EZD i EOD: podobieństwa, różnice oraz zastosowanie w e-administracji
28.10.2025
Użytkownicy systemów informatycznych często spotykają się z pojęciami „elektroniczne zarządzanie dokumentacją” i „elektroniczny obieg dokumentów”. Choć bywają one używane zamiennie, w rzeczywistości odnoszą się do różnych typów oprogramowania. Wyjaśniamy, co je łączy, a co różni oraz dlaczego znajomość tych różnic jest istotna przy wyborze i wdrażaniu odpowiedniego systemu.
W praktyce urzędowej można spotkać się z sytuacją, gdy elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD) utożsamiane jest z elektronicznym obiegiem dokumentów (EOD). Takie podejście prowadzi jednak do nieporozumień, ponieważ oba rozwiązania różnią się zakresem i funkcjonalnością.
Elektroniczny obieg dokumentów to pojęcie znacznie bardziej ogólne, a wobec systemów informatycznych, do których się odnosi, stosowane są mniej rygorystyczne normy.
Oprogramowanie klasy EZD musi spełniać ściśle określone wymagania, ponieważ stanowi narzędzie realizujące obieg dokumentów w ramach bezdziennikowego systemu kancelaryjnego. Zasady jego działania zostały określone w obowiązujących przepisach prawa.
System kancelaryjny to zbiór zasad i procedur regulujących postępowanie z dokumentem od momentu jego wpływu do instytucji (lub powstania w niej) aż do archiwizacji, czyli przez cały cykl życia pisma.
Można powiedzieć, że system klasy EZD przenosi biurko pracownika – referenta, specjalisty czy kierownika – do środowiska elektronicznego. Umożliwia wykonywanie codziennych czynności kancelaryjnych, takich jak dekretacja, podpisywanie, akceptacja, wysyłanie pism czy korespondencji elektronicznej. To wirtualne biurko pracownika administracji publicznej.
System EOD natomiast służy do automatyzacji i przyspieszenia obiegu dokumentów w organizacji. Umożliwia przekazywanie pism między osobami decyzyjnymi i kontrolę terminów realizacji zadań. Tego typu rozwiązania są często stosowane w sektorze prywatnym.
Zazwyczaj EOD wspiera wybrane obszary działalności, takie jak rozliczanie czasu pracy, obsługa urlopów, wniosków czy procesów wewnętrznych. Nie jest to jednak system klasy EZD – aby nim zostać, musiałby spełniać określone w przepisach wymagania.
Wymagania prawne wobec systemu klasy EZD
Ponieważ system klasy EZD stanowi sposób realizacji obiegu dokumentów w ramach bezdziennikowego systemu kancelaryjnego, musi spełniać wymogi określone w przepisach prawa.
Najważniejsze akty prawne regulujące funkcjonowanie systemów klasy EZD
- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
- Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne
- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r., w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi
- Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r., w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych
Zgodnie z tymi regulacjami system klasy EZD, oprócz funkcji zbliżonych do oprogramowania typu EOD, musi być dostosowany do specyfiki i standardów obowiązujących w jednostkach sektora publicznego.
W szczególności warto zwrócić uwagę na zapisy w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi. Zgodnie z nimi system klasy EZD powinien m.in.:
- zapewniać integralność treści dokumentów i metadanych poprzez zabezpieczenie przed nieuprawnionymi zmianami,
- chronić dokumenty spraw załatwionych przed modyfikacją,
- zabezpieczać przed usunięciem dokumentów z systemu, z wyjątkiem czynności udokumentowanych w ramach ustalonych procedur,
- zapewniać stały dostęp do dokumentów i możliwość ich wyszukiwania,
- umożliwiać odczytanie metadanych dla każdego dokumentu.
Ponadto system powinien kontrolować dostęp użytkowników do dokumentów i metadanych oraz umożliwiać odczytanie treści dokumentów bez zniekształceń. Powinien również zapewniać odtworzenie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz wspomagać klasyfikowanie, kwalifikowanie i grupowanie dokumentów w akta spraw na podstawie wykazu akt.
Uwaga! System klasy EZD powinien być stale aktualizowany w związku z pojawianiem się nowych wymagań prawnych.
Dodatkowo system do elektronicznego zarządzania dokumentacją musi wspierać i dokumentować proces brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przygotowanie materiałów archiwalnych i ich metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
Oprogramowanie, które nie spełnia powyższych wymogów, nie może być uznane za system klasy EZD – stanowi jedynie system do elektronicznego obiegu dokumentów.
EZD i EOD w praktyce
Z wymogów prawnych wynikają istotne różnice w funkcjach zapewnianych przez systemy do elektronicznego obiegu dokumentów i elektronicznego zarządzania dokumentacją.
Oprogramowanie typu EOD zazwyczaj umożliwia automatyzację obiegu dokumentów i zadań, sprawny przepływ dokumentacji między użytkownikami bez fizycznego jej przekazywania, korzystanie z wewnętrznej poczty elektronicznej, OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), podpisy elektroniczne oraz tworzenie procesów, czyli konkretnych, zaplanowanych obiegów dokumentów.
System klasy EZD powinien zapewniać wszystkie funkcje typowe dla EOD, a dodatkowo przenosić tradycyjny sposób zarządzania dokumentacją do środowiska elektronicznego w pełnej zgodności z przepisami prawa. Oznacza to, że system EZD powinien umożliwiać m.in. prawidłowe opisywanie metadanych dokumentów, zakładanie i rejestrowanie spraw, ewidencjonowanie dokumentacji wpływającej i wychodzącej oraz tworzenie i prowadzenie składów chronologicznych.
Widok rejestru korespondencji wychodzącej w EZD RP. System klasy EZD powinien przenosić tradycyjny sposób zarządzania dokumentacją do środowiska elektronicznego, m.in. musi zapewnić moduł rejestrowania korespondencji.
Co istotne, wszystkie czynności kancelaryjne, takie jak podpisy, akceptacje czy dekretacje, muszą mieć swoje odzwierciedlenie w systemie, zapewniając pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów w jednostkach sektora publicznego.
Więcej artykułów na temat EZD RP w sekcji: Artykuły i wywiady. Zapraszamy do lektury!