Standardowa procedura tworzenia paczki eADM w systemie EZD RP
04.08.2025
Prawidłowa komunikacja i skuteczne przekazywanie dokumentacji między instytucjami to fundament sprawnego działania administracji publicznej. EZD RP odpowiada na tę potrzebę, oferując m.in. możliwość generowania paczki adminitracyjnej (eADM), wykorzystywanej do przesyłania dokumentów do sądów administracyjnych.
Paczka eADM została stworzona z myślą o sprawnym przekazywaniu dokumentacji z jednostek korzystających z EZD RP do sądów administracyjnych. To ujednolicona metoda przesyłania akt spraw prowadzonych elektronicznie. W przypadku spraw prowadzonych tradycyjnie, dokumenty należy przekazać do sądu w formie papierowej.
Paczka eADM powstała na wzór paczek archiwalnych, które od lat są stosowane przy przekazywaniu dokumentacji do archiwów państwowych (Archiwum Dokumentów Elektronicznych – ADE). Gdy pojawiła się potrzeba ujednolicenia przesyłania dokumentacji do sądów administracyjnych, sięgnięto po sprawdzone rozwiązania. Dlatego struktura paczki eADM jest bardzo zbliżona do paczki archiwalnej – to jej zmodyfikowana wersja.
Paczka zgodna z przepisami
Zgodnie z rozporządzeniem paczka eADM powinna zawierać:
- dokumenty elektroniczne z uwzględnieniem ich podpisów elektronicznych,
- odwzorowania cyfrowe dokumentów sporządzonych w postaci papierowej,
- protokoły i adnotacje z czynności postępowania mających znaczenie dla sprawy lub ich odwzorowania cyfrowe,
- odwzorowania cyfrowe kopert dokumentów otrzymanych w postaci papierowej,
- odwzorowania cyfrowe potwierdzeń odbioru i doręczenia dokumentów doręczanych w postaci papierowej,
- urzędowe poświadczenia odbioru.
Paczka powinna również zawierać metadane wszystkich tych dokumentów. Ponadto przepisy określają elementy, których nie wolno umieszczać w paczce eADM – są to wersje robocze dokumentów oraz informacje o dekretacjach dokumentu wykonanych w systemie EZD.
Co ważne, znajdujące się w paczce odwzorowania oraz paczka jako całość powinny być uwierzytelnione kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub za pomocą podpisu zaufanego.
Definicja oraz wymagana zawartość paczki eADM zostały uregulowane w rozporządzeniu Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 27 maja 2019 r. w sprawie szczegółowego sposobu oraz szczegółowych warunków przekazywania skargi wraz z aktami sprawy i odpowiedzią na skargę do sądu administracyjnego (Dz.U. poz. 1003).
eADM w EZD RP
EZD RP umożliwia szybkie i intuicyjne tworzenie paczki eADM. Funkcję tę uruchamia się z poziomu szczegółów sprawy – wybierając dokumenty, które mają zostać ujęte w paczce.
Nie trzeba dodawać wszystkich pism ze sprawy – użytkownik może sam wskazać potrzebne dokumenty. Po utworzeniu wersji roboczej można do niej dodać kolejne pliki lub usunąć te, które są zbędne. Dokumenty można uwierzytelnić samodzielnie (jeśli posiada się kwalifikowany podpis) lub przekazać paczkę do uwierzytelnienia innemu pracownikowi.
Również paczka jako całość może zostać uwierzytelniona bezpośrednio w EZD RP – podpisem kwalifikowanym lub kwalifikowaną pieczęcią. System prowadzi więc użytkownika krok po kroku przez proces tworzenia paczki eADM i dba o to, aby została ona wygenerowana w poprawny, zgodny z przepisami sposób. Świadczy o tym choćby to, że na etapie tworzenia paczki użytkownikowi nie wyświetlają się wersje robocze dokumentów (czyli nieopatrzone podpisem lub pieczęcią elektroniczną), co stanowi ochronę przed stworzeniem niezgodnej z wymogami paczki eADM.
Znaczenie poprawnej struktury paczek eADM
Poprawne przygotowanie paczek eADM jest istotne z wielu powodów. Przede wszystkim dzięki temu możliwe jest sprawne współdziałanie organów administracji publicznej. Otrzymując kompletną, dobrze przygotowaną dokumentację, pracownicy sądów administracyjnych są w stanie bezproblemowo zapoznać się z potrzebnymi pismami, a co za tym idzie – szybko i bez komplikacji procesować sprawy.
Nie tylko czas potrzebny na rozstrzygnięcie konkretnej sprawy jest krótszy, ale również długoterminowo działalność tych organów zostaje usprawniona. Ponadto dobrze przygotowane paczki eADM mogą posłużyć jako baza do utworzenia w przyszłości paczek archiwalnych, co dodatkowo upraszcza późniejsze procedury.
Twórcy EZD RP doskonale rozumieli te potrzeby. Dlatego system został zaprojektowany tak, aby użytkownik nie musiał martwić się o zgodność paczki z przepisami. Wystarczy wybrać odpowiednią funkcję i wskazać dokumenty, które mają się znaleźć w paczce. EZD RP zadba o to, aby wygenerowany plik spełniał wszystkie wymagania formalne i był zgodny z procedurami sądowymi.