Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Dedykowane szkolenia nie są wykluczone. Dokumentacja dla administratorów i pracowników merytorycznych została uzupełniona o elementy związane z integracją EZD z KSeF.

Tak, integracja może być wprowadzona w dowolnym momencie.

Informacje dotyczące integracji EZD RP z KSeF znajdują się w artykule Konfiguracja integracji z Krajowym Systemem e-Faktur.

Możliwe jest przeprowadzenie testów integracji testowej instancji EZD PUW w jednostce z testową instancją KSeF. Instrukcja postępowania została opublikowana wraz z wersjami 3.130 oraz 3.132 systemu EZD PUW.

Tak, integracja obejmie EZD RP zarówno w wariancie A, jak i B.

Możliwość integracji została przygotowana zarówno dla wersji A, jak i wersji B systemu EZD RP.

Tak.

Można już testować pobieranie faktur z KSeF do EZD PUW.

Możliwość przeprowadzenia integracji została opisana w artykule Konfiguracja integracji z Krajowym Systemem e-Faktur.

Wydanie wersji przejściowej (3.132) planowane jest jeszcze w tym miesiącu (styczeń 2026 r.).

Integracja w kontekście GLN nie jest obsługiwana. Możliwość filtrowania/odbierania po idWew jest na etapie analiz.

Możliwość filtrowania/odbierania po idWew jest na etapie analiz.

Zalecana jest weryfikacja obowiązujących procedur i jeżeli wymagają zmiany – ich aktualizacja.

Środowiska są od siebie odseparowane. Uprawnienia nadane na środowisku demo nie będą migrowane do środowiska produkcyjnego. Zachęcamy do skorzystania z MCU.

Należy działać bezpośrednio na KSeF. Ewentualnie wchodzi w grę integracja z systemem finansowo-księgowym, z którego korzysta jednostka.

Tak, taka aktualizacja będzie udostępniona.

Nie, ponieważ zmienił się adres serwera KSeF, który nie jest obsługiwany w tej wersji.

Nie, możliwość integracji przygotowana jest na wersje A i B.

W EZD RP wyłączona zostanie konfiguracja integracji po kilkukrotnej nieudanej próbie pobrania faktury spowodowanej awarią czy niedostępnością KSeF. O wyłączeniu konfiguracji zostanie powiadomiony administrator, aby ją przywrócić. Po przywróceniu konfiguracji EZD RP powinno pobrać też zaległe faktury.

W celu zintegrowania EZD RP z Krajowym Systemem e-Faktur należy wygenerować certyfikat wraz z kluczem w KSeF-ie.

Certyfikat należy wygenerować w GUI KSeF: Certyfikaty > Wnioskuj o certyfikat. Szczegóły zostały opisane w artykule Konfiguracja integracji z Krajowym Systemem e-Faktur.

W EZD PUW obie metody integracji są dostępne.

Tak, w całości.

Należy zgłosić się do dostawców podpisów kwalifikowanych.

Tak, należy przeprowadzić proces integracji KSeF z EZD RP opisany w artykule Konfiguracja integracji z Krajowym Systemem e-Faktur.

EZD PUW umożliwia integrację z KSeF za pomocą pieczęci elektronicznej lub tokenu.

W EZD RP integracja następuje za pomocą certyfikatu KSeF. EZD PUW umożliwia integrację z KSeF za pomocą pieczęci elektronicznej.

W celu zintegrowania się EZD RP z KSeF należy wygenerować certyfikat wraz z kluczem w KSeF.

Nie ma takiego obowiązku. Podmiot, który nie posiada pieczęci elektronicznej, może uwierzytelnić się w KSeF po złożeniu do US formularza ZAW-FA.

Taka możliwość istnieje w przypadku posiadania wyznaczonego Super Admina w jednostce głównej, zgłoszonego w ZAW-FA.

Proces integracji został opisany w instrukcji administratora. Był również prezentowany na szkoleniu, które odbyło się 16 stycznia br.

Uprawnienia pierwotne po zalogowaniu się do KSeF ZAW-FA lub pieczęcią elektroniczną umożliwiają pobieranie faktur.

Należy sięgnąć do opisu instrukcji integracji dołączonej do wersji 3.130 i 3.132.

