Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
28.07.2026
Projekt ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach został przedłożony przez Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Nowe przepisy usprawnią prowadzenie spraw w postaci elektronicznej, usankcjonują prowadzenie działalności edukacyjnej przez archiwa państwowe oraz wprowadzą odznakę honorową „Za Zasługi dla Dziedzictwa Archiwalnego”. Projekt jest zgodny z rozwiązaniami stosowanymi w innych państwach Unii Europejskiej. Nowe przepisy wejdą w życie po 12 miesiącach od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.
Celem nowelizacji jest dostosowanie przepisów do prowadzenia spraw w postaci elektronicznej, usprawnienie zarządzania dokumentacją w administracji publicznej, wzmocnienie działalności archiwów państwowych oraz zwiększenie ochrony i popularyzacji dziedzictwa archiwalnego. Przepisy będą dotyczyły całej administracji korzystającej z systemu EZD lub innych systemów klasy EZD.
Jakie zmiany wprowadza nowelizacja?
Ustawa reguluje zasady gromadzenia, przechowywania, ewidencjonowania i udostępniania materiałów archiwalnych oraz organizację i funkcjonowanie archiwów państwowych.
Najważniejsze rozwiązania, które wprowadza nowelizacja to:
• nadanie odwzorowaniom cyfrowym dokumentów papierowych równoważnej mocy prawnej z oryginałami - dokumenty wprowadzone do systemu EZD nie będą mogły być kwestionowane wyłącznie z powodu ich cyfrowej formy;
• określenie wymagań dla systemów teleinformatycznych, w tym systemów EZD - systemy będą musiały zapewniać integralność, bezpieczeństwo i dostępność dokumentów, ochronę przed ich nieuprawnioną zmianą lub usunięciem oraz możliwość opatrywania odwzorowań cyfrowych kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub podpisem elektronicznym;
• uporządkowanie zasad przechowywania i brakowania dokumentacji po jej cyfryzacji - dokumentacja papierowa, której pełne odwzorowanie cyfrowe zostało wprowadzone do systemu EZD, będzie mogła zostać zniszczona po upływie 2 lat, zgodnie z określonymi procedurami; podobne zasady obejmą dokumentację zapisaną na informatycznych nośnikach danych, która została w całości przeniesiona do systemu;
• określenie zasad brakowania dokumentacji elektronicznej w systemach EZD – z uwagi na różnorodność technologii nie zostanie wskazany jeden sposób jej usuwania - brakowanie będzie odbywać się w sposób dopasowany do zastosowanego systemu lub technologii zapisu;
• umożliwienie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych oraz archiwom państwowym prowadzenia działalności edukacyjnej - obejmie ona m.in. lekcje archiwalne, konferencje, seminaria i spotkania naukowe dotyczące historii Polski oraz źródeł archiwalnych;
• wprowadzenie odznaki honorowej „Za Zasługi dla Dziedzictwa Archiwalnego” - wyróżnienie będzie mogło być przyznawane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (z własnej inicjatywy lub na wniosek) osobom fizycznym i jednostkom organizacyjnym szczególnie zasłużonym dla działalności archiwalnej.