Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Projekt „Wsparcie powszechnego stosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją poprzez rozwój i udostępnienie nieodpłatnego systemu klasy EZD, udostępnienie chmury SaaS2 EZD RP oraz wdrożenie systemu EZD w administracji publicznej RP” realizowany jest przez Ministerstwo Cyfryzacji oraz NASK-PIB na podstawie porozumienia nr KPOD.05.06-IW.06-0003/25-00 z dnia 22 kwietnia 2025 r.

Całkowity budżet przedsięwzięcia wynosi 228 423 630,00 zł, z czego 194 181 000,00 zł stanowi dofinansowanie z Krajowego Planu Odbudowy. Realizacja projektu zaplanowana jest na okres od 1 września 2024 r. do 30 czerwca 2026 r.

Budujemy cyfrową administrację, która działa szybciej, sprawniej i bez zbędnej biurokracji. Powszechne wykorzystanie EZD RP pozwoli na znaczną redukcję papierowego obiegu dokumentów i realnie ułatwi codzienną pracę urzędników. Usprawni to obsługę obywateli, przyspieszy procedury i obniży koszty funkcjonowania jednostek administracji

– powiedział wicepremier i minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski podczas marcowej konferencji prasowej.

EZD RP to system elektronicznego zarządzania dokumentacją zbudowany, utrzymywany i rozwijany przez NASK-PIB. System jest w pełni zintegrowany z e-Doręczeniami i ePUAP-em, co znacznie przyspiesza i automatyzuje przepływ dokumentów zarówno między instytucjami, jak i wewnątrz nich, a także przesyłanie dokumentów do obywateli i przedsiębiorców.

Wśród użytkowników EZD RP są m.in. Ministerstwo Przemysłu, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Najwyższa Izba Kontroli czy KRUS. Aktualnie w systemie EZD RP pracują 1274 jednostki. Dołączają jednostki samorządu terytorialnego oraz pozostałe jednostki realizujące zadania publiczne.

Nowe fundusze przeznaczone zostaną na budowę bezpiecznej infrastruktury chmurowej SaaS EZD RP, wdrożenie EZD RP w kolejnych 2000 urzędów i instytucji publicznych oraz przeszkolenie 75 000 użytkowników systemu.

To ważny element upowszechniania elektronicznego zarządzania dokumentacją, które znacząco obniża koszty utrzymania systemów IT i jest szansą na awans cyfrowy zwłaszcza niedużych podmiotów jak urzędy miast, gmin, przedszkola i żłobki. Dzięki KPO podmioty te nie będą musiały inwestować we własne serwery, infrastrukturę IT i zatrudnienie specjalistów. Będą mogły skorzystać z nowoczesnych rozwiązań i wsparcia ekspertów NASK-PIB.

Obecnie jedynie 30,6 proc. jednostek administracji publicznej w Polsce korzysta z systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) jako podstawowego narzędzia pracy. W wielu instytucjach wciąż dominuje obieg papierowy, co wydłuża procedury, generuje wysokie koszty operacyjne i utrudnia sprawne zarządzanie dokumentacją.

Zainteresowane jednostki mogą zgłaszać się do wdrożenia bezpośrednio poprzez linki dostępne na stronie Wsparcie wdrożeniowe w Portalu EZD RP. Znajdują się na niej również szczegółowe informacje nt. zasad udzielanego wsparcia oraz kryteriów, które muszą spełnić podmioty przystępujące do wdrożenia EZD RP, a także terminarz spotkań informacyjnych online. Zachęcamy do uczestniczenia w nich i zadawania pytań oraz zapraszamy do współpracy.

Więcej informacji o funduszach i inwestycjach KPO na stronie poświęconej Krajowemu Planowi Odbudowy i Zwiększania Odporności.