Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Awaria systemu klasy EZD to scenariusz, którego nie można całkowicie wykluczyć. Można jednak się do niego dobrze przygotować. Ważna jest nie tylko reakcja techniczna, lecz także gotowość organizacyjna całego urzędu.

Nagła niedostępność systemu natychmiast ujawnia słabe i mocne strony organizacji. Brak dostępu do funkcji kancelaryjnych, rejestrów i historii spraw może sparaliżować procesy administracyjne – chyba że urząd działa według wcześniej określonych zasad.

Celem rekomendacji przygotowanych przez ekspertów NASK jest precyzyjne określenie procedur, odpowiedzialności oraz sposobu organizacji pracy w sytuacji całkowitej lub częściowej niedostępności systemu klasy EZD. Istotne jest zapewnienie nieprzerwanej realizacji spraw i zachowanie spójności dokumentacji. Zakres rekomendacji obejmuje wszystkich pracowników korzystających z systemu w codziennej pracy – od punktów kancelaryjnych po komórki merytoryczne.

Podstawą skuteczności każdego planu jest precyzja pojęć. System klasy EZD pełni rolę narzędzia do realizacji czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu spraw i gromadzenia dokumentów elektronicznych. Jego niedostępność może mieć różną skalę, dlatego równie ważne jest rozróżnienie sytuacji, z jakimi urząd może się zmierzyć.

Awaria oznacza brak dostępności systemu lub jego kluczowych funkcji, ale nie zawsze prowadzi do całkowitego zatrzymania pracy. W praktyce występują zdarzenia o charakterze częściowym, kiedy ograniczona jest jedynie część funkcji, oraz awarie całkowite, uniemożliwiające korzystanie z systemu w całości. Do tego dochodzą sytuacje związane z infrastrukturą zewnętrzną, które mogą wpływać na działanie EZD niezależnie od samego systemu.

Istotnym pojęciem jest także tryb awaryjny – rozumiany jako tymczasowa organizacja pracy oparta o procedury zastępcze. Równolegle funkcjonuje koncepcja tymczasowego zaprzestania działań w systemie EZD, czyli przerwy o określonym, ustalonym w jednostce czasie trwania, podczas której pracownicy powstrzymują się od wykonywania czynności kancelaryjnych w systemie.

Schemat przedstawia sposób funkcjonowania urzędu w razie niedostępności systemu teleinformatycznego klasy EZD (schemat jest również dostępny w pliku PDF zamieszczonym pod artykułem).

Pierwszy sygnał o problemie zawsze pochodzi od użytkownika. To pracownik, który zauważa nieprawidłowości, inicjuje proces reagowania, zgłaszając awarię do działu IT lub administratora EZD – telefonicznie, e-mailowo lub poprzez dostępny system zgłoszeń. Ważne jest przy tym możliwie dokładne opisanie objawów oraz kontekstu sytuacji.

Służby informatyczne podejmują próbę natychmiastowego usunięcia usterki. Jeśli nie przynosi ona efektu, następuje etap analizy i przekazania informacji kierownictwu. Wskazywany jest charakter awarii – czy ma ona wymiar lokalny, częściowy czy całkowity – oraz jej zakres i przewidywany czas trwania.

Dopiero na tej podstawie podejmowana jest decyzja o dalszych działaniach. Kierownik jednostki lub osoba przez niego wyznaczona decyduje, czy należy przejść w tryb awaryjny, czy jedynie wstrzymać określone czynności w systemie. Informacja o decyzji musi szybko dotrzeć do wszystkich pracowników – niezależnie od kanału komunikacji, czy będzie to e mail, intranet, komunikator czy przekaz ustny.

Jeżeli zapada decyzja o uruchomieniu trybu awaryjnego, urząd przechodzi na model pracy oparty na dokumentację papierową. Nie jest to jednak powrót do dowolności, lecz działanie według ściśle określonych zasad.

Wpływająca korespondencja rejestrowana jest w zastępczym rejestrze przesyłek wpływających, a korespondencja wychodząca w odpowiednim rejestrze dla przesyłek wychodzących. Sprawy prowadzi się w tradycyjnych teczkach papierowych, zachowując ciągłość ich obsługi. Każde przekazanie dokumentu wymaga potwierdzenia odbierającego przesyłkę w rejestrze zastępczym, co pozwala utrzymać kontrolę nad obiegiem dokumentów mimo braku systemu.

W sytuacji krótszych przerw stosuje się łagodniejsze rozwiązanie – tymczasowe zaprzestanie działań w EZD. Wówczas pracownicy wstrzymują się z wykonywaniem czynności, które wymagają systemu, i wracają do nich po jego przywróceniu. Granica między tymi trybami zależy m.in. od czasu trwania awarii, określanego wewnętrznie w jednostce.

Z chwilą przywrócenia działania EZD rozpoczyna się etap wymagający precyzji, dyscypliny oraz bieżącej koordynacji procesu powrotu do pracy w systemie. Koordynację tych działań prowadzi koordynator czynności kancelaryjnych, koordynator merytoryczny ds. EZD lub inna osoba wyznaczona w jednostce. Do ich zadań należy w szczególności nadzorowanie prawidłowego przywrócenia obsługi spraw w EZD, koordynowanie czynności wykonywanych po zakończeniu pracy w trybie awaryjnym oraz zapewnienie spójności i kompletności dokumentacji.

Dane zgromadzone w rejestrach zastępczych muszą zostać wprowadzone do systemu przez punkty kancelaryjne. Równolegle pracownicy odtwarzają przebieg spraw, uzupełniając je o brakujące informacje i dołączając skany dokumentów papierowych.

Każda sprawa oznaczona zastępczo otrzymuje w systemie odpowiednią adnotację, która wskazuje na jej historię w okresie awarii. Informacja o zakresie pracy w trybie awaryjnym trafia do koordynatora czynności kancelaryjnych oraz archiwisty, a oryginalne rejestry zastępcze zostają włączone do składu chronologicznego wewnętrznego elementów akt sprawy.

Decyzję o zakończeniu pracy w trybie awaryjnym podejmuje kierownik jednostki, zamykając tym samym etap funkcjonowania poza systemem.

Choć scenariusz awarii wydaje się dynamiczny i nieprzewidywalny, jego przebieg porządkuje jasno określony podział ról. Kierownik jednostki odpowiada za decyzje organizacyjne, administrator EZD za analizę i przywrócenie działania systemu, a pracownicy za rzetelne prowadzenie dokumentacji i jej późniejsze odtworzenie.

To właśnie konsekwencja w realizacji tych ról sprawia, że nawet poważna awaria nie prowadzi do paraliżu, lecz staje się sytuacją zarządzaną – przewidzianą, opisaną i możliwą do opanowania.

Więcej artykułów na temat EZD RP w sekcji: Artykuły i wywiady. Zapraszamy do lektury!