Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

EZD RP jest systemem bezpłatnym, elastycznym i zgodnym z przepisami prawa. Umożliwia m.in.:

• rejestrację oraz obsługę korespondencji wpływającej do instytucji i z niej wychodzącej – zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej,
• tworzenie obiektów i dodawanie do nich własnych dokumentów (z dysku lub z szablonu),
• przekazywanie dokumentów do innych osób w celu zapoznania się z nimi lub wykonania na nich określonych czynności, a także wystawianie współpracownikom różnego typu zadań (np. do akceptacji, podpisu) oraz tworzenie ścieżek obiegu,
• wykonywanie odwzorowań otrzymanych przesyłek, uzupełnianie metadanych dokumentów, a także ich rejestrację w składzie chronologicznym,
• zakładanie spraw, ich prowadzenie, współdzielenie z innymi użytkownikami oraz kończenie,
• monitorowanie statusu obiektów o różnych kategoriach, takich jak przekazanie, przekazanie (dekretacja), dokument, udostępnienie, do wiadomości itd.,
• archiwizację akt spraw w postaci elektronicznej, wsparcie archiwizacji składów chronologicznych oraz zarządzanie materiałem archiwalnym, 
• przejrzystą, uporządkowaną i sprawną pracę nad dokumentacją oraz bezproblemową współpracę między wszystkimi zaangażowanymi osobami.

Aby lepiej zrozumieć zarządzanie dokumentacją w EZD RP, warto obejrzeć poniższy materiał wideo. Przedstawia on przykładowy obieg przesyłki wpływającej do instytucji i jej obsługę w systemie. To oczywiście tylko niewielki wycinek możliwości EZD RP. Wszystkie zaprezentowane czynności zostały pokazane w najnowszej wersji systemu, uwzględniającej opcję tzw. nowych zadań.

EZD RP zapewnia zgodność działania wszystkich organów państwa w zakresie zarządzania dokumentacją z właściwymi przepisami prawa. Podstawą prawną dla systemu są:

• ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
• rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Dokumenty te określają obowiązujące zasady prowadzenia dokumentacji elektronicznej zarówno w odniesieniu do elektronicznej, jak i papierowej postaci dokumentów. EZD RP realizuje wszystkie wymogi prawne określone we wskazanych aktach prawnych.

W listopadzie 2020 r. Prezydent podpisał ustawę o doręczeniach elektronicznych, której przepisy zaczęły obowiązywać w 2021 r. Przyniosły one m.in. zmianę zasady pisemności ujętą w Kodeksie postępowania administracyjnego. Ma się to przyczynić do upowszechnienia komunikacji elektronicznej w administracji, a co za tym idzie szerszego niż do tej pory zakresu spraw prowadzonych wyłącznie w postaci elektronicznej.

Administracja rządowa zobligowana została do włączenia się w system e-Doręczeń od stycznia 2025 r. Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki, związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe również są obowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) nie później niż od stycznia 2025 r., a w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej (PUH) od 1 października 2029 r.

Należy dodać, że działania realizowane przez NASK na rzecz rozwoju EZD RP bezpośrednio wpisują się w założenia projektu Strategii Cyfryzacji Państwa, który został zaprezentowany w październiku 2024 r. przez Ministerstwo Cyfryzacji. Zapowiedź wprowadzenia obowiązku stosowania systemów klasy EZD przez podmioty realizujące zadania publiczne (od 1 stycznia 2028 r.) bezpośrednio przekłada się na duże zainteresowanie wdrożeniami EZD RP.

EZD RP tworzony jest m.in. przez doświadczonych programistów i osoby merytoryczne, które brały udział w projektowaniu i rozwijaniu EZD PUW, a także innych systemów dla administracji. Co istotne, pracownicy mają wiedzę merytoryczną wynikającą z wieloletniej pracy na różnych szczeblach administracji publicznej. Zespół projektowy zbudował i rozwija skalowalny i wydajny system, wykorzystujący nowoczesną architekturę i technologie.

Interfejs systemu został zaprojektowany w taki sposób, aby poruszanie się po nim oraz realizacja zadań służbowych były jak najbardziej intuicyjne. System ma wspomagać codzienną pracę tysięcy urzędników, dlatego zespół projektowy dba o logiczną strukturę i przejrzysty układ elementów służących do obsługi dokumentów.

System został opracowany zgodnie z WCAG (Web Content Accessibility Guidelines), aby był dostępny dla każdego użytkownika. Spełnianie kryteriów dostępności jest testowane na bieżąco. Po zakończeniu prac programistycznych przeprowadzony został audyt zgodności systemu z WCAG. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych wspiera ocenę produktów projektu pod kątem realizacji zaleceń dla osób ze specjalnymi potrzebami.