Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Od czerwca tego roku sprawy związane z cyfryzacją Urzędu Miejskiego w Białymstoku prowadzi Biuro Cyberbezpieczeństwa i Informatyzacji. Czy jego powstanie zmieniło sposób zarządzania systemem EZD RP?

Biuro powstało, by rozwijać cyfryzację urzędu, miejskich jednostek organizacyjnych oraz świadczonych e-usług. Planujemy stopniowe przejście na elektroniczny obieg dokumentacji. Obecnie EZD RP wspiera tradycyjny obieg dokumentów. Wiąże się to również z procesem integracji użytkowanych programów dziedzinowych z systemem EZD RP. 

Biuro przejęło odpowiedzialność za koordynację tych działań. Trafili tu pracownicy, którzy odegrali kluczową rolę we wdrożeniu EZD RP w urzędzie i miejskich jednostkach organizacyjnych.

Jak wcześniej koordynowany był proces wdrożenia EZD RP?

Rola głównego koordynatora spoczywała na mnie. Jednak sam zespół wdrożeniowy był skonstruowany wielopoziomowo. Wynikało to z przyjętego modelu kaskadowego – EZD RP wdrażano najpierw w Urzędzie Miejskim jako jednostce wiodącej, a następnie w miejskich jednostkach organizacyjnych, występujących w roli jednostek pilotażowych.

Łącznie wdrożeniem EZD RP objęliśmy 145 jednostek. Tak duże przedsięwzięcie wymaga starannej organizacji.

Jak zatem wygląda taka wielopoziomowa organizacja wdrożenia?

Po pierwsze, w urzędzie powołano dwa kilkuosobowe zespoły merytoryczne – jeden odpowiadał za koordynację wdrożenia EZD RP w urzędzie, a drugi w miejskich jednostkach organizacyjnych. Zespoły te działają nadal, wspierając użytkowników systemu. Ich członkowie, w głównej mierze, tworzą obecnie Biuro Cyberbezpieczeństwa i Informatyzacji. 

Po drugie, na poziomie komórek organizacyjnych urzędu i w jednostkach organizacyjnych wyznaczono koordynatorów wdrożenia i ich zastępców. To właśnie oni stanowią pierwszą linię wsparcia dla użytkowników EZD RP.

Po trzecie, wsparciem technicznym zajmuje się kompleksowo zespół pracowników z Centrum Usług Informatycznych w Białymstoku. Obsługuje on infrastrukturę, na której działa EZD RP, oraz zapewnia odpowiedni sprzęt użytkownikom systemu.

Co jeszcze zapewnia Centrum Usług Informatycznych?

Jak już wspomniałem, Centrum Usług Informatycznych dba głównie o stronę techniczną prawidłowego funkcjonowania EZD RP – przede wszystkim o infrastrukturę. Wspiera też zespół merytoryczny z Biura Cyberbezpieczeństwa i Informatyzacji.

Zespoły pozostają w stałym, nieformalnym kontakcie. Obie strony wymieniają się wiedzą i doświadczeniem, co przekłada się na sprawne administrowanie systemem i skuteczne wsparcie użytkowników.

Czy wcześniej korzystaliście z innego systemu klasy EZD?

Tak, pierwszym tego typu systemem był FlowER Urząd. Od 2015 roku korzystaliśmy z systemu SmartDoc, wdrożonego w ramach projektu koordynowanego przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego. Mamy więc bogate doświadczenie w pracy z systemami klasy EZD.

Kiedy uruchomiliście wersję produkcyjną EZD RP? 

W Urzędzie Miejskim w Białymstoku i w Centrum Usług Informatycznych w Białymstoku uruchomiliśmy ją na początku 2025 roku. W miejskich jednostkach organizacyjnych wdrożenie przebiega etapowo przez cały rok.

Dlaczego?

Staramy się dostosowywać terminy uruchomień do specyfiki poszczególnych jednostek, tak aby nie kolidowały one z newralgicznymi okresami w ich pracy merytorycznej. 

Na przykład wrzesień nie jest najlepszym czasem na wdrażanie nowych rozwiązań w placówkach oświatowych, dlatego pierwsze z nich – można powiedzieć, że pełniły rolę beta testerów – rozpoczęły pracę w EZD RP już pod koniec lutego. Z kolei 31 marca system został uruchomiony w szkołach ponadpodstawowych, co było działaniem celowym, zaplanowanym przed okresem matur. Następnie, z końcem czerwca, EZD RP wdrożono w przedszkolach.

