Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Jak zostaje się ekspertem do spraw EZD?

To proces, który wymaga połączenia wykształcenia, doświadczenia zawodowego oraz znajomości przepisów prawnych i technologii informatycznych. W moim przypadku ta ścieżka była dość naturalna – po prostu fascynują mnie te zagadnienia. Zgłębiam problemy kancelaryjno-archiwalne i nieustannie rozwijam umiejętności w obszarze IT. Jako administrator EZD RP oraz EZD PUW na co dzień pracuję w świecie elektronicznego zarządzania dokumentacją.

Co należy do obowiązków eksperta do spraw EZD pracującego na rzecz Centrum Obsługi Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej?

Moje zadania są bardzo różnorodne – od bieżącego wsparcia użytkowników systemu, po dbałość o prawidłowe działanie środowisk testowego i produkcyjnego. Staram się, aby praca w EZD RP była dla pracowników nie tylko usprawnieniem, ale też przyjemnością oraz ułatwieniem w codziennym wykonywaniu swoich obowiązków.

Tworzę i testuję szablony oraz wzory pism do obsługi elektronicznej, wprowadzam modyfikacje i usprawnienia w działaniu systemu. Projektuję też ścieżki obiegu dokumentów i przepływów informacji – zarówno w samym systemie EZD RP, jak i we współpracy z innymi systemami teleinformatycznymi, np. programami dziedzinowymi czy innymi systemami klasy EZD.

Z wykształcenia jest Pan m.in. archiwistą. Jak wiedza z zakresu archiwistyki przekłada się na praktykę pracy w EZD RP? Czy dostrzega Pan, że cyfrowy system lepiej lub gorzej odzwierciedla zasady klasycznego zarządzania dokumentacją, np. w kontekście kwalifikowania, przechowywania czy porządkowania akt?

Wiedzę z zakresu archiwistyki zdobyłem dopiero w trakcie mojej pracy jako administrator systemu EZD. Informatyk patrzy na świat przez pryzmat technologii. Przejście „na drugą stronę lustra” i spojrzenie na system oczami archiwisty było dla mnie ogromną zmianą.

Studia archiwalne oraz kursy kancelaryjno-archiwalne I i II stopnia pozwoliły mi uporządkować wiedzę, zrozumieć to, co wcześniej – jako informatyk – postrzegałem jako niejasne, a następnie przełożyć to na praktykę. Myślę dziś jak archiwista, informatyk i kancelista jednocześnie. Teraz dostrzegam pełen obraz – bo wdrożenie systemu EZD to nie tylko kwestia techniczna.

Jak zatem wygląda ten pełen obraz?

Niezależnie od postaci dokumentacji – papierowej czy elektronicznej – znacznie łatwiej nią zarządzać przy wykorzystaniu narzędzi informatycznych, takich jak EZD RP.

Ten system powstał w oparciu o doświadczenia związane z pracą w EZD PUW – zarówno w zakresie funkcjonalności, jak i ergonomii pracy. Istotna była również ścisła współpraca z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych, co gwarantuje zgodność z przepisami prawa. Kluczowe jednak było wsłuchanie się w głosy użytkowników: archiwistów zakładowych, kancelistów i koordynatorów czynności kancelaryjnych. Dzięki temu EZD RP realnie wspiera zarządzanie dokumentacją – również w takich obszarach jak kwalifikowanie, przechowywanie czy porządkowanie akt.

Warto nieco przybliżyć działalność Centrum Obsługi Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej. Jakie zadania realizuje ten podmiot?

Centrum Obsługi Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej (CO KPRP) to instytucja gospodarki budżetowej, która wspiera Prezydenta RP i jego Kancelarię w realizacji ich zadań. Zapewniamy m.in. obsługę IT oraz prowadzimy kancelarię ogólną. Organem założycielskim CO KPRP jest Szef Kancelarii Prezydenta RP.

Nasza działalność obejmuje również organizację oficjalnych uroczystości, administrowanie nieruchomościami oraz świadczenie szerokiego zakresu usług niezbędnych do codziennego funkcjonowania instytucji, z którymi współpracujemy.

Choć ściśle współpracujemy z Kancelarią, zachowujemy niezależność w kwestiach kadrowych, finansowych czy logistycznych. Mamy możliwość prowadzenia działalności komercyjnej. Dysponujemy również własnym systemem kancelaryjno-archiwalnym, instrukcją kancelaryjną oraz wewnętrznymi procedurami zarządzania dokumentacją.