To ustalenie organizacyjne jednostki; zgłoszenie do urzędu skarbowego nie jest wymagane.

Do przeprowadzenia procesu integracji EZD RP z KSeF wymagany jest certyfikat generowany w EZD. Nie jest to certyfikat pracownika organizacji.

W EZD RP integracja z KSeF odbywa się z wykorzystaniem certyfikatu, natomiast w EZD PUW możliwa jest integracja za pomocą tokenu lub pieczęci elektronicznej.

Technicznie dla jednej jednostki (organizacji) posługującej się NIP można wygenerować do 100 certyfikatów. Regulacje wewnętrzne powinny określać sposób posługiwania się takim certyfikatem.

Tak, wystarczy jeden token lub certyfikat.

To zależy od tego, jakiego rodzaju faktury będą pobierane w jednostce: czy dla JST, czy też dla SJB.

Walidacje dotyczące opisu (maksymalna liczba znaków: 50) zamieszczona jest w systemie KSeF. Nie ma szczególnych wytycznych dotyczących opisania certyfikatu.

Tak, każdy z nich wymaga osobnego tokenu/certyfikatu.

Nie, nie musi.

Jest to decyzja o charakterze organizacyjnym, podejmowana wewnętrznie przez jednostkę.

Tak, do końca roku nastąpi zmiana z tokenu na certyfikat KSeF.

Systemy EZD RP będą przygotowane do integracji z KSeF. Aby od 1 lutego faktury były pobierane z KSeF, należy przeprowadzić proces integracji opisany w artykule Konfiguracja integracji z Krajowym Systemem e-Faktur.

Zalecane jest monitorowanie i kontrola pobranych faktur w zakresie zgodności danych w KSeF i EZD.

W EZD RP będzie możliwość wyeksportowania faktury do formatu PDF.

Osoba obsługująca konto techniczne będzie widziała informację o nowych dokumentach, które zostały zarejestrowane na koncie technicznym. Informacja ta znajduje się na ekranie startowym w sekcji Zastępstwa. Powiadomienia systemowe nie pojawiają się na koncie osoby, która ma nadane zastępstwo na konto techniczne.

Nie ingerujemy w KSeF, jedynie pobieramy e-faktury.

W KSeF nie ma opcji, która umożliwia oznaczanie faktur jako pobrane.

Zgłoszenia tego rodzaju, czyli dotyczące rozwoju systemu, należy kierować do zespołu Service Desk.

Nie, wizualizacja wykonywana jest na podstawie pliku XML pobranego z KSeF. Jest to naturalny dokument elektroniczny.

Jest to decyzja o charakterze organizacyjnym, podejmowana wewnętrznie przez jednostkę.

Do systemu finansowo-księgowego można pobierać e-fakturę bezpośrednio z KSeF.

System EZD nie pobierze tej samej faktury więcej niż jeden raz. W KSeF faktura po pobraniu nie jest oznaczana jako dokument pobrany lub odczytany – system nie udostępnia mechanizmu nadawania takiego statusu.

Jest to decyzja o charakterze organizacyjnym, podejmowana wewnętrznie przez jednostkę. Należy zwrócić uwagę na to, czy system dziedzinowy udostępnia możliwość archiwizacji.

Fakturę pobraną z KSeF w formacie XML można przekształcić do PDF i podpisać kwalifikowanym podpisem, jeśli jest taka potrzeba.

Nie, faktury nie są pobierane ponownie.

Numer faktury w KSeF jest unikatowy – EZD RP nie pobierze dwa razy faktury o tym samym numerze.

Dokumenty wpływające z KSeF traktowane są jak każdy inny dokument zarejestrowany w RPW. Usunięcie jest możliwe tylko dla pracowników z odpowiednim uprawnieniem; osoby bez uprawnień nie mogą usuwać dokumentów z nadanym numerem RPW.

EZD RP nie pozwala pobrać tej samej faktury z KSeF dwukrotnie. Jeśli sprzedający prześle papierowy wydruk faktury, należy go zarejestrować jako nowy dokument wpływający, mimo że jest duplikatem faktury pobranej z KSeF.

Aktualnie analizujemy możliwość filtrowania/odbierania faktur według idWew.

