Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, nie można już powrócić do prowadzenia spraw w postaci papierowej. Stosowanie EZD staje się wówczas regułą, od której dopuszczalne są tylko wyjątki – pod warunkiem, że zostaną wskazane konkretne klasy z jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA), a więc konkretne typy spraw, które będą prowadzone w innym systemie.

Wyjątki te powinny być merytorycznie uzasadnione. To bardzo ważne z dwóch powodów:

• aby upewnić się, że nie wynikają one z niechęci do cyfryzacji lub z przyzwyczajenia do dotychczasowego sposobu działania;
• aby możliwa była późniejsza weryfikacja, czy przyczyna wyłączenia nadal istnieje (np. czy nie została usunięta w wyniku zmiany przepisów lub postępu technologicznego).

Podczas wdrażania EZD najczęściej mamy do czynienia z dwoma rodzajami wyjątków:

• sprawy prowadzone papierowo (tzw. sposób tradycyjny),
• sprawy załatwiane przy wykorzystaniu innych niż EZD systemów teleinformatycznych.

Sprawy dokumentowane tradycyjnie stanowią podstawowy segment wyjątków od EZD. Akta takich spraw mają postać papierową i są przechowywane w teczkach. Przesłankami do ich wyodrębnienia są:

• przepisy prawa, które wprost wskazują, że akta mają mieć postać papierową lub zawierają zapisy wykluczające prowadzenie dokumentacji elektronicznie;
• istotne przeszkody organizacyjne lub techniczne.

W praktyce ta druga przesłanka bywa nadużywana. Często spotykanym argumentem jest subiektywne przekonanie, że sprawy są „zbyt specyficzne”, aby prowadzić je elektronicznie. Pracownicy merytoryczni lub kierownicy komórek organizacyjnych powołują się wówczas na rzekome trudności lub „nietypowość” spraw, by utrzymać dotychczasowe, papierowe procedury.

Jednym z częstszych przykładów przywoływanej „przeszkody technicznej” jest duża objętość dokumentacji. W rzeczywistości jednak liczba dokumentów nie jest przeszkodą do prowadzenia sprawy elektronicznie – EZD RP nie nakłada ograniczeń w tym zakresie.

W sprawach prowadzonych elektronicznie dopuszczalne jest wpływanie dokumentów w postaci papierowej. W takim przypadku przesyłkę skanuje się na etapie jej rejestracji, odwzorowanie cyfrowe trafia do systemu EZD, a oryginał papierowy zostaje przekazany do składu chronologicznego. Sprawa jest prowadzona w systemie na podstawie odwzorowań cyfrowych dokumentów papierowych, które dotyczą tej sprawy. 

Inaczej wygląda sytuacja, gdy w ramach danego rodzaju spraw dokumentacja zawsze przyjmuje formę, której nie da się zeskanować (np. specyficzna postać, niestandardowe formaty). Wówczas faktycznie można mówić o uzasadnionej podstawie do wyłączenia takiej klasy spraw z EZD – ich prowadzenie w systemie elektronicznym byłoby fikcyjne, skoro każdorazowo wymagałoby dostępu do papierowych oryginałów.

Ważne, aby podmiot korzystający z systemu EZD przyjął zasadę skanowania papierowych wpływów także w sprawach prowadzonych tradycyjnie. Jeśli skanowanie nie jest możliwe z powodu np. braku odpowiednich urządzeń, to jest to sygnał, że podmiot może nie być gotowy na wdrożenie EZD w pełnym zakresie.

Drugą kategorię wyjątków od stosowania EZD stanowią sprawy, które są realizowane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do obsługi konkretnych procesów lub usług. W takich przypadkach wyjątek może dotyczyć zarówno systemu EZD, jak i systemu papierowego.

Tego rodzaju systemy różnią się zakresem funkcji. Można je podzielić na trzy grupy:

• systemy umożliwiające pełne odzwierciedlenie przebiegu załatwiania sprawy – analogicznie jak EZD,
• systemy wspomagające tylko wybrane etapy procedowania – pozwalające na realizację określonych czynności w sprawie,
• elektroniczne rejestry – zawierające dane o sprawach, lecz nieprzechowujące dokumentów stanowiących akta sprawy.

