Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

PaperStream Capture Pro/Pro Premium z konektorem Skan do EZD umożliwia kompleksowe przygotowanie dokumentacji oraz jej bezpośrednie przekazywanie do systemu EZD RP.

W ramach jednego procesu realizowane są: skanowanie lub import dokumentów, automatyczne rozdzielanie wsadu, OCR, pozyskiwanie i walidacja metadanych oraz eksport do odpowiedniego procesu w EZD RP.

Rozwiązanie obsługuje dokumenty pojedyncze i wsadowe pochodzące ze skanerów dokumentowych, urządzeń wielofunkcyjnych, innych urządzeń zgodnych z TWAIN 2.3 oraz z importu z systemu plików. W przypadku urządzeń spoza oficjalnie wspieranej listy zalecana jest weryfikacja kompatybilności.

Konektor Skan do EZD umożliwia konfigurację sposobu obsługi dokumentu w zależności od realizowanego procesu:

• dodanie załącznika do RPW na podstawie kodu kreskowego,
• utworzenie nowego zadania typu Dokument,
• utworzenie dokumentu i zarejestrowanie go w RPW,
• dodanie załącznika do istniejącego RPW,
• utworzenie dokumentu i dołączenie go do istniejącej sprawy.

Dzięki temu sposób przekazania dokumentu do EZD RP może zostać określony już na etapie konfiguracji zadania skanowania.

Informacje wymagane przez proces EZD RP mogą być pozyskiwane automatycznie podczas przetwarzania dokumentów. Źródłami danych mogą być m.in. strefy OCR, kody kreskowe 1D i 2D, formularze strukturalne, listy wyboru, słowniki, bazy danych, zmienne systemowe oraz wartości wprowadzane przez operatora.

Oprogramowanie obsługuje do 100 pól indeksowych, umożliwiając przygotowanie rozbudowanego zestawu metadanych przed eksportem. Odczytane dane mogą również służyć do automatycznego wyszukiwania istniejących nadawców w EZD RP, ograniczając potrzebę ręcznego wprowadzania informacji.

Przed przekazaniem danych do EZD RP konektor może weryfikować ich poprawność oraz kompletność. Kontroli podlegają m.in. wymagane wartości, formaty danych, długości pól, wartości słownikowe oraz kompletność metadanych wymaganych dla wybranego procesu. Dokumenty zawierające błędy lub niekompletne dane nie są przekazywane do EZD RP.

W przypadku przetwarzania wsadowego walidacja może obejmować całą partię dokumentów. Jeżeli choć jeden dokument nie przejdzie kontroli, cały wsad może zostać wstrzymany, co ogranicza ryzyko częściowego przekazania dokumentacji do systemu.

Duże partie dokumentów mogą być skanowane w jednym przebiegu. Oprogramowanie umożliwia automatyczne rozdzielanie dokumentów m.in. na podstawie kodów kreskowych, pustych stron, określonej liczby stron, treści rozpoznanej przez OCR, separatorów oraz cech dokumentu i formularza.

Po rozdzieleniu każdy dokument może zostać niezależnie rozpoznany, opisany metadanymi, zwalidowany i przekazany do EZD RP.

Przed eksportem do EZD RP wybrane obszary dokumentu mogą zostać zamaskowane. Funkcja wspiera ochronę danych i anonimizację poprzez ukrywanie informacji, które nie powinny znaleźć się w przekazywanej wersji dokumentu.

Podstawowym formatem przekazywanym do EZD RP jest PDF. PaperStream Capture Pro/Pro Premium umożliwia również tworzenie m.in. plików PDF z warstwą OCR, PDF/A, zabezpieczonych plików PDF, TIFF, JPEG, PNG, Word, Excel i RTF. Mechanizmy OCR pozwalają tworzyć dokumenty z możliwością wyszukiwania i kopiowania treści.

Najważniejszą zaletą rozwiązania jest realizacja całego procesu przygotowania dokumentacji w jednym środowisku. W PaperStream Capture Pro/Pro Premium operator może:

zeskanować dokument → automatycznie rozdzielić wsad → odczytać metadane → zweryfikować ich poprawność → przekazać dokument i metadane do właściwego procesu EZD RP

Ogranicza to konieczność ręcznego przepisywania danych i wykonywania tych samych czynności w wielu aplikacjach. Integracja umożliwia również kontrolę poprawności danych jeszcze przed ich przekazaniem do EZD RP, dzięki czemu błędy mogą zostać wykryte już na etapie digitalizacji dokumentacji.

Rozwiązanie może zostać poddane ewaluacji w środowisku użytkownika z wykorzystaniem rzeczywistych dokumentów, skanera, PaperStream Capture Pro/Pro Premium oraz konektora Skan do EZD.