Dokument należy przekazać w EZD w taki sam sposób, jak było to realizowane dotychczas.

Nie jest to konieczne, integracja z KSef obejmuje system EZD RP wersjach A i B.

Analizujemy możliwość odbioru takiej faktury.

Odbiór faktur z KSeF może odbywać się automatycznie na konto techniczne lub konto wskazanego pracownika. Natomiast rozdzielenia wpływów z KSeF, zgodnie z przewidzianym w instytucji obiegiem dokumentacji, dokonuje wskazany do odbioru pracownik lub pracownicy posiadający dostęp do konta technicznego.

Nie będzie takiego rozróżnienia.

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się. Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.

Tak, w przyszłości będzie taka możliwość.

Postępowanie z takimi fakturami zależy od decyzji organizacyjnej jednostki. Wdrożenie KSeF nie zmienia zasad obsługi faktur dotyczących niezamawianych towarów lub usług.

Decyzje dotyczące integracji KSeF z EZD należą do organizacji. Organizacja może zintegrować się z EZD lub systemem finansowo-księgowym, a także z obydwoma systemami jednocześnie. W przypadku integracji zarówno z EZD, jak i systemem księgowym, faktury będą pobierane niezależnie do obu systemów – automatycznie do EZD i zgodnie z założeniami integracji systemu księgowego.

Datę, od której będą pobierane faktury, należy wskazać podczas konfiguracji integracji.

Tak, ale nie jest to obowiązkowe.

Zgłoszenia dotyczące rozwoju systemu należy kierować do zespołu Service Desk.

Tak, będzie można ją pobrać, np. w celu archiwizacji. W EZD RP obecnie pobierane są tylko faktury zakupowe.

Taka faktura będzie w pierwszej kolejności wystawiana w KSeF a następnie przekazana nabywcy w sposób uzgodniony.

Możliwość filtrowania/odbierania po idWew jest na etapie analiz.

Co do zasady – tak. Status wystawcy nie ma znaczenia, o ile dana czynność nie należy do wyjątków wskazanych w rozporządzeniu, dla których nie stosuje się KSeF. Należy również uwzględnić okres przejściowy obowiązujący do końca 2026 r.

Po przekroczeniu tej kwoty będzie istniał obowiązek wystawiania faktur w KSeF. Wiele przydatnych informacji znajduje się w sekcji pytań i odpowiedzi na stronie poświęconej KSeF.

Będą wystawiane za pośrednictwem KSeF, ale bez podania numeru KSeF faktury korygowanej. Ten przypadek został opisany w przepisach ustawy wprowadzającej KSeF.

To decyzja organizacyjna podmiotu. Można wydrukować wizualizację zarejestrowanej w EZD faktury w formacie PDF i procedować ją papierowo. Natomiast należy pamiętać, że oryginałem dokumentu jest faktura w formacie XML.

Nie ma osobnego rejestru dla dokumentów pobieranych z KSeF. Można wygenerować zestawienie na podstawie odpowiednich filtrów w rejestrze przesyłek wpływających. Rejestr faktur może być prowadzony dodatkowo w zależności od potrzeb organizacyjnych jednostki, jednak nie zmienia on zasad rejestracji faktur w rejestrze przesyłek wpływających.

Jeżeli w organizacji istnieje potrzeba podpisania lub akceptacji faktury, czynności te mogą być wykonywane na wizualizacji faktury, czyli na dokumencie wygenerowanym do formatu PDF.

W systemie EZD prowadzony jest jeden wspólny rejestr przesyłek wpływających. Faktury pobierane z KSeF będą rejestrowane w tym samym rejestrze – tak jak każdy inny dokument wpływający, np. dokumenty pobierane z e‑Doręczeń.

Aktualnie w systemie nie ma możliwości rejestrowania wystawianych faktur. Zgłoszenia dotyczące rozwoju systemu należy kierować do zespołu Service Desk.

 Data uwierzytelnienia się w KSeF jako nabywca nie wpływa na zakres dostępnych do wglądu danych – jeżeli faktury zostały wystawione przez sprzedawcę w KSeF przed momentem uwierzytelnienia nabywcy, będą one widoczne dla nabywcy po uzyskaniu dostępu do systemu.