Jeżeli system dedykowany zapewnia kompleksową obsługę sprawy – umożliwia rejestrację, dodawanie dokumentów, odnotowanie działań, a także archiwizację – może zostać uznany za pełnoprawną alternatywę dla EZD. Natomiast jeśli pełni jedynie funkcję pomocniczą (np. jako rejestr), konieczne jest określenie, w jakiej postaci będą kompletowane i przechowywane akta sprawy: elektronicznie w systemie EZD albo papierowo.

Takie podejście wymaga jednak wcześniejszej analizy środowiska systemowego w podmiocie. Przed uruchomieniem EZD w trybie produkcyjnym konieczne jest przeprowadzenie inwentaryzacji wszystkich wykorzystywanych systemów dedykowanych. W przeglądzie należy uwzględnić:

• z jakich systemów korzystają poszczególne komórki organizacyjne,
• jakie czynności są w tych systemach wykonywane,
• w jakiej postaci dokumentowane są dane sprawy.

Analiza pozwoli nie tylko prawidłowo zakwalifikować wyjątki, ale także uniknąć niepożądanych zjawisk, takich jak podwójna rejestracja tej samej sprawy – w systemie dedykowanym i w EZD – czy nieczytelne reguły kompletowania dokumentacji papierowej i elektronicznej w tej samej sprawie.

Warto też podkreślić, że wyjątek może być ustalony nie tylko względem systemu EZD, lecz także względem systemu papierowego. Przepisy kancelaryjne dopuszczają możliwość wyznaczenia spraw elektronicznych jako wyjątku od systemu papierowego – pod warunkiem, że system, w którym są prowadzone, zapewnia możliwość odwzorowania przebiegu załatwiania sprawy.

Analogicznie, w sytuacji gdy podmiot wdrożył już system EZD, ale korzysta z niego tylko wspomagająco – utrzymując system papierowy jako podstawowy – dopuszczalne jest wskazanie wybranych spraw elektronicznych jako wyjątku od dokumentowania tradycyjnego. Takie podejście może być stosowane w celu ewolucyjnego, stopniowego przechodzenia na EZD, bez konieczności natychmiastowej rezygnacji z dotychczasowych procedur papierowych.

Wdrażając EZD, należy przyjąć założenie, że nie każda sprawa może być dokumentowana elektronicznie. Przepisy kancelaryjne dopuszczają istnienie wyjątków – czyli spraw prowadzonych w inny sposób niż w EZD. Określenie, które sprawy stanowią wyjątki, należy do kierownika podmiotu.

Jednocześnie warto pamiętać, że kierownik podmiotu nie musi uzgadniać listy wyjątków z jednostką nadrzędną czy właściwym archiwum państwowym. Wyjątki od EZD są sprawą wewnętrzną danej instytucji, pod warunkiem że są jasno i jednoznacznie określone w przepisach wewnętrznych.

W przepisach tych należy wskazać konkretne klasy JRWA, które stanowią wyjątek od stosowania EZD. Jeśli dana klasa nie została wyłączona, to przyjmuje się, że sprawy z tego zakresu mają być rejestrowane i dokumentowane w systemie EZD. Przy ustalaniu wyjątków warto pamiętać o kilku zasadach.

• Spójność w całym podmiocie. Sposób prowadzenia spraw przypisanych do danej klasy JRWA powinien być jednolity we wszystkich komórkach organizacyjnych. Jeśli różne komórki korzystają z tej samej klasy, to wszystkie dokumentują ją w taki sam sposób – w EZD albo jako wyjątek.
• Forma wpływu i odpowiedzi nie decyduje o postaci sprawy. To, że sprawę inicjuje dokument papierowy lub że odpowiedź zostanie wysłana tradycyjnie, nie oznacza, że nie można prowadzić jej elektronicznie. Wystarczy zeskanować wpływ i prowadzić dalsze działania w EZD. Oryginał dokumentu trafia do składu chronologicznego.
• Ograniczanie liczby wyjątków. Ustalając listę wyjątków przy wdrożeniu systemu, warto potraktować ją jako rozwiązanie tymczasowe. Celem powinno być stopniowe zmniejszanie liczby klas prowadzonych poza EZD i systematyczne włączanie ich do obsługi elektronicznej. Należy jednak unikać sytuacji odwrotnej – „cofania” spraw z EZD do papieru.

Więcej artykułów na temat EZD RP w sekcji: Artykuły i wywiady. Zapraszamy do lektury!