Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Państwowa Inspekcja Sanitarna wyznaczyła pięć strategicznych kierunków transformacji cyfrowej. Wśród nich jest „cyfryzacja procesów wewnętrznych poprzez ograniczenie dokumentacji papierowej oraz automatyzacja wybranych procedur”. Jaką rolę w realizacji tego celu odgrywa wdrożenie EZD RP?

Cyfryzacja to naturalny kierunek rozwoju, który przynosi realne korzyści – większą efektywność pracy, oszczędność czasu i zasobów, a także lepszą komunikację. Wymaga jednak także dobrego zarządzania wyzwaniami, takimi jak bezpieczeństwo danych, kompetencje cyfrowe czy adaptacja do zmieniających się warunków. Przy podejmowaniu decyzji o wdrożeniu EZD RP w jednostkach Państwowej Inspekcji Sanitarnej uwzględniliśmy wszystkie te aspekty.

Co konkretnie udało się uzyskać dzięki wdrożeniu?

Dziś, po zakończeniu procesu wdrożeń, widzimy wyraźnie, że EZD RP zwiększa efektywność pracy – m.in. dzięki automatycznej obsłudze korespondencji przychodzącej i wychodzącej, automatycznej dekretacji, wsparciu dla e-Doręczeń, archiwizacji i szybkiemu dostępowi do dokumentów. Pracownicy mogą łatwo wyszukiwać dokumenty według różnych kryteriów – daty, numeru sprawy, nadawcy czy słów kluczowych – a całość odbywa się w formie elektronicznej, bez potrzeby fizycznego przekazywania papierowych dokumentów.

System poprawia również jakość zarządzania – zapewnia pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów, umożliwia śledzenie ich statusu, przypomina o terminach i pozwala standaryzować procedury oraz formaty dokumentów w całej jednostce.

Na samym wdrożeniu nie poprzestajemy. Już teraz planujemy rozwój systemu o dodatkowe funkcje   dostosowane do indywidualnych potrzeb jednostek Inspekcji, m. in. poprzez wykorzystanie zewnętrznych systemów i narzędzi do wdrożenia procesowości. Chcemy dalej automatyzować procesy – np. w obszarze zarządzania zasobami czy dokumentacją finansową.

W połowie marca tego roku dwie ostatnie jednostki Państwowej Inspekcji Sanitarnej ogłosiły produkcyjne wdrożenie EZD RP. Ile łącznie jednostek korzysta obecnie z tego systemu?

W Polsce funkcjonują 344 jednostki Państwowej Inspekcji Sanitarnej: Główny Inspektorat Sanitarny (dalej: GIS), 16 wojewódzkich, 318 powiatowych i 9 granicznych stacji sanitarno-epidemiologicznych.

Kiedy w marcu 2024 roku rozpoczynaliśmy proces koordynacji wdrożeń EZD RP, tylko 63 jednostki posiadały jakikolwiek system klasy EZD. Część korzystała już z EZD RP, część z EZD PUW, a część z autorskich rozwiązań do zarządzania dokumentacją. W zdecydowanej większości jednostek systemu EZD nie było w ogóle. To właśnie tam – we współpracy z NASK – rozpoczęliśmy kompleksowe wdrożenia EZD RP.

Proces zakończyliśmy w marcu tego roku. Obecnie EZD RP działa w 293 jednostkach: 6 wojewódzkich, 279 powiatowych i 8 granicznych. EZD PUW funkcjonuje w 50 jednostkach, w tym w GIS, 9 jednostkach wojewódzkich, 39 powiatowych i 1 granicznej. Z kolei e-Dok wdrożony jest w jednej jednostce wojewódzkiej.

Wspomniała Pani, że większość jednostek inspekcji sanitarnej nie korzystała wcześniej z żadnego systemu klasy EZD. Czy brak doświadczenia w pracy z tego rodzaju oprogramowaniem był dużym problemem podczas wdrażania EZD RP?

Oczywiście – choć nie nazwałabym tego problemem, raczej wyzwaniem, które trzeba było dobrze zaplanować i ograniczyć związane z nim ryzyka. Wdrożenie każdego systemu wymaga przygotowania, a obawy pracowników są czymś naturalnym. Przyzwyczajenie do pracy z papierową dokumentacją, lęk przed nową technologią, czy brak motywacji do nauki nowych procedur – to wszystko trzeba było wziąć pod uwagę.

Z drugiej strony czasem łatwiej wdrażać system w jednostce, która wcześniej nie korzystała z innego rozwiązania. Pracownicy nie porównują go wtedy z poprzednim systemem, tylko koncentrują się na szkoleniach i pracy z nowym narzędziem.

Ze względu na dużą liczbę jednostek Inspekcji, w GIS zdawaliśmy sobie sprawę, że skuteczne wdrożenie wymaga centralnej koordynacji, dlatego staliśmy się Partnerem NASK we wdrażaniu EZD RP. Z dzisiejszej perspektywy mogę z pełnym przekonaniem powiedzieć, że była to bardzo dobra decyzja. Wymagała zaangażowania pracowników mojego departamentu, ale dzięki temu mieliśmy pełny wgląd w działania wdrożeniowe, koordynowaliśmy współpracę między NASK a stacjami i mogliśmy szybko reagować na pojawiające się potrzeby i wyzwania.