W sierpniu ruszyły uruchomienia m.in. w jednostkach zajmujących się pomocą społeczną, a na koniec października zaplanowaliśmy prace w szkołach podstawowych i żłobkach.

Dwie największe miejskie jednostki organizacyjne, czyli Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie oraz Zarząd Mienia Komunalnego, planujemy objąć produkcyjnym wdrożeniem EZD RP dopiero 1 stycznia 2026 roku, ze względu na kwestie organizacyjne.

Jaki wybraliście model wdrożenia?

Postawiliśmy na model on-premise. Centrum Usług Informatycznych w Białymstoku zapewnia odpowiednią infrastrukturę techniczną i jej pełną obsługę. Dzięki temu mamy pełną kontrolę nad naszymi zasobami i ich zabezpieczeniem. To było to dla nas istotne.

A dlaczego zdecydowaliście się na wdrożenie kaskadowe? 

Model kaskadowy, w którym urząd pełni rolę Podmiotu Wiodącego, okazał się trafnym wyborem. Pozwolił na uporządkowane i efektywne wdrożenie EZD RP w rozbudowanej strukturze jednostek, szczególnie w placówkach oświatowych.

Centralne planowanie działań, wspólne szkolenia, ujednolicenie procedur i regulacji kancelaryjnych  wszystko to umożliwiło płynne wdrożenie systemu. Współpraca między jednostkami, dzielenie się wiedzą i wzajemne wsparcie znacząco zwiększyły efektywność wdrożenia.

Jakie korzyści przynosi urzędowi rola Podmiotu Wiodącego?

Dzięki tej formule urząd ma kontrolę nad całym procesem wdrożenia. Liczymy, że w przyszłości pozwoli to na automatyzację wielu międzyjednostkowych procesów i usprawnienie wymiany informacji. To jeden z naszych priorytetów.

Warto też wspomnieć, że w ramach modelu kaskadowego wszystkie miejskie jednostki organizacyjne są jednostkami pilotażowymi. Oznacza to, że możemy liczyć też na mocne wsparcie we wdrożeniu ze strony NASK – w szczególności w zakresie szkoleń użytkowników. Bez tego wsparcia wdrożenie kaskadowe pewnie nie byłoby możliwe w tak krótkim czasie.

W jakim stopniu te szkolenia okazały się przydatne?

W miejskich jednostkach organizacyjnych NASK przejął pełen ciężar szkoleń. W naszym urzędzie również przeprowadzono szkolenia przedwdrożeniowe, ale ze względu na skalę – blisko 1200 pracowników – większość tego zadania spoczęła na nas.

Dzięki szkoleniom NASK przygotowaliśmy zespół koordynujący wdrożenie oraz przeszkoliliśmy kadrę kierowniczą i pracowników punktów kancelaryjnych. Szkolenie pracowników merytorycznych – około 1000 osób – przeprowadziliśmy samodzielnie w ciągu dwóch miesięcy. Wzorowaliśmy się na metodzie NASK: praktyczna praca w systemie w małych grupach. Przygotowaliśmy salę szkoleniową i środowisko testowe EZD RP. Było to duże wyzwanie, które jednak przyniosło wymierne rezultaty.

Ilu jednostkom podległym towarzyszyliście przy wdrożeniu systemu? 

Dotychczas wdrożyliśmy EZD RP w 87 jednostkach. Obecnie przygotowujemy się do wdrożenia w kolejnych 56. Każde z tych wdrożeń traktujemy jako odrębny projekt, wymagający nie tylko technicznego przygotowania, lecz także indywidualnego podejścia i ścisłego dopasowania do warunków organizacyjnych danej jednostki.

Jak wygląda nadzór nad wdrożeniem?

Nasze działania obejmują nie tylko koordynację harmonogramu, ale też bezpośrednie uczestnictwo w tworzeniu środowiska produkcyjnego: konfigurację systemu, odwzorowanie struktury organizacyjnej, nadanie uprawnień i powiązanie z procedurami kancelaryjnymi. Wszystkie te działania realizowane są w ścisłej współpracy z pracownikami jednostek, co pozwala dostosować system do rzeczywistych potrzeb operacyjnych jednostek.

