Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

XXXII Forum Teleinformatyki, zorganizowane 24 i 25 września w Holiday Inn Resort Warszawa Józefów, po raz kolejny zgromadziło przedstawicieli administracji publicznej, sektora technologicznego oraz środowiska naukowego zaangażowanych w rozwój cyfrowego państwa. Jednym z punktów programu było wręczenie wyróżnień „Lider EZD RP”, przyznanych za znaczące wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją.

Wyróżnienia odebrali przedstawiciele Krajowego Biura Wyborczego, Głównego Inspektoratu Sanitarnego oraz Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.

Wyróżnione instytucje reprezentują różne obszary administracji publicznej, jednak wszystkie z powodzeniem przeprowadziły złożone projekty wdrożeniowe obejmujące dziesiątki lub setki jednostek organizacyjnych. Sesję współprowadzili Magdalena Sawicka, dyrektor Pionu Wdrożeń i Utrzymania EZD w NASK, Mariusz Madejczyk, dyrektor Pionu Transformacji Cyfrowej i Architektury w NASK, a także Agnieszka Aleksiejczuk z Exatela.

Podczas swojej prezentacji Mariusz Madejczyk, dyrektor Pionu Transformacji Cyfrowej i Architektury w NASK, zaprezentował koncepcję Asystenta Urzędniczego AI, rozwijanego z myślą o wsparciu pracy administracji publicznej. Przedstawił jego pierwsze funkcje, które mają pomagać urzędnikom m.in. w analizie dokumentów, wyszukiwaniu podstaw prawnych i przygotowywaniu projektów pism, przy zachowaniu decyzyjnej roli człowieka.

Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego była jedną z pierwszych instytucji, które przeprowadziły wdrożenie EZD RP na tak dużą skalę. System objął 273 jednostki organizacyjne i ponad 6 tys. pracowników w całej Polsce. W chwili uruchomienia było to największe produkcyjne wdrożenie EZD RP w administracji publicznej.

Wyróżnienie „Lider EZD RP” z rąk dyrektor Magdaleny Sawickiej odebrała Helena Rudzis-Gruchała, zastępca prezesa KRUS. W uzasadnieniu podkreślono dobre przygotowanie organizacji do zmian, skuteczne zarządzanie projektem oraz ścisłą współpracę z ekspertami NASK. Wdrożenie pozwoliło ujednolicić sposób pracy z dokumentacją, usprawnić procesy kancelaryjne i ograniczyć wykorzystanie dokumentów papierowych.

Zwrócono również uwagę na aktywny udział KRUS w dalszym rozwoju systemu oraz zgłaszaniu usprawnień korzystnych dla całej społeczności użytkowników EZD RP.

Wyróżnienie „Lider EZD RP” trafiło również do Krajowego Biura Wyborczego. W imieniu instytucji statuetkę odebrał jej Szef, dr Rafał Tkacz.

Kapituła doceniła skuteczne wdrożenie systemu w organizacji realizującej zadania o szczególnym znaczeniu dla funkcjonowania państwa. EZD RP uruchomiono w 50 jednostkach, obejmujących centralę oraz wszystkie delegatury KBW. Na uznanie zasłużyła sprawna współpraca pomiędzy jednostkami organizacji, zaangażowanie zespołu odpowiedzialnego za projekt oraz skuteczna realizacja wdrożenia prowadzonego równolegle w wielu lokalizacjach.

Efektem przedsięwzięcia było uporządkowanie procesów kancelaryjnych, zwiększenie przejrzystości obiegu dokumentów i stworzenie warunków do dalszej cyfryzacji pracy urzędu.

Trzecim laureatem został Główny Inspektorat Sanitarny. Statuetkę „Lider EZD RP” odebrała Ilona Skwierzyńska, dyrektor Departamentu Usług Cyfrowych GIS.

Wyróżnienie przyznano za przeprowadzenie jednego z największych projektów wdrożeniowych EZD RP w administracji publicznej. Przedsięwzięcie objęło całą Państwową Inspekcję Sanitarną, czyli 344 jednostki działające na terenie kraju.

W ciągu zaledwie około roku system uruchomiono produkcyjnie w 293 jednostkach, a do pracy w nowym środowisku przygotowano ponad 12 tys. pracowników. Szczególnym wyzwaniem była skala przedsięwzięcia oraz przejście większości jednostek bezpośrednio z tradycyjnego obiegu dokumentów do pracy w systemie EZD RP.

Jako partner NASK, Główny Inspektorat Sanitarny odegrał istotną rolę w koordynacji całego procesu, wspierając budowę spójnego modelu zarządzania dokumentacją w strukturach Państwowej Inspekcji Sanitarnej.

Wyróżnienia dla Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, Krajowego Biura Wyborczego oraz Głównego Inspektoratu Sanitarnego, a także indywidualna nagroda dla dyrektora NASK to docenienie faktu, że cyfrowa transformacja Polski jest obecnie procesem realizowanym na szeroką skalę.

Wdrożenia EZD RP obejmujące dziesiątki, a nawet setki jednostek organizacyjnych przyspieszają proces modernizacji administracji publicznej, tworząc fundament pod dalszy rozwój cyfrowych usług państwa.