Uwarunkowania i wyzwania archiwizacji w systemach klasy EZD
28.07.2026
Archiwizacja dokumentacji w systemach klasy EZD, realizowana zgodnie z obowiązującymi normatywami kancelaryjno-archiwalnymi, ma wkrótce stać się ustawowym obowiązkiem wszystkich podmiotów publicznych. EZD RP zapewnia bezpieczne środowisko dla informacji, rejestrując każdą czynność i gwarantując niezmienność cyfrowego śladu.
Systemy klasy EZD znacząco zmieniają sposób zarządzania dokumentacją i proces archiwizacji. W przeciwieństwie do dokumentacji tradycyjnej, gdzie główny ciężar prac archiwalnych pojawia się po zakończeniu sprawy, w środowisku elektronicznym przygotowanie materiałów do archiwizacji rozpoczyna się już na etapie ich tworzenia.
Przedstawiamy najważniejsze wyzwania, z jakimi może spotkać się osoba odpowiedzialna za archiwizację dokumentacji w systemie klasy EZD. Dotyczą one między innymi monitoringu i audytu czynności kancelaryjnych, jakości metadanych, archiwizacji długoterminowej, udostępniania dokumentacji oraz problematyki akt prowadzonych w postaci hybrydowej.
Archiwizacja papierowa i elektroniczna
W przypadku dokumentacji papierowej, po zakończeniu sprawy pracownik merytoryczny ma obowiązek przechowywania dokumentacji na stanowisku pracy przez dwa lata. Po tym czasie należy uporządkować akta, sporządzić opisy teczek oraz spisy zdawczo-odbiorcze. Poprawność tych czynności weryfikuje archiwista, przyjmując fizycznie akta do archiwum.
Proces przebiega odmiennie w przypadku dokumentacji elektronicznej. Można powiedzieć, że archiwizacja zaczyna się już w trakcie prowadzenia sprawy, to wtedy pracownik merytoryczny musi nadać odpowiednie metadane, które są podstawą archiwizacji i jedyną „ewidencją” archiwalną.
Archiwizacja w EZD
W systemie klasy EZD archiwizacja to przejęcie nadzoru nad dokumentacją w postaci elektronicznej w systemie EZD, przez przekazanie archiwiście uprawnień komórki organizacyjnej do zarządzania dokumentacją.
Proces ten może odbywać na dwa sposoby:
- automatycznie – bez udziału urzędnika; pracownik archiwum uruchamia procedurę i przejmuje nadzór nad dokumentacją w EZD;
- ręcznie – procedura jest inicjowana przez użytkownika lub archiwistę; w systemie EZD PUW proces inicjuje urzędnik, a archiwista może skierować dokumentację do poprawy; natomiast w EZD RP to archiwista inicjuje archiwizację przy ewentualnym udziale urzędnika, który otrzymuje akta do poprawy metadanych czy uzupełnienia dokumentacji.
Najczęstsze problemy z archiwizacją
Brak monitoringu oraz audytu czynności kancelaryjnych może prowadzić do błędów, które uniemożliwiają prawidłową archiwizację dokumentacji elektronicznej.
Do najczęstszych błędów należą:
- niepoprawna klasyfikacja i kwalifikacja,
- nieprzyporządkowanie dokumentom odpowiedniego znaku sprawy lub klasy z JRWA,
- nieuzupełnione metadane spraw i dokumentów,
- brak kompletności akt sprawy w jednej postaci,
- niewłaściwe postępowanie z dokumentami papierowymi dotyczącymi spraw prowadzonych elektronicznie.
Dostęp do archiwum elektronicznego
Udostępnianie archiwalnej dokumentacji elektronicznej podlega tym samym przepisom, które regulują zasady udostępniania dokumentacji papierowej. Przepisy archiwalne, w tym instrukcje archiwalne, wskazują formalne wymogi związane z udostępnianiem dokumentacji, takie jak konieczność złożenia wniosku, jego uzasadnienia oraz uzyskania zgody kierownika podmiotu.
Dodatkowo kwestie udostępniania regulowane są przez przepisy szczególne. Kodeks postępowania administracyjnego określa zasady dostępu stron do akt postępowania, natomiast przepisy dotyczące informacji publicznej regulują udostępnianie dokumentów stanowiących informację publiczną. Akty prawne określają procedury i wymagania formalne, nie wskazując jednak konkretnych narzędzi technicznych służących realizacji tych obowiązków.
Planowane zmiany w archiwizacji dokumentacji
Przyjęty przez Radę Ministrów projekt nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ma dostosować przepisy do realiów elektronicznego zarządzania dokumentacją. Nowe regulacje obejmą administrację korzystającą z systemów klasy EZD i wprowadzą m.in. równoważność prawną odwzorowań cyfrowych dokumentów papierowych z oryginałami. Uporządkowane zostaną również zasady przechowywania i brakowania dokumentacji po cyfryzacji oraz wymagania dla systemów teleinformatycznych.
Udostępnianie klientom wewnętrznym i zewnętrznym
W przypadku użytkowników wewnętrznych systemu EZD problem udostępniania dokumentacji archiwalnej jest rozwiązany poprzez zachowanie dostępu do dokumentacji również po jej zarchiwizowaniu. Dzięki temu pracownicy mogą korzystać z potrzebnych materiałów bez konieczności angażowania archiwisty, co znacząco usprawnia proces obsługi dokumentacji.
Udostępnienie dokumentacji klientom zewnętrznym, zarówno indywidualnym, jak i instytucjonalnym, wymaga wykorzystania odpowiednich funkcji dostępnych w systemie EZD RP. Najprostszym rozwiązaniem jest pobranie pojedynczych dokumentów lub całych grup dokumentów, na przykład z akt sprawy. Metoda ta sprawdza się szczególnie w przypadku udostępniania informacji publicznej, zwłaszcza gdy konieczne jest wcześniejsze przeprowadzenie anonimizacji dokumentów.
Narzędzia EZD RP wspierające udostępnianie dokumentacji
EZD RP oferuje także specjalistyczne narzędzia umożliwiające przekazywanie dokumentacji wraz z jej kontekstem opisowym, zapisanym w metadanych.
Do takich rozwiązań należą:
- paczka administracyjna (eADM),
- paczka archiwalna.
Oba narzędzia zostały zaprojektowane z myślą o konkretnych odbiorcach. Paczka administracyjna przeznaczona jest przede wszystkim dla sądów administracyjnych, natomiast paczka archiwalna służy do przekazywania dokumentacji do archiwów państwowych. W zależności od potrzeb mogą one jednak znaleźć zastosowanie również w innych przypadkach udostępniania dokumentacji.
Znaczenie metadanych i nadzoru kancelaryjnego
Archiwizacja dokumentacji w systemie klasy EZD znacząco różni się od archiwizacji dokumentacji tradycyjnej. Istotne znaczenie mają jakość metadanych, poprawność prowadzenia spraw oraz bieżący nadzór nad czynnościami kancelaryjnymi.
EZD RP dostarcza narzędzi wspierających zarówno proces archiwizacji, jak i późniejsze udostępnianie dokumentacji, jednak skuteczność tych mechanizmów zależy przede wszystkim od prawidłowego prowadzenia dokumentacji już od momentu jej utworzenia.
Więcej artykułów na temat EZD RP w sekcji: Artykuły i wywiady. Zapraszamy do lektury!