Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Status dotyczący dokumentu wskazuje aktualny etap jego przetwarzania, zatwierdzania lub obiegu. Sposób prezentacji statusu może różnić się w zależności od systemu. W EZD RP są to kolorowe, okrągłe ikony z wpisanymi literami, które jednoznacznie identyfikują bieżący stan prac nad dokumentami.

Użytkownicy systemów informatycznych często spotykają się z pojęciami „elektroniczne zarządzanie dokumentacją” i „elektroniczny obieg dokumentów”. Choć bywają one używane zamiennie, w rzeczywistości odnoszą się do różnych typów oprogramowania. Wyjaśniamy, co je łączy, a co różni oraz dlaczego znajomość tych różnic jest istotna przy wyborze i wdrażaniu odpowiedniego systemu.

„Chcemy szerzej wykorzystywać EZD RP do automatyzacji i ujednolicania procesów wewnętrznych. Przede wszystkim tam, gdzie w realizację spraw zaangażowanych jest wiele komórek organizacyjnych. System oferuje w tym zakresie duże możliwości, które nie zostały jeszcze przez nas w pełni wykorzystane”.

Jednym z najważniejszych zadań systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją jest skuteczna ochrona danych. EZD RP spełnia w tym zakresie wymagane standardy, zapewniając dostęp do informacji i dokumentów wyłącznie osobom uprawnionym.

„Dzięki temu, że cała Państwowa Inspekcja Sanitarna działa w ramach jednej sieci, możliwe było zastosowanie wspólnej konfiguracji punktu dostępowego do systemu. To nie tylko znacząco uprościło, ale też przyspieszyło proces wdrażania EZD RP. Wysiłki MSWiA i NASK pozwoliły też wypracować rozwiązanie, które mogą wykorzystać inne instytucje rządowe i samorządowe działające w GovNet”.

Prawidłowa komunikacja i skuteczne przekazywanie dokumentacji między instytucjami to fundament sprawnego działania administracji publicznej. EZD RP odpowiada na tę potrzebę, oferując m.in. możliwość generowania paczki adminitracyjnej (eADM), wykorzystywanej do przesyłania dokumentów do sądów administracyjnych.

Elektroniczne prowadzenie sprawy nie zawsze jest możliwe. Przepisy prawa lub uwarunkowania techniczne mogą wymagać dokumentowania spraw poza systemem EZD. Wyjaśniamy, kiedy jest to dopuszczalne i na jakich zasadach można stosować wyjątki.

„Skoczyliśmy na głęboką wodę. Już na starcie postanowiliśmy, że około 70% spraw będzie prowadzonych elektronicznie. To oznaczało konieczność opracowania zupełnie nowych normatywów kancelaryjnych, gruntowną przebudowę katalogu JRWA, dostosowanie szablonów dokumentów oraz zaprojektowanie nowych ścieżek obiegu, przedstawionych w formie zrozumiałych infografik”.

EZD RP jest udostępniony na licencji freeware, co oznacza, że mogą z niego korzystać wszystkie zainteresowane podmioty i osoby fizyczne. NASK zapewnia oprogramowanie, dokumentację, API oraz materiały edukacyjne - ale nie wskazuje konkretnych wykonawców zewnętrznych, nie udziela rekomendacji i nie certyfikuje firm w zakresie wdrażania EZD RP i świadczenia usług wsparcia.

Wprowadzenie EZD RP to fundamentalna zmiana w codziennej pracy jednostki. Już na początku należy zapewnić pracownikom podstawową wiedzę i wyjaśnić najważniejsze kwestie, aby proces wdrożenia przebiegał sprawnie. Dzięki temu będą oni mogli z większym spokojem korzystać z nowego systemu.