Jak przebiegało wdrożenie EZD RP w CO KPRP? 

Do września 2024 roku w naszej instytucji obowiązywał bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na tradycyjnej – papierowej – dokumentacji akt spraw. Nie posiadaliśmy kompleksowego systemu klasy EZD. W codziennej pracy korzystaliśmy jedynie z systemów wspomagających: do rejestracji dokumentów i obiegu faktur oraz obiegu wniosków zakupowych.

Zwiększająca się liczba zadań realizowanych zarówno wewnątrz Centrum, jak i we współpracy z Kancelarią Prezydenta, która korzysta z EZD PUW, oraz partnerami zewnętrznymi, skłoniła nas do wdrożenia nowoczesnego systemu klasy EZD. Wybór padł na EZD RP.

W jakim modelu system został wdrożony?

Ze względu na specyfikę instytucji, strategiczny charakter naszych działań, a przede wszystkim cyberbezpieczeństwo system został wdrożony na naszej infrastrukturze. Wykorzystaliśmy własne zasoby ludzkie, finansowe i materialne, a na każdym etapie prac korzystaliśmy ze wsparcia ekspertów NASK.

Za wdrożenie odpowiedzialny był zespół powołany Zarządzeniem Dyrektora Centrum, w skład którego weszli m.in. pracownicy IT, archiwiści, kanceliści, prawnicy, kadrowcy, kierownicy komórek organizacyjnych oraz członkowie ścisłego kierownictwa.

Istotną rolę odegrało pozytywne nastawienie i zaangażowanie Dyrektora Centrum. To właśnie jego wsparcie i przywództwo nadały kierunek wszystkim działaniom Jasno wskazywał cel i pokazywał, że sam chce pracować w tym systemie. Bez tego zaangażowania wdrożenie mogłoby zakończyć się niepowodzeniem i poczuciem, że pracownicy zostali do czegoś przymuszeni.

Wspomniał Pan o współpracy z ekspertami NASK. Jak ją Pan ocenia?

Z ekspertami NASK współpracujemy od samego początku – kontakt nawiązaliśmy już na etapie przygotowań do wdrożenia EZD RP. Później NASK aktywnie wspierał nas także w trakcie samego wdrożenia, oferując zarówno pomoc techniczną, jak i merytoryczną, w tym szkolenia dla pracowników i administratorów systemu.

Otrzymaliśmy profesjonalne wsparcie, zaangażowanie i otwartość na nasze specyficzne potrzeby. Dzięki temu wdrożenie przebiegło bardzo sprawnie. Równie wysoko oceniam pomoc techniczną i merytoryczną świadczoną już po zakończeniu wdrożenia – eksperci NASK pozostają dostępni, szybko reagują na zgłoszenia i zapewniają rzetelne doradztwo w zakresie dalszego rozwoju i optymalizacji systemu. Oczywiście nie wszystkie moje pomysły są wdrażane – rozumiem, że musi je poprzedzać analiza biznesowa, a sam pomysł musi być uniwersalny i realnie produktywny dla wszystkich instytucji korzystających z EZD RP. Mimo to warto próbować i korzystać z tej współpracy.

Dzięki wsparciu NASK mamy pewność, że korzystamy z systemu EZD RP efektywnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Co stanowiło największe wyzwanie podczas wdrażania systemu?

Wdrożenie EZD RP w Centrum Obsługi Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej było moim drugim doświadczeniem tego typu – wcześniej współpracowałem przy wdrożeniu systemu w KRUS. Tym razem dużym wyzwaniem była specyfika instytucji, dotychczasowy ustrój kancelaryjny oraz wysokie oczekiwania kierownictwa.

Korzystałem ze swojej wiedzy praktycznej, wciąż jednak potrzebowałem wsparcia technicznego ekspertów NASK – szczególnie podczas instalacji i konfiguracji systemu, m.in. przy pracy z KUiP-em czy ustawieniami roota.

Skoczyliśmy na głęboką wodę. Już na starcie postanowiliśmy, że około 70% spraw będzie prowadzonych elektronicznie. To oznaczało konieczność opracowania zupełnie nowych normatywów kancelaryjnych, gruntowną przebudowę katalogu JRWA, dostosowanie szablonów dokumentów oraz zaprojektowanie nowych ścieżek obiegu, przedstawionych w formie zrozumiałych infografik. Pracy było naprawdę dużo.

