KRUS największym użytkownikiem systemu EZD RP
09.11.2023
Od 2 października br. ponad 6 tysięcy pracowników Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego dokumentuje sprawy w postaci elektronicznej za pomocą bezpłatnego systemu klasy EZD, który został wytworzony przez NASK-PIB. To największe do tej pory produkcyjne wdrożenie EZD RP w jednostce realizującej zadania publiczne.
Struktura organizacyjna Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego umożliwia rolnikom sprawny kontakt z urzędem. Tworzą ją Centrala, 16 Oddziałów Regionalnych oraz 256 Placówek Terenowych. Aby usprawnić korespondencję i przepływ informacji z ubezpieczonymi i świadczeniobiorcami, rok temu Prezes KRUS, dr Aleksandra Hadzik, powołała Zespół ds. wdrożenia systemu EZD RP. Jego głównym zadaniem było przygotowanie przejścia organizacji na elektroniczne zarządzanie dokumentacją, w ramach którego dokumenty są skanowane, indeksowane i umieszczane w systemie zarządzania dokumentami, co umożliwia ich szybsze odnalezienie bez konieczności przeszukiwania akt papierowych.
Solidny fundament
Prace przygotowawcze obejmowały m.in.: współpracę z lokalnymi koordynatorami i ich zastępcami oraz administratorami systemu EZD RP, zapewnienie niezbędnej infrastruktury, organizację testów i bieżące odpowiadanie na zgłaszane potrzeby. Ważnym aspektem projektu była stała współpraca KRUS z NASK-PIB. Efektem tych działań jest zakończone z sukcesem w dniu 2 października br. wdrożenie produkcyjnej wersji EZD RP.
Istotnym etapem całego przedsięwzięcia były prowadzone od lutego 2023 roku szkolenia stacjonarne oraz w formie online. Po wstępnych szkoleniach z zakresu instrukcji kancelaryjnej, obowiązujących przepisów oraz szkoleniach dla koordynatorów, zrealizowano także cykl zajęć dla pracowników merytorycznych i administratorów. We wszystkich szkoleniach wzięło łącznie udział 2120 pracowników merytorycznych KRUS (stacjonarnie w siedzibach NASK i KRUS) oraz 81 administratorów systemu (w formule online). Wybrani pracownicy KRUS uczestniczyli również w szkoleniach administracyjnych II i III stopnia.
W celu zapewnienia pełnej zgodności z przepisami prawa oraz optymalizacji realizacji procesów i wykorzystania zasobów sprzętowych, a także z uwagi na fakt, że EZD RP jest systematycznie rozwijany i aktualizowany, około 660 pracowników KRUS wzięło udział w przypominających szkoleniach merytorycznych online oraz w prezentacjach zmian wprowadzanych w nowych wersjach EZD RP.
Integracja z CZDO
Ważnym zadaniem w procesie wdrożenia było połączenie EZD RP z Centralnym Zasobem Danych Osobowych (CZDO), czyli bazą klientów KRUS. Dzięki współpracy specjalistów z KRUS i NASK oraz nowej funkcji EZD RP, która pozwala na połączenie systemu z zewnętrznymi bazami kontaktów, wypracowano możliwość wyszukiwania klientów z CZDO w EZD RP. Rozwiązanie to ułatwia generowanie korespondencji wychodzącej z KRUS.
Na chwilę obecną Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego jest największą instytucją użytkującą produkcyjnie system EZD RP. Zakończone sukcesem wdrożenie przełożyło się zarówno na większą efektywność działań KRUS, jak i wpłynęło pozytywnie na rozwój samego systemu.