Konica Minolta SmartScan – skanowanie i konwersja na formaty cyfrowe
Opis integracji
SmartScan to oprogramowanie firmy Konica Minolta służące do przechwytywania skanowanych dokumentów oraz przetwarzania ich na formaty cyfrowe. Aplikacja współpracuje z urządzeniami tej samej marki. Obsługuje pliki w formatach PDF, TIFF, JPEG, BMP, RAW i dzięki technologii OCR daje możliwość konwertowania ich do formatów DOCX, XLSX, CSV, TXT lub PDF, w którym można przeszukiwać zawartość pliku.
Zintegrowanie aplikacji SmartScan z EZD RP jest możliwe z użyciem wtyczki, która pozwala na umieszczanie zeskanowanych dokumentów bezpośrednio w systemie do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Podczas konfiguracji wymagane jest ustalenie adresów URL portalu, interfejsu API, repozytorium plików oraz serwera uwierzytelniającego. Ponadto niezbędne jest wprowadzenie wcześniej wygenerowanych kluczy dostępowych API.
Na etapie konfiguracji pojawia się także opcja ustalenia domyślnych dla umieszczanych w EZD RP dokumentów metadanych. Pracę w systemie ułatwia np. możliwość ustawienia automatycznej rejestracji dokumentu w RPW oraz domyślne uzupełnianie takich parametrów jak typ skanowanego dokumentu lub metoda jego dostarczenia.
Widok konfiguracji domyślnych ustawień metadanych w SmartScan.
Widok automatycznie uzupełnionych metadanych w EZD RP wprowadzonych na podstawie konfiguracji w SmartScan.
Z kolei funkcja mapowania użytkowników pozwala na przypisanie zewnętrznych loginów pracowników do ich kont w systemie EZD RP – dzięki temu skanowane dokumenty trafiają bezpośrednio na pulpity odpowiednich osób.
Widok funkcji mapowania użytkowników w SmartScan.
Pracownicy mogą też skonfigurować, poprzez stosowanie różnych zmiennych, nadawanie dokumentom automatycznych nazw. Po przesłaniu plików do EZD RP ułatwi to ich identyfikację.
Widok konfiguracji domyślnych nazw plików przesyłanych do EZD RP.
Korzyści z integracji systemu dziedzinowego z EZD RP
Integracja aplikacji Konica Minolta SmartScan z systemem EZD RP przynosi użytkownikom wiele korzyści. Przede wszystkim dzięki automatyzacji czynności przechwytywania i przetwarzania dokumentów oraz przesyłania ich do odpowiednich miejsc w EZD RP cały ten proces przebiega w sprawny i bezproblemowy sposób. Ponadto możliwość obsługi wielu formatów plików oraz ich konwersji zapewnia dużą elastyczność i pozwala na pracę z różnymi typami dokumentów.
SmartScan oferuje również szerokie możliwości personalizacji – pozwala użytkownikom m.in. na definiowanie domyślnych metadanych, co ułatwia zarządzanie dokumentacją w sposób zgodny z potrzebami i specyfiką danej jednostki. Ponadto modułowa budowa oprogramowania – składa się ono z wtyczek (pluginów) obsługujących różne etapy przetwarzania dokumentów – daje duże możliwości dostosowania systemu do potrzeb pojawiających się w trakcie realizacji procesów wewnątrz organizacji.
Kolejnym plusem SmartScan jest wysoki poziom bezpieczeństwa i poufności, jaki aplikacja zapewnia podczas przetwarzania dokumentacji. Do tego celu służy m.in. funkcja mapowania użytkowników, która gwarantuje, że skanowane dokumenty zostaną przekierowane wyłącznie na pulpit powołanej osoby i nie trafią w inne miejsce. Warto wspomnieć również o możliwości sprawnego wyszukiwania danych – dzięki konwersji skanowanych plików za pomocą OCR odnajdywanie konkretnych informacji w dużych zbiorach dokumentacji jest szybkie i bezproblemowe.