W tym kontekście kluczową rolę odegrały szkolenia organizowane przez NASK. Ilu pracowników skorzystało ze szkoleń stacjonarnych i online? Jak ocenia Pani ich skuteczność?

Szkolenia były ważnym elementem ułatwiającym wdrożenie i korzystanie z systemu. Łącznie wzięło w nich udział ponad 12 tysięcy pracowników Inspekcji. 

Szkolenia odbywały się na różnych poziomach – dla kierownictwa, koordynatorów, użytkowników i administratorów. Prowadzono je zarówno stacjonarnie, jak i online, a dzięki obecności ośrodków szkoleniowych NASK w różnych częściach kraju, udało się dotrzeć do wszystkich, którzy tego potrzebowali. Nie możemy zapomnieć również o materiałach edukacyjnych przygotowanych przez NASK oraz indywidualnym podejściu do każdego wdrożenia i potrzeb szkoleniowych. 

Z mojej perspektywy to właśnie szkolenia, zaangażowanie zespołu NASK oraz rosnąca świadomość korzyści wynikających z cyfryzacji stanowiły podstawę sukcesu. 

Co zadecydowało o wyborze SaaS EZD RP? Co przesądziło o tym, że wybraliście usługę chmurową, a nie wdrożenie w modelu on-premise?

Przed rozpoczęciem wdrożenia przeprowadziliśmy inwentaryzację zasobów IT – zarówno kadrowych, jak i sprzętowych – we wszystkich jednostkach Inspekcji. Analiza wykazała, że wiele z nich nie ma możliwości systematycznego rozbudowywania własnej infrastruktury informatycznej, a liczba specjalistów zdolnych do jej utrzymania jest niewystarczająca.

W tej sytuacji wybór modelu SaaS EZD RP był naturalny. To właśnie przygotowanie rozwiązania w formule usługi umożliwiło wielu jednostkom wdrożenie systemu w ogóle.

Nie bez znaczenia było też bezpieczeństwo. SaaS EZD RP pozwala na bezpieczne przechowywanie i zarządzanie dokumentacją elektroniczną bez potrzeby inwestowania we własne serwery czy zaplecze IT. Dzięki temu mogliśmy jednocześnie zwiększyć bezpieczeństwo i obniżyć koszty utrzymania systemu.

Wszystkie jednostki Państwowej Inspekcji Sanitarnej korzystają z sieci teletransmisyjnej GovNet. Czym jest ta sieć i jaką rolę odegrała w procesie wdrażania EZD RP?

GovNet to wydzielona, rządowa sieć teleinformatyczna zarządzana przez MSWiA. Dzięki środkom z innego projektu unijnego została rozbudowana z myślą o potrzebach Państwowej Inspekcji Sanitarnej. Dziś korzystają z niej wszystkie jednostki m.in. na potrzeby EZD RP.

Dzięki temu, że cała Inspekcja działa w ramach jednej sieci, możliwe było zastosowanie wspólnej konfiguracji punktu dostępowego do systemu. To znacząco uprościło i przyspieszyło proces wdrażania EZD RP. Wysiłki MSWiA i NASK pozwoliły też wypracować rozwiązanie, które mogą wykorzystać inne instytucje rządowe i samorządowe działające w GovNet.

Przejście na elektroniczne prowadzenie dokumentacji często wymaga modernizacji infrastruktury IT. Jak wyglądało to w przypadku Państwowej Inspekcji Sanitarnej? 

Dzięki wyborowi modelu SaaS nie było potrzeby inwestowania w rozbudowaną infrastrukturę IT. W wielu jednostkach konieczne były jednak zakupy skanerów, drukarek, a w niektórych stacjach również wymiana komputerów.

EZD RP to element szerszej transformacji cyfrowej prowadzonej w Państwowej Inspekcji Sanitarnej. Regularnie inwestujemy w sprzęt i oprogramowanie, co pozwala na wdrażanie kolejnych systemów i rozwiązań cyfrowych. To z kolei przekłada się na lepszą i szybszą obsługę obywateli oraz usprawnienie wewnętrznych procesów – w tym ich elektronizację i automatyzację.

Istotną kwestią dla GIS jest integracja EZD RP z SEPIS, czyli Systemem Ewidencji Państwowej Inspekcji Sanitarnej. Czym jest ten system i jakie są plany dotyczące jego integracji? 

SEPIS to narzędzie informatyczne wspierające obsługę procesów realizowanych przez całą Inspekcję. Składa się z dwóch platform: aplikacji klienckiej SEPIS dla pracowników oraz platformy e-Sanepid przeznaczonej dla obywateli, przedsiębiorców i instytucji.

