Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Wdrożenie EZD RP nie kończy się w momencie jego uruchomienia produkcyjnego. To dopiero początek etapu, w którym organizacja musi zadbać o utrzymanie wypracowanych zmian oraz dalszy rozwój cyfrowego środowiska pracy. Wyjaśniamy, jakie działania są niezbędne po wdrożeniu i na co należy zwrócić szczególną uwagę.

„Podobnie jak wiele instytucji publicznych, nasze kuratorium korzysta z systemów dziedzinowych wspierających realizację zadań. Brak ich integracji z EZD RP oznacza konieczność manualnego przenoszenia danych między systemami, co nie tylko wydłuża pracę, ale także zwiększa jej uciążliwość i ryzyko popełnienia błędów. W naszym przypadku podstawowym systemem jest KOwroc.pl, którego integrację z EZD RP uznaliśmy za priorytet".

EZD RP został zintegrowany z Krajowym Systemem eFaktur, umożliwiając automatyczne pobieranie oraz rejestrowanie faktur w rejestrze przesyłek wpływających (zarówno w wersji A, jak i B). W artykule zebrane są odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące konfiguracji obu systemów, uwierzytelniania, pracy z dokumentami, ich opisu oraz współdziałania z innymi narzędziami.

EZD RP rozszerza swoje możliwości dzięki integracji z aplikacjami zewnętrznymi. Najnowszym rozwiązaniem w tym ekosystemie jest NASK Desk 2.0 - narzędzie, które zastępuje wcześniejszą wersję NASK Desk oraz program FileMonitor, łącząc ich funkcje w jednym środowisku do synchronizacji i edycji dokumentów. Nowa aplikacja oferuje także sporo usprawnień ułatwiających codzienną pracę użytkowników systemu.

„System początkowo wydawał się wyzwaniem: złożona architektura, wirtualizacje, trzy bazy danych, konteneryzacje i konieczność zabezpieczenia całości. Obawialiśmy się o wydajność oraz nasze zasoby sprzętowe. Nie byliśmy też pewni, czy nasze umiejętności i wiedza są wystarczające, dlatego uzupełnialiśmy je na bieżąco. Okazało się jednak, że nawet przy minimalnej konfiguracji sprzętowej wszystko działa poprawnie”.

Status dotyczący dokumentu wskazuje aktualny etap jego przetwarzania, zatwierdzania lub obiegu. Sposób prezentacji statusu może różnić się w zależności od systemu. W EZD RP są to kolorowe, okrągłe ikony z wpisanymi literami, które jednoznacznie identyfikują bieżący stan prac nad dokumentami.

Użytkownicy systemów informatycznych często spotykają się z pojęciami „elektroniczne zarządzanie dokumentacją” i „elektroniczny obieg dokumentów”. Choć bywają one używane zamiennie, w rzeczywistości odnoszą się do różnych typów oprogramowania. Wyjaśniamy, co je łączy, a co różni oraz dlaczego znajomość tych różnic jest istotna przy wyborze i wdrażaniu odpowiedniego systemu.

„Chcemy szerzej wykorzystywać EZD RP do automatyzacji i ujednolicania procesów wewnętrznych. Przede wszystkim tam, gdzie w realizację spraw zaangażowanych jest wiele komórek organizacyjnych. System oferuje w tym zakresie duże możliwości, które nie zostały jeszcze przez nas w pełni wykorzystane”.

Jednym z najważniejszych zadań systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją jest skuteczna ochrona danych. EZD RP spełnia w tym zakresie wymagane standardy, zapewniając dostęp do informacji i dokumentów wyłącznie osobom uprawnionym.

„Dzięki temu, że cała Państwowa Inspekcja Sanitarna działa w ramach jednej sieci, możliwe było zastosowanie wspólnej konfiguracji punktu dostępowego do systemu. To nie tylko znacząco uprościło, ale też przyspieszyło proces wdrażania EZD RP. Wysiłki MSWiA i NASK pozwoliły też wypracować rozwiązanie, które mogą wykorzystać inne instytucje rządowe i samorządowe działające w GovNet”.