Zgodnie z instrukcją kancelaryjną należy pobierać i zapisywać dane sprzedawcy w takiej postaci, w jakiej zostały one umieszczone na fakturze. Dane te mogą różnić się od informacji dostępnych w REGON.

W momencie, gdy KSeF zapewni możliwość pobierania danych w postaci ustrukturyzowanej.

W EZD PUW jest możliwość wskazania komórki organizacyjnej odpowiedzialnej merytorycznie za fakturę (na formularzu opisu faktury – nie na samej fakturze).

Oznacza to, że podmiot jest zobowiązany do ich udostępnienia organom kontroli, nawet jeśli dokumentacja została wcześniej wybrakowana w systemie EZD RP zgodnie z kategorią archiwalną i obowiązującymi normatywami kancelaryjnymi.

KSeF nie umożliwia aktualizacji wystawionych faktur. Korekty muszą być wystawiane w formie odrębnych faktur korygujących, które będą rejestrowane jako osobne wpływy.

Nie ma takiej możliwości.

Jest to decyzja organizacyjna jednostki.

Zgłoszenia dotyczące rozwoju systemu należy kierować do zespołu Service Desk.

Aktualnie prowadzone są prace analityczne dotyczące możliwości wdrożenia tego rozwiązania. Jeżeli funkcja zostanie wdrożona, informacja o zmianie zostanie opublikowana w wykazie zmian systemu EZD RP.

W EZD PUW udostępniono możliwość edycji opisu faktury. Formularz może być edytowany.

Aktualnie prowadzone są prace analityczne dotyczące możliwości wdrożenia tego rozwiązania. Jeżeli funkcja zostanie wdrożona, informacja o zmianie zostanie opublikowana w wykazie zmian systemu EZD RP.

Pobrany z KSeF plik XML nie może być modyfikowany, ponieważ każda zmiana naruszałaby jego integralność jako oryginalnego dokumentu źródłowego. Z tego względu opis faktury należy wprowadzać w formie odrębnie dodanego dokumentu wydruku papierowego obiegu. W EZD PUW dostępna jest możliwość edycji opisu faktury, natomiast w EZD RP funkcjonalność ta znajduje się obecnie na etapie analizy.

W aktualnej wersji systemu wprowadzono zmiany w sposobie nadawania nazw fakturom pobieranym do EZD PUW.

Prace są obecnie w toku, jednak ich zakończenie do dnia 1 lutego 2026 r. nie będzie możliwe.

Analizowana jest możliwość udostępnienia takiej funkcji.

Analizowana jest możliwość udostępnienia takiej funkcji.

W EZD PUW można opisać fakturę na udostępnionym formularzu. W EZD RP analizowana jest możliwość wprowadzenia rozwiązania umożliwiającego opis faktury.

W EZD PUW już jest taka możliwość. W EZD RP trwa etap analizy i przygotowania takiego rozwiązania.

Tak, formularz w EZD PUW pozwala na opis faktury przez wielu użytkowników.

Opis faktur będzie możliwy dla wszystkich faktur, niezależnie od sposobu ich otrzymania.

Faktura pobrana z KSeF jest w formacie XML, a sam opis faktury nie jest pobierany.

W metadanych faktury określony zostanie sposób jej dostarczenia – KSeF.

Faktury będą dostępne w KSeF przez 10 lat – niezależnie od systemu który komunikuje się z bazą Ministerstwa Finansów.

Tak, można niezależnie pobierać dokumenty do dwóch systemów. Zalecane jest jednak uregulowanie ich obiegu w proecedurach wewnętrznych.

Jest to decyzja o charakterze organizacyjnym, podejmowana przez jednostkę. Faktury mogą być pobierane wyłącznie do systemu finansowo‑księgowego albo dodatkowo także do EZD – na potrzeby prowadzenia rejestru przesyłek wpływających. To organizacja ustala zasady postępowania w przypadku jednoczesnego pobierania faktur do dwóch systemów.

Nie przewidziano takiego mechanizmu. Należy również zauważyć, że nawet w sytuacji, gdy KSeF funkcjonuje prawidłowo, sprzedawca może przesłać nabywcy kopię faktury. W takim przypadku dokument ten również podlega rejestracji w systemie EZD.