Wsparcie, jakie zapewniamy, nie kończy się wraz z formalnym wdrożeniem. Zapewniamy jednostkom stałe wsparcie – pomagamy w codziennej pracy z dokumentacją, rozwiązujemy złożone problemy interpretacyjne, konfigurujemy nietypowe ścieżki obiegu i wspieramy technicznie.

Istotne są profesjonalizm, doświadczenie i zaufanie. Dzięki temu udało się stworzyć efektywny model wdrożeniowy, który zapewnia nie tylko sprawne uruchomienie EZD RP, ale też jego trwałe funkcjonowanie w codziennej pracy jednostek.

Czy jednostki podległe zostały wyposażone w dodatkowy sprzęt peryferyjny? 

Jednostki podległe, w związku z wdrażaniem EZD RP, zostały wyposażone w niezbędny sprzęt peryferyjny do zapewnienia pełnej funkcjonalności systemu oraz sprawnego realizowania zadań kancelaryjno-archiwalnych w środowisku cyfrowym. Chodzi przede wszystkim o urządzenia takie jak skanery, czytniki kodów kreskowych czy drukarki, które umożliwiają pracę z dokumentacją zgodnie z obowiązującymi standardami. 

Kto odpowiadał za zakup tego sprzętu?

Zakupy nie były scentralizowane – każda jednostka odpowiadała za nie indywidualnie. Już na etapie planowania wdrożenia zobowiązano je do zabezpieczenia środków finansowych w swoich budżetach. Za ujęcie tych potrzeb w planach finansowych odpowiadały komórki organizacyjne urzędu nadzorujące dane jednostki.

Centrum Usług Informatycznych pełniło rolę doradczą. Przygotowało rekomendacje sprzętowe i udzielało konsultacji, pomagając jednostkom dobrać odpowiednie urządzenia do ich profilu działalności. Dzięki temu udało się połączyć elastyczność zakupów z techniczną spójnością wdrożenia.

Jakie zmiany w codziennej pracy urzędników zauważyliście po wdrożeniu EZD RP?

Zaskoczyło nas, jak szybko pracownicy przestawili się z pracy w systemie SmartDoc na EZD RP. Choć oba rozwiązania to systemy klasy EZD, które opierają się na Instrukcji kancelaryjnej, to EZD RP wyróżnia się intuicyjnością, przejrzystym interfejsem i bogactwem funkcji ułatwiających pracę.

Szczególnie przydatne okazały się funkcje wspierające obieg wewnętrzny dokumentów, wspólną pracę nad dokumentem czy sprawą, automatyczne ścieżki obiegu do akceptacji i podpisu. Duże usprawnienia odczuli też pracownicy punktów kancelaryjnych – system umożliwia szybkie i zbiorcze wiązanie skanowanych dokumentów z przesyłkami rejestrowanymi w EZD RP.

Wdrożenie wymusiło również weryfikację dotychczasowych praktyk. EZD RP jest nastawiony na elektroniczny obieg dokumentacji, a my wciąż korzystamy z niego jako narzędzia wspierającego. Nie wszystko, co wcześniej robiliśmy na papierze, można bezpośrednio przenieść do systemu – ale to skłania nas do poszukiwania nowych, często bardziej efektywnych rozwiązań. 

Czy wdrożenie EZD RP wpłynęło na kulturę pracy i organizację zadań?

Przejście na elektroniczne zarządzanie dokumentacją to duży krok, do którego się przygotowujemy. Najbardziej czasochłonnym etapem jest zmiana mentalności – odejście od papieru i przyzwyczajenie się do pracy wyłącznie na dokumentach elektronicznych. 

Wdrożenie EZD RP – co było celowym działaniem z naszej strony – zbiegło się z wejściem w życie rządowego projektu doręczeń elektronicznych. Obowiązkowy kontakt z podmiotami publicznymi przez e-Doręczenia sprzyja przyspieszeniu cyfryzacji. EZD RP kompleksowo obsługuje e-Doręczenia, umożliwia wysyłkę korespondencji i przeszukiwanie Bazy Adresatów Elektronicznych bezpośrednio w systemie. 

