Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

 

Jako samorządowiec z Podlasia miał Pan okazję obserwować rozwój EZD PUW, czyli systemu, który jest protoplastą EZD RP. Kiedy po raz pierwszy zetknął się Pan z elektronicznym zarządzaniem dokumentacją?

Oczywiście wiedziałem o funkcjonowaniu EZD PUW, ponieważ system ten został opracowany przez Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku. Zanim jednak rozpoczęliśmy wdrożenie EZD RP, korzystaliśmy z systemu SmartDoc, który w naszej gminie wspierał elektroniczny obieg dokumentów.

EZD RP oceniam jako rozwiązanie bardziej kompleksowe. Oferuje wiele użytecznych funkcji i pozwala skutecznie i bezpiecznie zarządzać dokumentacją wpływającą do urzędu i w nim wytwarzaną.

Czy wdrożenie EZD RP było naturalnym etapem cyfrowej transformacji Supraśla?

Wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentacją zarówno w urzędzie, jak i jednostkach podległych było dla nas naturalnym kierunkiem rozwoju. Widzimy, że kolejne pokolenia mieszkańców traktują dokument elektroniczny jako coś oczywistego. Administracja publiczna musi więc dostosowywać się do zmieniających się oczekiwań, postępu technologicznego i nowych sposobów komunikacji.

Jakie cele przyświecały supraskiemu samorządowi przy podejmowaniu decyzji o tym wdrożeniu?

To cele długofalowe, których jeszcze nie osiągnęliśmy w pełni, ponieważ nadal jesteśmy w procesie wdrażania. Na tym etapie uczymy się systemu i wykorzystujemy go jako wsparcie dla tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów.

Naszym celem jest stopniowe zwiększanie liczby spraw prowadzonych wyłącznie elektronicznie w systemie EZD RP. Chcemy przeprowadzać ten proces sukcesywnie, tak aby był bezpieczny dla organizacji i dobrze przygotowany na każdym etapie.

Wspomniał Pan, że wdrożenie objęło nie tylko urząd, ale również jednostki podległe, które były wdrażane w modelu kaskadowym. Skąd taka decyzja?

Uznaliśmy, że wdrożenie systemu wyłącznie w urzędzie nie przyniesie oczekiwanych rezultatów. Dlatego zdecydowaliśmy się rozszerzyć projekt na jednostki organizacyjne gminy.

Mieszkańcy coraz częściej korzystają z elektronicznych form kontaktu z administracją i instytucjami publicznymi. Dobrym przykładem są dzienniki elektroniczne, które od lat funkcjonują w szkołach. Skoro takie rozwiązania sprawdzają się w codziennym kontakcie rodziców ze szkołami, nic nie stoi na przeszkodzie, aby podobnie wyglądała komunikacja także w innych sprawach urzędowych.

W ilu jednostkach wdrożyliście EZD RP?

System wdrożyliśmy w Urzędzie Miejskim w Supraślu oraz w pięciu jednostkach podległych: Centrum Kultury i Rekreacji w Supraślu, Żłobku Samorządowym im. Anny Żynel w Supraślu, Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Ogrodniczkach, Sportowej Szkole Podstawowej im. Ferdynanda Mareckiego w Supraślu oraz Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Supraślu.

Nie każda gmina może powiedzieć, że jedna z jej jednostek zapisała się w historii projektu EZD RP. Jak przyjął Pan informację, że to właśnie Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Supraślu został 4000. podmiotem, który wdrożył system?

Przyjąłem tę informację z satysfakcją. To potwierdzenie, że decyzja o wdrożeniu EZD RP była słuszna. Cieszy również to, że wraz z rosnącą liczbą jednostek administracji publicznej uczestniczymy w procesie cyfryzacji urzędów i rozwoju nowoczesnych usług publicznych.

Jaką rolę w całym przedsięwzięciu odegrała współpraca z NASK?

