docuRob-EZD - narzędzie procesowości w EZD RP
Opis integracji
Platforma docuRob firmy Intelligent Document Engineering jest nowoczesną platformą low-code klasy BPM (Business Process Management) zgodną ze standardami BPMN 2.02, Topic Maps (ISO/IEC 13250), REST API i XML.
Moduł docuRob WorkFlow to centralnie zarządzane środowisko do modelowania, wykonywania i monitorowania cyfrowych przepływów informacji i zadań. Aplikacje realizowane w architekturze procesowej, działające lokalnie lub w chmurze, mogą obejmować jedną lub wiele współpracujących organizacji.
Platforma składa się ze współpracujących ze sobą modułów.
- Silnik Workflow (docuRob WorkFlow) – rdzeń systemu, odpowiedzialny za interpretację definicji procesu i zarządzanie jego instancjami w czasie rzeczywistym.
- Projektant Procesów (docuRob ProcessModeler) – narzędzie do analizy i projektowania procesów zgodnie ze standardem notacji BPMN 2.0.
- Model Ontologii (docuRob OntologyManager) – tworzony jako sieć semantyczna zgodna z notacją Topic Maps (ISO/IEC 13250). Obejmuje m.in. katalog użytkowników procesów, strukturę organizacyjną, zależności służbowe, role i kompetencje oraz centralny słownik danych z definicjami atrybutów formularzy.
- Projektant Formularzy (docuRob eFormsDesigner) – narzędzie do tworzenia interfejsów graficznych do wprowadzania i prezentacji danych w procesach. Formularze są zapisywane w systemie w formacie XML.
- Baza danych (Database) – przechowuje definicje procesów, dane z formularzy, historię wykonania (audyt) oraz konfigurację systemu. Platforma umożliwia elastyczny wybór silnika bazy danych.
Integracja EZD RP z platformą docuRob realizowana przez REST API pozwala na inteligentną automatyzację złożonych procesów obsługi dokumentów, automatyczną wymianę danych i plików oraz integrację z dziedzinowymi systemami informatycznymi wykorzystywanymi w organizacji.
Zadaniem platformy integracyjnej docuRob-EZD jest udostępnienie użytkownikom systemu EZD RP rozwiązań aplikacyjnych opartych na aktualnych standardach procesowości. Zastosowane narzędzia umożliwiają projektowanie i wdrażanie oprogramowania do zarządzania procesami pracy z wykorzystaniem standardu BPMN 2.0, dynamiczne formularze elektroniczne oraz reguły typu low-code modułu BPQL (Business Process Query Language).
Praktyczną weryfikacją integracji jest tworzenie wzorców projektowych. Istotnym uzupełnieniem standardowych procesów obsługi dokumentów są procesy wspierające pracę grupową. Poniżej przedstawiono wzorzec procesu pracy grupowej, który można łatwo zaadaptować do obsługi dowolnych grup zadaniowych – zarówno stałych, jak i tworzonych ad hoc.
Przykładowy proces pracy grupowej
W lewym dolnym rogu przedstawiono role użytkowników realizujących zadania w procedurze wydawniczej. Iteracyjny model procesu odzwierciedla procedurę wykonywaną w trzech przebiegach.
Uczestnicy, zgodnie ze swoimi rolami, mają dostęp do formularza procesu, który pełni funkcję graficznego interfejsu użytkownika. Model uwzględnia również możliwość automatycznej analizy i korekty tekstu dokumentu przy użyciu LLM (Large Language Model).
Właścicielem procesu pracy grupowej jest użytkownik, który zainicjował Obieg w EZD RP, tworząc odpowiednie dokumenty. Proces pracy grupowej, zgodnie z określonymi regułami dotyczącymi doboru wykonawców zadań i ścieżek przepływów, automatycznie przejmuje dokumentację i realizuje obsługiwaną procedurę.
Po zakończeniu instancji procesu dokumentacja Obiegu, zmodyfikowana lub rozszerzona o nowe dokumenty, jest automatycznie zwracana do repozytorium EZD RP. Załącznikami obiektu obsługiwanego w ramach procesu pracy grupowej są dokumenty zaimportowane z repozytorium EZD RP w momencie inicjacji procesu oraz dokumenty tworzone podczas jego wykonania. Formularz można pobrać w formacie PDF.
Analogiczny wzorzec projektowy można zastosować w innych scenariuszach współpracy pracowników organizacji. Wykorzystanie nowoczesnych technik wspierania pracy zespołowej umożliwia bieżące monitorowanie realizacji zadań oraz identyfikację i analizę nieoczekiwanych zakłóceń.
Korzyści z integracji systemu dziedzinowego z EZD RP
Wdrożenie procesowości w oparciu o platformę integracyjną docuRob-EZD bezpośrednio przekłada się na cztery kluczowe filary sukcesu każdej organizacji: zgodność z procedurami, produktywność, jakość oraz wsparcie dla działu IT.
- Zgodność z procedurami. Platforma docuRob-EZD umożliwia definiowanie i automatyczne egzekwowanie wewnętrznych polityk i procedur związanych z obiegiem dokumentów. Każdy dokument przechodzi przez z góry określone etapy, co eliminuje ryzyko pominięcia kluczowych kroków lub wykonania działań niezgodnych z procedurą.
- Produktywność. Istotną zaletą platformy docuRob-EZD jest możliwość automatyzacji złożonych przepływów pracy. Od procesów akceptacji faktur, poprzez onboarding nowych pracowników, aż po zarządzanie umowami – system automatycznie kieruje dokumenty do właściwych osób, przypomina o terminach i eliminuje wąskie gardła. Narzędzia wykorzystujące LLM (Large Language Model) wspierają projektowanie i wdrażanie inteligentnych agentów, które pomagają użytkownikom w realizacji zadań.
- Jakość. System umożliwia wbudowanie reguł walidacji i etapów zatwierdzeń, które zapewniają, że dokumenty są kompletne i poprawne zanim przejdą do kolejnego etapu. To prewencyjnie zapobiega błędom i niedociągnięciom. Dzięki temu błędy i braki są eliminowane już na wczesnym etapie obiegu.
- Wsparcie dla działu IT. Platforma docuRob-EZD to ustrukturyzowane i centralnie zarządzane środowisko do modelowania, wykonywania i monitorowania cyfrowych przepływów pracy. Filozofia działania platformy opiera się na założeniu, że dział IT powinien tworzyć rozwiązania informatyczne, a użytkownicy biznesowi powinni swobodnie z nich korzystać w ramach wyznaczonych zasad.
- IT definiuje architekturę: określa model wdrożenia (lokalny lub w chmurze publicznej), polityki bezpieczeństwa, standardy integracji oraz dostępne zasoby.
- IT zarządza dostępem: tworzy role, nadaje uprawnienia i decyduje, kto może tworzyć, modyfikować i uruchamiać procesy.
- IT dostarcza elementy systemu: konfiguruje integracje z kluczowymi systemami (ERP, CRM, Active Directory) i udostępnia je jako gotowe do użycia akcje w czynnościach procesów pracy.
- Biznes buduje procesy: analitycy biznesowi lub zaawansowani użytkownicy, działając w bezpiecznym środowisku określonym przez IT, mogą samodzielnie modelować logikę procesów, odciążając programistów.
Platforma docuRob ma gwarantować stabilność, skalowalność i łatwość zarządzania procesami. Jej modułowa architektura umożliwia dopasowanie się do istniejącej infrastruktury i polityk IT.