Możliwe jest równoległe integrowanie EZD oraz systemu FK/ERP. Integracja EZD odbywa się z wykorzystaniem certyfikatu KSeF (w przypadku EZD RP) lub tokenu (w przypadku EZD PUW). Natomiast w zakresie integracji z systemem finansowo‑księgowym lub ERP należy kontaktować się bezpośrednio z dostawcą tego systemu.

Tak, istnieje możliwość nadania takiego uprawnienia.

KSeF jest połączony z PEF. Faktura wystawiona w PEF będzie również dostępna w KSeF.

EZD ma metody API. W zakresie integracji z systemami dziedzinowymi należy kontaktować się z dostawcą systemu dziedzinowego.

Między innymi w przypadku podmiotów publicznych sprzedawcy będą wystawiać faktury bezpośrednio w KSeF. Od 1 lutego 2026 r. mogą pojawić się w systemie pierwsze faktury, np. za energię elektryczną czy usługi telekomunikacyjne, które jednostka – na przykład sąd – będzie zobowiązana pobrać z KSeF. Podmioty te nie będą już przesyłały faktur w dotychczasowej formie, ponieważ nadanie numeru KSeF i umieszczenie faktury w systemie jest równoznaczne z jej doręczeniem nabywcy.

W takiej sytuacji należy skontaktować się z urzędem skarbowym, do którego został złożony wniosek. Kluczowe jest również ustalenie, czy szkoła jest samorządową jednostką budżetową – ponieważ co do zasady zgłoszenie ZAW‑FA w przypadku samorządowych jednostek budżetowych powinno być dokonywane przez gminę.

Obieg faktur należy najpierw ustalić na poziomie proceduralnym, a następnie odzwierciedlić go w module uprawnień. Faktury mogą być pobierane zarówno przez urząd gminy, jak i przez inną jednostkę budżetową gminy – na przykład szkołę lub Centrum Usług Wspólnych. Zakres dostępu do faktur wystawionych dla innych podmiotów zależy od uprawnień nadanych w MCU.

Szczegóły zostały opisane w IV części podręcznika KSeF.
 

Nie obejmują.

To decyzja organizacyjna jednostki.

Osoba fizyczna uprawniona przez jednostkę samorządu terytorialnego w zgłoszeniu ZAW‑FA – lub osoba uprawniona do zalogowania się do KSeF przy użyciu pieczęci elektronicznej po uwierzytelnieniu w systemie – może zarządzać m.in. jednostkami podrzędnymi JST, w tym wyznaczać ich przedstawicieli pełniących funkcje administratorów.

W celu odbioru faktur przez system EZD PUW konto techniczne w KSeF musi posiadać uprawnienie nr 386 – „domyślny odbiór faktur”. Konto, na które mają wpływać faktury, powinno mieć przypisany odpowiedni token KSeF. Szczegółowe informacje dotyczące nadawania uprawnień oraz generowania tokenów znajdują się w instrukcji administratora.

Nie przewiduje się takiej możliwości.

Nie przewiduje się tworzenia odrębnych kont technicznych dla poszczególnych identyfikatorów idWew. W zakresie umożliwienia filtrowania odbioru faktur według różnych idWew prowadzone są analizy, których celem jest ocena możliwości ewentualnej implementacji takiego rozwiązania.

Kwestia obsługi konta technicznego stanowi decyzję organizacyjną danego podmiotu.

Tak, jest to możliwe.

Nie każda faktura będzie zawierała dane Podmiotu 3, a dodatkowo w polu „Podmiot3” mogą być umieszczane różne informacje – nie tylko dane odbiorcy faktury.

Tak – w przyszłości planuje się wprowadzenie takiej funkcji.

Decyzje dotyczące obiegu oraz sposobu podpisywania faktur należą do kompetencji organizacji.

W systemie EZD istnieje możliwość wygenerowania faktury w formacie PDF, która następnie może zostać zaakceptowana lub podpisana przez uprawnione osoby – w tym głównego księgowego oraz dyrektora.

Certyfikat KSeF jest wymagany do przeprowadzenia integracji KSeF z systemem EZD RP.