Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Z wyszukiwarek danych można skorzystać w wielu miejscach systemu. Najbardziej zaawansowana znajduje się w module Wyszukiwanie, ale podobne funkcje są dostępne również w rejestrach, aktach spraw, bazie kontaktów czy archiwum. To jednak tylko niektóre z wielu dostępnych możliwości.

Moduł Wyszukiwanie jest dostępny w menu głównym systemu. Po jego kliknięciu mamy do dyspozycji trzy zakładki: Wyszukiwarka spraw, Wyszukiwarka dokumentów oraz Wyszukiwarka globalna.

Widok wyświetlany użytkownikowi po wejściu do modułu Wyszukiwanie.

W pierwszej zakładce można wyszukiwać sprawy na podstawie jednego z następujących atrybutów: Znak sprawy, JRWA, Status sprawy, imię lub nazwisko prowadzącego w polu Prowadzący sprawę, Tytuł sprawy oraz Dat wszczęcia, Dat zakońćzenia lub Terminu realizacji. Możliwe jest też wyszukiwanie według dodatkowych atrybutów ustalonych przez administratora (więcej na ten temat w dalszej części artykułu).

Z kolei Wyszukiwarka dokumentów pozwala na odszukanie zarówno pism wpływających (z nadanym numerem RPW), jak i dokumentów wytworzonych w instytucji oraz znajdujących się na przykład w Rejestrze korespondencji wychodzącej lub Rejestrze pism wewnętrznych.

Widok wyświetlany po kliknięciu zakładki Wyszukiwarka dokumentów.

W tym miejscu możliwe jest wyszukiwanie pism wpływających i dokumentów przy użyciu aż kilkunastu atrybutów. Należą do nich: Numer RPW (z rejestru przesyłek wpływających – nadawany wszystkim pismom wpływającym), Numer RKW (z rejestru korespondencji wychodzącej – nadawany wszystkim wysłanym plikom i dokumentom), Identyfikator dokumentu, Znak pisma/dokumentu, Tytuł pisma/dokumentu, Rodzaj dokumentu, Typ dokumentu, Sposób dostarczenia, Sposób wysłania, Numer pisma wewnętrznego, Kod kreskowy (dla dokumentów w rejestrze pism wewnętrznych). W sekcji Data można natomiast wskazać zakres czasowy w polach: Data utworzenia, Data na piśmie/dokumencie, Data wpływu, Data nadania. Dodatkowo użytkownik może wyszukiwać dokumenty lub pisma na podstawie Danych Kontaktowych.

Analogicznie jak w przypadku spraw można wyszukiwać według dodatkowych atrybutów.

Trzecią zakładką w module Wyszukiwanie jest Wyszukiwarka globalna, której widoczność dla użytkowników może być włączana lub wyłączana przez administratora podmiotu.

Wyszukiwarka globalna umożliwia przeszukiwanie różnych elementów systemu z użyciem dowolnej frazy. Można w niej wyszukiwać m.in. za pomocą tytułu lub znaku sprawy, daty jej utworzenia, imienia i nazwiska prowadzącego, nazwy dokumentu, jego numeru nadawczego, numeru RPW oraz znaku pisma. Wyniki są prezentowane w trzech sekcjach: Wyniki wyszukiwania sprawy, Wyniki wyszukiwania dokumentów oraz Wyniki wyszukiwania pism.

Widok wyników wyszukiwania w Wyszukiwarce globalnej.

Aby wyszukiwanie spraw, dokumentów i pism w EZD RP było skuteczne, ważne jest prawidłowe i systematyczne uzupełnianie metadanych poszczególnych obiektów.

Zgodnie z definicją, która została zawarta w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, metadane to:

zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie.

Zostało więc jasno określone, że jednym z podstawowych zadań metadanych jest właśnie ułatwienie użytkownikom wyszukiwania. W systemie EZD RP metadane należy uzupełniać dla:

• spraw,
• przesyłek wpływających,
• dokumentów wewnętrznych.

Zawierają one podstawowe informacje o danym obiekcie, takie jak numer sprawy, jej tytuł, imię i nazwisko prowadzącego, numer RPW pisma czy data wpływu. Jak widać, są one zgodne z polami dostępnymi w wyszukiwarkach systemu, co oznacza, że poprawnie uzupełnione metadane bezpośrednio wpływają na skuteczność wyszukiwania.

Oprócz obowiązkowych metadanych w systemie EZD RP można także definiować dodatkowe atrybuty dla spraw, dokumentów, pism oraz kontaktów. Tworzy je administrator podmiotu w module Administracja → Metadane (Atrybuty). Dla użytkowników są one dostępne poniżej systemowych metadanych poszczególnych obiektów, gdzie można je uzupełniać zgodnie z potrzebami organizacji.

Widok atrybutów sprawy poniżej standardowych metadanych.

Administrator może również określić, które atrybuty będą wykorzystywane jako kryteria wyszukiwania spraw, dokumentów lub pism w wyszukiwarce. Wówczas, oprócz standardowych pól wyszukiwania opisanych wcześniej, dostępne będą dodatkowe opcje dostosowane do specyfiki działania danej instytucji. Dzięki temu wyszukiwanie może być jeszcze bardziej precyzyjne i efektywne.

EZD RP umożliwia wyszukiwanie kontaktów w module Baza kontaktów dostępnym w menu głównym. Aby odnaleźć interesujący nas podmiot, wystarczy wpisać w polu wyszukiwania minimum dwa znaki wchodzące w skład nazwy instytucji lub miejscowości, w której się ona znajduje. W przypadku osób fizycznych wyszukiwanie działa na podstawie dwóch pierwszych znaków imienia lub nazwiska. 

Widok wyszukiwarki w Bazie kontaktów.

Kontakty znajdujące się w bazie można wyszukiwać również w innych miejscach systemu, np. podczas:

• rejestracji korespondencji wychodzącej,
• dodawania uczestników spraw,
• rejestracji i uzupełniania danych przesyłek wpływających,
• tworzenia list seryjnych po kliknięciu kafelka Schematy.

Rozbudowane narzędzia wyszukiwania dostępne w różnych miejscach systemu. Pozwalają na precyzyjne odnajdywanie potrzebnych danych za pomocą filtrów i parametrów dopasowanych do specyfiki pracy użytkowników. 

Łatwy dostęp do niezbędnych danych ułatwia użytkownikom skuteczne realizowanie obowiązków związanych z zarządzaniem dokumentacją. Zwiększa też efektywność codziennej pracy, a w dłuższej perspektywie – pozytywnie wpływa na działanie całej organizacji.  

---

Więcej artykułów na temat EZD RP w sekcji: Artykuły i wywiady. Zapraszamy do lektury!