Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

PCG Academia to firma obsługująca uczelnie oraz instytuty naukowe. Jest odpowiedzialna za sprzedaż licencji, doradztwo i usługi wdrożeniowe oraz utrzymaniowe związane z wykorzystaniem platformy WEBCON BPS przez instytucje z sektora edukacyjnego.

Platforma WEBCON BPS jest silnikiem procesowym, który wspiera duże systemy dziedzinowe, tj. ERP, HR, CRM, LMS i inne, o łatwo modyfikowalną warstwę procesową, która często staje się linią pierwszego kontaktu z użytkownikami. Cechą charakterystyczną platformy jest również łatwość integracji z różnymi usługami, takimi jak: e-Doręczenia, ePUAP, eNadawca, JSA, KSeF, Archiwa Państwowe.

WEBCON BPS to platforma low-code klasy BPM/Workflow, która umożliwia modelowanie i realizację dowolnych procesów – m.in. finansowych, kancelaryjnych, HR, IT czy operacyjnych – w ramach jednej, spójnej platformy. Zastosowanie jednolitego silnika procesowego pozwala na stopniowe rozszerzanie istniejących obiegów oraz budowę kolejnych procesów bez konieczności przebudowy już działających rozwiązań. Platforma pełni rolę silnika workflow, umożliwiającego elastyczne projektowanie, uruchamianie i rozbudowę obiegów procesowych w powiązaniu z systemami zewnętrznymi, takimi jak EZD RP.

PCG przygotowało autorskie narzędzie integrujące WEBCON BPS z EZD RP – tzw. Integrator PCG Academia. Jego najważniejsze funkcje to:

• dwustronna wymiana informacji między EZD RP a platformą WEBCON BPS, umożliwiająca rozbudowę o inne procesy realizowane w systemie WEBCON BPS;
• obsługa mechanizmów archiwizacji danych zgromadzonych w obu systemach, która pozwala na rozbudowę o integrację z Archiwami Państwowymi;
• współdzielenie przez Integrator PCG Academia i EZD RP uprawnień oraz słowników, a także umożliwienie ich wykorzystania w innych usługach.

Platforma WEBCON BPS jest elastycznym narzędziem, ale sama w sobie nie umożliwia integracji z EZD RP. Opracowany i wdrożony przez PCG Academia autorski mechanizm integracyjny w połączeniu z silnikiem WEBCON BPS umożliwia wielokrotne wykorzystanie metod i komponentów dla różnych aplikacji i obiegów. Pozwala to elastycznie rozbudowywać procesy o dodatkowe rozszerzenia, automatyczną wymianę danych i dokumentów oraz integracje z innymi systemami, dopasowane do specyfiki organizacji na każdym etapie jej rozwoju.

Mechanizm integracyjny, którego punktem początkowym jest silnik WEBCON BPS, pobiera z EZD RP kontekst użytkownika, wykorzystując strukturę organizacyjną EZD RP do identyfikacji stanowisk. Pobierane są również powiązane z wybranym stanowiskiem użytkownika sprawy w EZD RP. Użytkownicy mają możliwość powiązania dokumentów z konkretną sprawą. Użytkownicy procedują sprawy w ramach obiegów, uzupełniają je, weryfikują, przekazują, konsultują, akceptują i uzupełniają o załączniki.

Widok uzupełnienia danych dokumentu z możliwością powiązania ze sprawą – w kontekście jednostki pracownika.

Po zatwierdzeniu, dokumenty wraz z kompletem metadanych mogą zostać automatycznie przesłane do EZD RP i zarejestrowane w aktach sprawy. Całość jest walidowana pod kątem zgodności, a każda zmiana danych lub dokumentów jest synchronizowana między systemami. Proces kończy się formalnym zakończeniem procedowania sprawy w WEBCON BPS oraz utrwaleniem jego efektów w EZD RP, z pełną historią i możliwością raportowania.

Widok sprawy w EZD RP – uzupełniony o dokument, metadane oraz załączniki pochodzące z procesu WEBCON.

Integrator PCG Academia zapewnia użytkownikom EZD RP i WEBCON BPS wiele korzyści:

• inicjowanie i obsługa procesów BPM w kontekście dokumentów lub spraw – pełna kontrola nad cyklem życia procesów,
• konfigurowalność procesów – silnik workflow WEBCON BPS pozwala na elastyczne rozbudowywanie obiegów powiązanych z EZD RP,
• obsługa pracy użytkowników poprzez zadania, formularze, akceptacje i dekretacje – intuicyjna i spójna ścieżka pracy,
• zapis wyników procesów i dokumentów w centralnym repozytorium oraz automatyczna aktualizacja metadanych w EZD RP,
• walidacja dokumentów i załączników – zapewnienie zgodności z wymogami formalnymi EZD RP oraz dodatkowymi regułami biznesowymi,
• dwukierunkowa synchronizacja danych – każda zmiana w WEBCON lub EZD RP jest automatycznie aktualizowana w drugim systemie,
• globalna, spójna konfiguracja - współdzielone między systemami, pochodzące z EZD RP słowniki, struktura organizacyjna i uprawnienia na podstawie stanowiska pracownika,
• standaryzacja procesów biznesowych – eliminacja powtarzalnych, ręcznych czynności, ujednolicenie pracy w organizacji,
• konfigurowalność – procesy mogą być dostosowane do specyficznych potrzeb organizacji, bez konieczności programowania od podstaw,
• monitorowanie i raportowanie – bieżąca kontrola stanu procesów i terminowości zadań,
• historia dokumentów – pełne raportowanie przebiegu zarówno procesów WEBCON, załączników, jak i przesyłanych danych do systemu EZD RP,
• skalowalność – metody integracyjne mogą zostać wykorzystane i dodane do kolejnych aplikacji i procesów w razie potrzeb takich jak rozbudowa systemu czy zmiany formalne.