Z jakimi problemami mierzyli się pracownicy?

Dużym wyzwaniem była „rewolucja umysłowa”, czyli przekonanie pracowników do porzucenia dotychczasowych przyzwyczajeń. Przejście z dokumentacji papierowej na elektroniczną, wprowadzenie składu chronologicznego i stopniowe usuwanie segregatorów i teczek z biurek nie było łatwe.

Jak udało się przekonać pracowników do zmiany?

Pomogły szkolenia, szkolenia i jeszcze raz szkolenia. Oprócz tych prowadzonych własnymi siłami, skorzystaliśmy z bezpłatnej oferty NASK – zarówno stacjonarnej, jak i online. Trenerzy nie tylko prezentowali możliwości systemu i odpowiadali na pytania, ale przede wszystkim przekonująco pokazali, że strach ma wielkie oczy, a EZD RP naprawdę ułatwia codzienną pracę.

Jest Pan jednym z najaktywniejszych użytkowników Forum EZD RP, które skupia już ponad 1000 zarejestrowanych osób dzielących się doświadczeniem i wiedzą praktyczną. Z jakimi tematami spotyka się Pan najczęściej na forum? Czy widać jakieś trendy wśród zgłaszanych pytań?

Statystyki forum wyraźnie pokazują trzy dominujące obszary. Najważniejszy to „Użytkowanie i praca w systemie” – ponad 220 tematów. Kolejnymi są „Instalacja i tematy techniczne”, gdzie można znaleźć około 140 wątków, oraz „Konfiguracja i administracja – około 80 tematów. To pokazuje, że użytkownicy – zarówno administratorzy, jak i koordynatorzy kancelaryjni – aktywnie korzystają z systemu i szukają nie tylko rozwiązań technicznych, ale przede wszystkim praktycznych odpowiedzi na pytania kancelaryjno-archiwalne.

EZD RP działa już produkcyjnie w ponad 1300 jednostkach administracji publicznej i choć jest to jeden system, to każdy podmiot ma swoją specyfikę, potrzeby i codzienne wyzwania. Właśnie w tym leży siła EZD RP – w umiejętności wspierania tej różnorodności.

Jakie znaczenie ma według Pana Forum EZD RP dla rozwoju społeczności użytkowników systemu?

Forum to nie tylko miejsce zadawania pytań, ale przestrzeń wzajemnego wsparcia. Umożliwia szybki kontakt, wymianę pomysłów i dzielenie się sprawdzonymi „trikami”, które po prostu ułatwiają życie. Często odpowiedzi pojawiają się błyskawicznie, bo ktoś już wcześniej mierzył się z podobnym problemem.

Oczywiście w przypadku bardziej złożonych spraw – zgłoszenia trafiają do Działu Wsparcia EZD, co jest rekomendowanym sposobem kontaktu. Forum to bardziej nieformalne miejsce, w którym łatwiej powiedzieć „cześć, mam problem” i uzyskać realną, szybką pomoc.

Jak przekonałby Pan sceptyka, który twierdzi: „EZD nie jest mi potrzebne w pracy”?

Zacząłbym od odwołania się do jego codziennych doświadczeń, zadając proste pytanie: „Czy zdarzyło się Pani lub Panu szukać dokumentu przez pół dnia? Zastanawiać się, kto aktualnie prowadzi sprawę? Albo przegapić termin odpowiedzi, bo pismo leżało na biurku kogoś innego?”.

EZD RP został stworzony właśnie po to, by eliminować takie sytuacje. To nie jest biurokratyczny dodatek – to praktyczne narzędzie, które upraszcza i przyspiesza to, co i tak robimy: tworzenie dokumentów, ich podpisywanie, obieg, gromadzenie i archiwizowanie.

Z moich obserwacji wynika, że wielu użytkowników, którzy początkowo byli niechętni systemowi, po kilku tygodniach nie wyobraża sobie powrotu do papieru. Dlaczego? Bo zyskują większą sprawczość, kontrolę, porządek i najważniejszą korzyść: oszczędność czasu. A właśnie czas – ten wiecznie deficytowy zasób – jest najlepszym argumentem. EZD RP nie zabiera czasu. On go oddaje.
 

---

Więcej artykułów na temat EZD RP w sekcji: Artykuły i wywiady. Zapraszamy do lektury!