Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Archiwizacja dokumentacji elektronicznej to nie tylko techniczne przechowywanie plików, lecz także zapewnienie ich wiarygodności, integralności oraz możliwości odczytu przez wiele lat. Najważniejsze zagadnienia związane z tym procesem zostały przedstawione w artykule poświęconym uwarunkowaniom i wyzwaniom archiwizacji w systemach klasy EZD.

Choć obowiązujące przepisy określają podstawowe zasady postępowania z dokumentacją elektroniczną, praktyka funkcjonowania podmiotów publicznych pokazuje, że nie wszystkie zagadnienia zostały jednoznacznie uregulowane. Dotyczy to w szczególności archiwizacji danych z systemów dziedzinowych i wspomagających, przechowywania dokumentów elektronicznych w sprawach papierowych czy dalszego postępowania ze składami chronologicznymi.

Należy pamiętać, że podpis elektroniczny ma ograniczoną trwałość techniczną. Certyfikaty wygasają, dostawcy usług mogą zakończyć działalność, a stosowane algorytmy kryptograficzne z czasem tracą aktualność. W efekcie po kilkunastu latach techniczna weryfikacja podpisu elektronicznego może okazać się niemożliwa.

Pojawia się więc pytanie, czy dokument pozbawiony możliwości potwierdzenia ważności podpisu elektronicznego nadal pozostaje wiarygodny.

Z perspektywy archiwistyki cyfrowej wiarygodność dokumentu archiwalnego nie opiera się wyłącznie na podpisie elektronicznym. Po przekazaniu dokumentacji do archiwum ciężar dowodowy przechodzi z samego podpisu na archiwum jako instytucję zaufania publicznego, która zapewnia:

• zachowanie kontekstu systemowego dokumentacji,
• ciągłość zarządzania dokumentacją,
• integralność zasobu archiwalnego.

Podobnie jak w przypadku archiwów tradycyjnych, o wiarygodności dokumentacji decyduje nie tylko pojedynczy środek techniczny, lecz cały system organizacyjny i sposób funkcjonowania archiwum.

Długoterminowe przechowywanie dokumentacji elektronicznej wymaga stałego przeciwdziałania degradacji nośników oraz utracie możliwości odczytu danych. W praktyce oznacza to konieczność wykonywania kopii bezpieczeństwa, migracji danych na nowe nośniki oraz okresowego sprawdzania możliwości odczytu przechowywanych dokumentów.

Po upływie 10 lat dokumentacja elektroniczna kategorii A jest przekazywana do Archiwum Dokumentacji Elektronicznej. Jednym z zagadnień rozwiązywanych przez archiwa państwowe jest wówczas zapewnienie dalszej dostępności danych zapisanych w starzejących się formatach cyfrowych.

Większym wyzwaniem dla podmiotów korzystających z systemów klasy EZD jest dokumentacja posiadająca kategorię archiwalną wyższą niż B10. W takim przypadku obowiązek zapewnienia możliwości odczytu dokumentów przez cały okres ich przechowywania spoczywa na podmiocie, który dokumentację wytworzył.

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi wskazuje działania, jakie powinien podejmować podmiot tak długo przechowujący dokumentację:

• opracowywanie i aktualizowanie procedur przechowywania danych przez okres przekraczający 10 lat,
• przeprowadzanie corocznych przeglądów próbek dokumentów pod kątem możliwości ich prawidłowego odczytu.

Instrukcje kancelaryjne i archiwalne nie uwzględniają zagadnień związanych ze współistnieniem w podmiocie systemu EZD z innymi systemami informatycznymi. Zwykle przepisy nie określają w jaki sposób systemy te mogą się uzupełniać i wspomagać w zakresie dokumentowania realizowanych w jednostce zadań. Można wyróżnić dwa rodzaje takich systemów: dziedzinowe i wspomagające.

Jeżeli system dziedzinowy zawiera moduł archiwizacyjny spełniający wymagania stawiane systemom teleinformatycznym przeznaczonym do dokumentowania przebiegu spraw, jego wykorzystanie do prowadzenia spraw elektronicznych poza systemem EZD jest dopuszczalne jako wyjątek przewidziany w instrukcji kancelaryjnej.