Wdrożenie EZD RP to nie tylko technologia, ale też zmiana organizacyjna. Jak radziliście sobie z obawami pracowników? 

W naszym przypadku wdrożenie EZD RP polegało na zastąpieniu dotychczasowego systemu wspierającego obieg dokumentacji nowym rozwiązaniem. Nie wiązało się to jeszcze z dużymi zmianami organizacyjnymi. Prawdziwe wyzwanie dopiero przed nami – będzie nim wdrożenie EZD RP jako podstawowego systemu obiegu dokumentacji.

Jak już wspominałem, nie zamierzamy podejmować się ryzyka skoku od razu na głęboką wodę. Zamierzamy stopniowo wprowadzać obieg elektroniczny dla wybranych klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt.

Prowadzimy już analizy, by dokonać przemyślanych wyłączeń. Chcemy w ten sposób przełamać bariery mentalne, oswoić pracowników z pracą wyłącznie na dokumentach elektronicznych i przygotować odpowiednie dokumenty oraz organizację składów chronologicznych. 

Czy została już podjęta decyzja w sprawie integracji EZD RP z systemami dziedzinowymi?

Tak, jesteśmy w trakcie negocjowania umów z dostawcami systemów dziedzinowych. Przedstawiliśmy nasze oczekiwania dotyczące zakresu integracji – zależy nam na pełnej wymianie danych między systemami.

Systemy dziedzinowe obsługują specyficzne czynności związane z charakterem spraw, natomiast EZD RP prowadzi jednolite rejestry przesyłek i korespondencji. Dążymy do tego, by działania realizowane w systemach dziedzinowych były również odzwierciedlane w EZD RP, co jest kluczowe z perspektywy przyszłej archiwizacji spraw w środowisku elektronicznym.

Podchodzimy do integracji z myślą o nadchodzącej pełnej cyfryzacji administracji publicznej. Chcemy, by nasze narzędzia były na to gotowe.

Z jakimi konkretnymi systemami dziedzinowymi planujecie integrację EZD RP?

Na początek planujemy integrację z systemami finansowo-księgowymi, dotyczącymi sprawozdań finansowych, podatków, opłat za odpady komunalne i mandatów komunikacyjnych.

Jakie funkcje systemu postrzegacie jako niewykorzystany jeszcze potencjał?

Chcemy szerzej wykorzystywać EZD RP do automatyzacji i ujednolicania procesów wewnętrznych. Przede wszystkim tam, gdzie w realizację spraw zaangażowanych jest wiele komórek organizacyjnych. System oferuje w tym zakresie duże możliwości, które nie zostały jeszcze przez nas w pełni wykorzystane.

Na jakim etapie jesteście dziś jako urząd w drodze do pełnego wykorzystania możliwości EZD RP? Co uznajecie za największy sukces, a co za największe wyzwanie?

Największym sukcesem jest wdrożenie EZD RP w tak dużej jednostce jak Urząd Miejski w Białymstoku w bardzo krótkim czasie. Proces rozpoczęliśmy w październiku 2024 roku, a wszystkie prace wdrożeniowe zakończyliśmy w trzy miesiące. Uruchomienie produkcyjne przebiegło sprawnie, dzięki dobremu przygotowaniu i wsparciu zespołów koordynacyjnych oraz specjalistów z NASK, którzy byli obecni na miejscu i reagowali na każde zgłoszenie.

Obecnie skupiamy się na wdrażaniu EZD RP w miejskich jednostkach organizacyjnych oraz integracji z systemami dziedzinowymi. To ogromne przedsięwzięcie. Przypomnę, że wdrożeniem objętych jest 145 jednostek, a nad integracjami pracują dedykowane zespoły z kilku komórek organizacyjnych. Przed nami testy i kolejne wdrożenia.

Największym wyzwaniem będzie przejście na pełny elektroniczny obieg dokumentacji. Przygotowujemy się do tego stopniowo – nie chcemy działać pochopnie. To decyzja nieodwracalna, dlatego musi być dobrze przemyślana i poprzedzona pełnym przygotowaniem organizacyjnym.
 

---

Więcej artykułów na temat EZD RP w sekcji: Artykuły i wywiady. Zapraszamy do lektury!