W części wewnętrznej możliwe jest rozpatrywanie spraw i formularzy z kluczowych obszarów działalności Inspekcji – m.in. epidemiologii, higieny środowiska, bezpieczeństwa żywności i żywienia, nadzoru nad chemikaliami czy promocji zdrowia. Platforma zewnętrzna umożliwia natomiast składanie wniosków online, sprawdzanie statusu spraw oraz korzystanie z różnych e-usług.

Obie platformy są ze sobą zintegrowane i wymieniają dane. Obecnie, wspólnie z NASK pracujemy nad integracją SEPIS z EZD RP. Chcemy, by sprawy zainicjowane w SEPIS i wymagające dodatkowych ustaleń lub wymiany korespondencji mogły być bezpośrednio procedowane w EZD RP.

Jakie korzyści przyniesie pełna integracja tych systemów? 

Naszym celem jest pełna automatyzacja procesów, które wymagają współdziałania obu systemów. Już samo wdrożenie EZD RP i SEPIS istotnie wpłynęło na jakość usług realizowanych przez jednostki Inspekcji. Teraz chcemy iść krok dalej – zintegrować te systemy tak, aby dane mogły swobodnie przepływać między nimi, a sprawy były przekazywane z jednego systemu do drugiego w sposób płynny i bez potrzeby ręcznego kopiowania informacji.

Takie interoperacyjne podejście pozwoli pracownikom stacji na szybsze i prostsze przekazywanie spraw między systemami i znacznie usprawni obsługę procesów wymagających współpracy kilku podmiotów. To kolejny krok w stronę automatyzacji i cyfryzacji naszej codziennej pracy.

Podczas styczniowego spotkania podsumowującego wdrożenie EZD RP w placówkach sanitarno-epidemiologicznych minister Paweł Grzesiowski zapowiedział dalsze działania na rzecz cyfryzacji. Jakie projekty w tym obszarze planuje wdrożyć Departament Usług Cyfrowych GIS w najbliższym czasie?

Koncentrujemy się obecnie na możliwości realizacji działań związanych z transformacja cyfrową finansowanych m. in. ze środków Unii Europejskiej. Planujemy wdrożenie na platformie e-Sanepid kolejnych e-usług związanych z działalnością Państwowej Inspekcji Sanitarnej. Realizujemy również działania mające na celu zapewnienie najwyższego bezpieczeństwa systemów informatycznych wykorzystywanych w bieżącej działalności jednostek Inspekcji. 

W ramach GIS wdrażamy kolejne rozwiązania związane z automatyzacją procesów realizowanych w systemie klasy EZD. Wprowadzone funkcjonalności będą mogły być wykorzystane również w pozostałych jednostkach, wpływając tym samym na zwiększenie efektywności i skrócenie czasu realizacji procesów wewnętrznych.

Co ciekawe, to właśnie w jednej z jednostek służby sanitarnej miało miejsce tysięczne wdrożenie EZD RP, co stanowi ważny i symboliczny moment w rozwoju systemu. Czy mogłaby Pani przybliżyć szczegóły tego wdrożenia?

To prawda – Państwowa Inspekcja Sanitarna liczy 344 jednostki, więc było duże prawdopodobieństwo, że to właśnie jedna z nich stanie się tysięcznym użytkownikiem systemu EZD RP. I tak się stało – 2 grudnia 2024 roku Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Końskich oficjalnie uruchomiła system, stając się tysięcznym podmiotem korzystającym z EZD RP. To rzeczywiście symboliczne osiągnięcie zarówno dla naszego podmiotu, jak i dla NASK, który odpowiada za rozwój systemu.

Czy wdrożenie EZD RP wpłynęło na szybkość i efektywność obiegu dokumentów w Państwowej Inspekcji Sanitarnej?

Zdecydowanie tak. Choć wdrożenie systemu nie kończy się na jego uruchomieniu produkcyjnym – wymaga dalszych działań, takich jak obsługa kolejnych typów spraw, aktualizacja instrukcji kancelaryjnych i procedur wewnętrznych oraz prowadzenie ciągłych szkoleń – już dziś widać istotne zmiany.

EZD RP przyczynił się do znaczącego ograniczenia wykorzystania dokumentacji papierowej w procesach wewnętrznych. To oznacza mniejsze koszty przechowywania i archiwizacji dokumentów oraz większą przejrzystość całego obiegu. System umożliwia elektroniczne prowadzenie spraw, skuteczne zarządzanie procesami i automatyczną wymianę dokumentów – zarówno pomiędzy jednostkami Inspekcji, jak i w kontaktach z obywatelami i przedsiębiorcami.

Dzięki EZD RP nasze jednostki zyskały intuicyjne narzędzie do zarządzania dokumentacją, które realnie wpływa na optymalizację działań administracyjnych. Przekłada się to na skrócenie czasu realizacji procedur i podniesienie jakości usług świadczonych przez Państwową Inspekcję Sanitarną.

---

Więcej artykułów na temat EZD RP w sekcji: Artykuły i wywiady. Zapraszamy do lektury!