD RP znajduje się w gestii producenta danego systemu. NASK jako Operator EZD opublikuje wytworzony przez siebie migrator razem z kodem źródłowym po to, aby producenci innych systemów mieli dostęp do dokumentacji oraz przykładów migracji. W znacznym stopniu ułatwi to przygotowanie własnego narzędzia.
Kończy się nam wsparcie dla posiadanego systemu (innego niż EZD PUW). Nie mamy możliwości jego przedłużenia. Co możemy zrobić?
NASK jako Operator EZD może pomóc w procesie wdrożenia EZD RP w jednostce. Za migrację danych jest odpowiedzialny producent systemu już posiadanego przez organizację. NASK w takiej sytuacji udostępni dokumentacje bazy danych EZD RP bez przykładów.
Kiedy będę mógł rozpocząć wdrożenie EZD RP z migracją danych z EZD PUW?
Zgodnie z projektem zmian do ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne zobowiązane będą do prowadzenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją od 1 stycznia 2026 r.
Wychodząc naprzeciw tym wymaganiom, zdecydowano, że w pierwszej kolejności wsparciem wdrożeniowym objęte zostaną podmioty administracji rządowej, które obecnie nie korzystają z żadnego systemu klasy EZD.
Z kolei podmioty posiadające już system kancelaryjny EZD PUW zostaną poinformowane przez NASK o gotowości Operatora EZD do objęcia ich indywidualnym wsparciem migracyjnym i wdrożeniowym. Nastąpi to po udostępnieniu narzędzia migracji danych z EZD PUW do EZD RP.
Czy będę mógł wdrożyć EZD RP samodzielnie?
Tak, materiały, jakimi posługuje się NASK w trakcie wdrożeń, są publicznie dostępne [LINK WEW]. Zasoby te są na bieżąco rozwijane i poszerzane o filmy instruktażowe oraz inne formy edukacyjne.
Nasza organizacja nie ma potrzeby wykonania migracji danych. Jak rozpocząć wdrożenie systemu EZD?
W sytuacji, w której proces uruchomienia nowego systemu EZD nie wymaga migracji danych z dotychczas wykorzystywanego systemu, możliwe jest przesłanie zgłoszenia [LINK] i rozpoczęcie prac przygotowujących do wdrożenia EZD RP. Po pozytywnym rozpatrzeniu zgłoszenia zapewniona jest gotowość zespołu ekspertów NASK, możliwość udzielenie wsparcia instalacyjnego i merytorycznego oraz przystąpienia w indywidualnie ustalonym terminie do prac wdrożeniowych EZD RP.