Natomiast gdy taki system nie spełnia wymogów dla dokumentowania spraw elektronicznych i przykładowo nie ma modułu archiwizacyjnego, to prowadzenie spraw w postaci elektronicznej musi się odbywać z wykorzystaniem systemu EZD.

Najbardziej efektywnym rozwiązaniem jest integracja obu systemów za pomocą interfejsów API. Jeżeli jednak integracja nie jest możliwa, dokumenty często muszą być przenoszone manulanie między systemami.

Również w tym przypadku przepisy kancelaryjno-archiwalne nie określają szczegółowo sposobu wykorzystania takich systemów na potrzeby dokumentowania spraw w EZD. Brakuje także jednoznacznych regulacji dotyczących archiwizacji danych zgromadzonych w systemach wspomagających. W praktyce sposób postępowania z tego rodzaju dokumentacją często wymaga indywidualnych uzgodnień z właściwym archiwum państwowym.

Kolejnym zagadnieniem, które nie zostało w pełni uregulowane w przepisach kancelaryjno-archiwalnych, jest problem hybrydowości dokumentacji.

W przypadku spraw elektronicznych kwestia hybrydowości akt została częściowo rozwiązana. Dokumenty papierowe, które nie zostały w pełni odwzorowane w systemie EZD, przechowuje się w składach chronologicznych, natomiast dane znajdujące się na nośnikach informatycznych, które nie zostały wprowadzone do systemu, trafiają do zbiorów informatycznych nośników danych.

Odmiennie wygląda sytuacja w przypadku spraw prowadzonych w postaci papierowej. Obowiązujące instrukcje kancelaryjne przewidują w odniesieniu do naturalnych dokumentów elektronicznych przede wszystkim ich wydrukowanie i włączenie do teczki aktowej.

Podejście to może jednak budzić wątpliwości praktyczne. Przykładowo wydruk Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru (EPO) zapisany w formacie XML może liczyć ponad 100 stron, podczas gdy jego wartość dowodowa w takiej formie będzie ograniczona. Jedynym rozwiązaniem możliwym do zastosowania na zasadzie wyjątku jest zachowanie dokumentu w jego oryginalnej postaci elektronicznej poprzez zapisanie go na nośniku informatycznym i przechowywanie w zbiorze informatycznych nośników danych.

Rozwiązanie to pozostaje zgodne z obowiązującymi zasadami, jednak trudno uznać je za ergonomiczne. W kontekście integracji e-Doręczeń z systemem EZD RP, wykorzystywanym nawet jako system wspomagający, naturalnym kierunkiem rozwoju wydaje się umożliwienie archiwizacji takich dokumentów elektronicznych w systemie EZD również w odniesieniu do spraw papierowych rejestrowanych pomocniczo.

Wymagałoby to jednak odpowiednich zmian w instrukcjach kancelaryjnych i archiwalnych.

Chociaż składy chronologiczne są przedmiotem licznych dyskusji w środowisku archiwalnym ze względu na odmienny sposób organizacji dokumentacji, sam proces ich przekazywania do archiwum zakładowego nie odbiega znacząco od procedur stosowanych wobec pozostałej dokumentacji papierowej.

W EZD RP składy chronologiczne konfiguruje się w module Administracja.

W praktyce, zwłaszcza przy wykorzystaniu funkcji dostępnych w EZD RP, archiwizacja składów chronologicznych jest stosunkowo prosta i ustandaryzowana.

Więcej problemów pojawia się na dalszych etapach obsługi dokumentacji, czyli podczas brakowania oraz przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

W obecnym stanie prawnym brakowanie dokumentów znajdujących się w składach chronologicznych jest możliwe wyłącznie w odniesieniu do pojedynczych dokumentów powiązanych z wybrakowanymi sprawami elektronicznymi. Jest to proces czasochłonny i mało efektywny organizacyjnie.

Już od wielu lat w środowisku archiwalnym podnoszony jest postulat umożliwienia masowego brakowania dokumentów w pełni odwzorowanych, przechowywanych w składach chronologicznych.

Jeżeli projektowane zmiany zostaną przyjęte, odpowiednie funkcje i narzędzia wspierające realizację nowych przepisów będą mogły zostać wdrożone również w systemie EZD RP.

Więcej artykułów na temat EZD RP w sekcji: Artykuły i wywiady. Zapraszamy do lektury!