Rola NASK była kluczowa i jak najbardziej pozytywna. NASK od początku zachęcał nas do wdrożenia systemu, pomagał w organizacji kolejnych etapów projektu i zapewniał wsparcie na każdym etapie prac.

Korzystając z okazji, chciałbym podziękować zarówno kierownictwu NASK, jak i wszystkim pracownikom zaangażowanym w ten proces. Otrzymaliśmy pełne wsparcie merytoryczne i organizacyjne, co miało duże znaczenie dla sprawnej realizacji projektu.

Jak pracownicy zostali przygotowani do pracy w nowym środowisku?

Po podpisaniu odpowiednich porozumień od razu przystąpiliśmy do działania. Pracownicy uczestniczyli w szkoleniach, które okazały się bardzo wartościowe. Przez cały czas mogliśmy również liczyć na wsparcie ekspertów NASK.

Sam system jest w dużej mierze intuicyjny, dlatego jestem przekonany, że wraz z nabywaniem doświadczenia użytkownicy będą czuć się w nim coraz pewniej.

Z jakim nastawieniem pracownicy podeszli do tej zmiany?

Nie spotkaliśmy się z oporem czy sprzeciwem. Pracownicy przyjęli tę zmianę ze zrozumieniem i stopniowo rozpoczęliśmy proces wdrażania. Myślę, że wszyscy dostrzegają dziś, że od technologicznego postępu nie ma odwrotu. Przychodzi moment, w którym trzeba po prostu przygotować organizację na nowe rozwiązania.

Czy wdrażanie systemu etapami pomaga w oswojeniu zmiany?

Z pewnością tak. Duże znaczenie ma to, że obecnie równolegle funkcjonuje jeszcze tradycyjny obieg dokumentów. EZD RP pełni na razie rolę systemu wspierającego, dzięki czemu pracownicy mogą stopniowo przyzwyczajać się do nowych sposobów pracy.

Takie podejście pozwala spokojnie zdobywać doświadczenie i budować kompetencje bez konieczności wprowadzania rewolucyjnych zmian z dnia na dzień.

Jakie może Pan wskazać najważniejsze wyzwania związane z wdrażaniem EZD RP?

Nie napotkaliśmy większych przeszkód organizacyjnych czy technicznych. Największym wyzwaniem jest obecnie równoległa praca w dwóch środowiskach: papierowym i elektronicznym. To jednak konsekwencja naszego świadomego i ostrożnego podejścia.

Nie chcemy od razu przechodzić w pełni na elektroniczny obieg dokumentów. Nie znam też gminy, która zdecydowałaby się na taki krok z dnia na dzień. Jestem jednak przekonany, że to tylko kwestia czasu.

Co ważne, sami pracownicy dostrzegają korzyści płynące z prowadzenia spraw wyłącznie w formie elektronicznej. Widzą, że w dłuższej perspektywie może to uprościć codzienną pracę i usprawnić funkcjonowanie urzędu.

Czy można zatem powiedzieć, że pełne przejście na elektroniczny obieg dokumentów pozostaje celem na najbliższe lata?

Zdecydowanie tak. Chcemy docelowo pracować wyłącznie w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją. Trudno dziś wskazać konkretny termin osiągnięcia tego celu, ale jestem przekonany, że konsekwentnie zmierzamy w tym kierunku.

Musimy oczywiście uwzględniać kwestie techniczne oraz przyzwyczajenia mieszkańców i wszystkich osób korzystających z usług urzędu. Jednocześnie chciałbym podkreślić, że każde podanie, wniosek czy pismo złożone w formie papierowej będzie nadal przyjmowane. Również odpowiedź może zostać przekazana w formie tradycyjnej, jeśli taka będzie wola mieszkańca.

Będziemy jednak stopniowo zachęcać do korzystania z komunikacji elektronicznej, ponieważ właśnie w tym kierunku rozwija się współczesna administracja.

---

Więcej artykułów na temat EZD RP w sekcji: Artykuły i wywiady. Zapraszamy do lektury!