Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Głównym celem zadania jest maksymalizacja skali wdrożeń systemu EZD RP w uczelniach publicznych nadzorowanych przez MNiSW, a tym samym wsparcie elektronizacji procesów back-office oraz podniesienie kompetencji pracowników uczelni, w których dotychczas nie wdrożono systemu klasy EZD.

Przedsięwzięcie realizowane w dwóch etapach zgodnie z założeniami i celami określonymi w Umowie nr MNiSW/2025/DIR/512 z dnia 29.08.2025 r. oraz kontynuowane zgodnie z założeniami i celami określonymi w Umowie nr MNiSW/2026/DIR/585 z dnia 23 czerwca 2026 r.

„Plan wdrażania systemu EZD RP w szkolnictwie wyższym” został opracowany w ramach realizacji zadania pn. „Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w szkolnictwie wyższym wdrażanie systemu EZD RP w uczelniach publicznych nadzorowanych przez MNiSW” etap I (pilotaż), realizowanego przez NASK – Państwowy Instytut Badawczy (NASK-PIB) od 1 września 2025 r. do 31 maja 2026 r. na podstawie zlecenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 sierpnia 2025 r.

W ramach pierwszego etapu zadania przeprowadzono ankietę inwentaryzacyjną wśród uczelni nadzorowanych przez MNiSW. Ankietę skierowano do 97 uczelni nadzorowanych przez MNiSW. Pozwoliła ona ocenić przygotowanie organizacyjne i techniczne jednostek oraz doświadczenia w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją (patrz: Załącznik 1 – Wykaz uczelni objętych inwentaryzacją).

Pytania ankiety dotyczyły takich obszarów jak: sprzęt i infrastruktura pozwalająca na zainstalowanie i eksploatowanie produkcyjne EZD RP, posiadane zasoby ludzkie, posiadane systemy, wdrożone procesy, regulacje (posiadane przepisy kancelaryjno-archiwalne, zarządzenia, regulaminy, procedury). Część pytań podlegała punktacji. Umożliwiło to porównanie stopnia gotowości poszczególnych uczelni.

Na podstawie wyników wyłoniono cztery uczelnie, które wzięły udział w pilotażu (etap I):

• Politechnika Lubelska i Politechnika Wrocławska – uczelnie wiodące;
• Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie i Uniwersytet Zielonogórski – uczelnie towarzyszące, uczestniczące w szkoleniach i testach systemu.

Udział w etapie II zadania zadeklarowało 39 uczelni (patrz: Załącznik 2 – Lista uczelni deklarujących wdrożenie EZD RP w ramach etapu II).

Uczelnie, mogą wybrać jeden z dwóch modeli wdrożenia EZD RP:

1. model on-premise – zakładający utrzymanie systemu EZD RP w infrastrukturze własnej uczelni, gdzie jednostka odpowiada za zapewnienie zasobów sprzętowych, administrację systemem, bezpieczeństwo oraz ciągłość działania,
2. model SaaS (chmurowy) – w którym infrastruktura oraz utrzymanie systemu zapewniane są centralnie, co zmniejsza wymagania techniczne po stronie uczelni oraz może przyspieszyć proces uruchomienia.

Istotnym elementem planu wdrażania EZD RP w etapie II, jest wykorzystanie doświadczeń zdobytych podczas pilotażu. Jednym kluczowych rezultatów było opracowanie pakietu wdrożeniowego obejmującego: rekomendacje, materiały szkoleniowe, instrukcje, dobre praktyki oraz opis wzorcowych rozwiązań organizacyjnych i technicznych. 

Rekomendacje zostały przygotowane w dwóch obszarach:

• merytoryczno-organizacyjne – uwzględniają specyfikę działalności akademickiej, w szczególności w obszarze dydaktyki, badań naukowych oraz obsługi studentów, doktorantów i pracowników merytorycznych (patrz: Załącznik 3 – Rekomendacje merytoryczno-organizacyjne dla uczelni wdrażającej EZD RP);
• techniczne – zestaw rekomendacji technicznych i organizacyjno-technicznych dotyczących wdrożenia systemu EZD RP. Materiał ten jest uzupełnieniem publicznie dostępnej dokumentacji technicznej dostępnej w Podręczniku użytkownika systemu EZD RP i nie powiela jego treści (patrz: Załącznik 4 – Rekomendacje techniczne dla uczelni wdrażającej EZD RP).

Doświadczenia z pilotażu usprawnią procesu wdrożeń w etapie II, przyczynią się do standaryzacji podejścia do wdrożeń EZD RP w środowisku akademickim i zostaną wykorzystane w zakresie:

• opracowania i dostosowania normatywów kancelaryjno-archiwalnych oraz instrukcji kancelaryjnej;
• organizacji zespołów wdrożeniowych i podział ról w projekcie;
• planowania i realizacji szkoleń (w tym optymalnej liczebności grup;
• identyfikacji i minimalizacji ryzyk organizacyjnych i formalnych.

Głównym celem zadania jest maksymalizacja skali wdrożeń systemu EZD RP w uczelniach publicznych nadzorowanych przez MNiSW, a tym samym wsparcie elektronizacji procesów back-office oraz podniesienie kompetencji pracowników uczelni, w których dotychczas nie wdrożono systemu klasy EZD.

Mając na uwadze dwuletni horyzont realizacji zadania oraz zróżnicowany poziom przygotowania jednostek, wdrożenia zostaną podzielone na dwie zasadnicze grupy. Przypisanie do grupy będzie zrealizowane na podstawie przeprowadzenia badania ankietowego weryfikującego gotowość techniczną oraz merytoryczno-organizacyjną uczelni.

Grupa 1 – w pierwszej kolejności wsparcie otrzymają uczelnie najlepiej przygotowane organizacyjnie i technicznie – dla nich przewiduje się realizację szkoleń oraz uruchomienie systemu w środowisku produkcyjnym na przełomie 2026 i 2027 roku. Zakłada się, że około połowa uczestniczących uczelni osiągnie gotowość produkcyjną do II kwartału 2027 roku.

Grupa 2 – druga grupa obejmie uczelnie wymagające dodatkowego przygotowania organizacyjnego lub technicznego. Jednostki te zostaną objęte rozszerzonym wsparciem wdrożeniowym, w tym doradztwem i dodatkowymi działaniami przygotowawczymi, co pozwoli na ich uruchomienie produkcyjne na początku 2028 roku.

Przyjmuje się, że do końca II kwartału 2028 r. wszystkie uczelnie biorące udział w projekcie i spełniające wymagania organizacyjne oraz techniczne zakończą proces wdrożenia i rozpoczną pracę w systemie EZD RP w trybie produkcyjnym. Informacje nt. inauguracji drugiego etapu projektu opublikowano we wpisie "EZD RP na uczelniach. Rusza drugi etap wdrożeń".