Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

System EZD RP został opracowany w technologii umożliwiającej uruchamianie go w chmurze. NASK–PIB udostępnia go w tej formule bezpłatnie wyłącznie podmiotom administracji rządowej. Inne jednostki administracji publicznej, w tym samorządy, mogą uzyskać dostęp do SaaS EZD RP, korzystając z rozwiązań własnych lub z usług podmiotów zewnętrznych.

Uruchomienie EZD RP jako usługi chmurowej pozwala m.in. na skalowanie środowiska informatycznego i szybkie udostępnianie aplikacji dla kolejnych podmiotów. Dla wielu jednostek administracji publicznej może być to lepsze rozwiązanie niż inwestowanie we własną infrastrukturę i jej późniejsze samodzielne utrzymywanie.

Mając na względzie zalety i elastyczność chmurowego modelu wdrożenia systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją, zrealizowany został pilotaż z udziałem podmiotów, które zgłosiły zainteresowanie świadczeniem SaaS EZD RP. W naborach do pilotażu ogłoszonych w listopadzie 2022 r. oraz kwietniu 2023 r. zakwalifikowano łącznie 13 organizacji, z którymi podpisano listy intencyjne.

Przy okazji półrocznej współpracy 12 samorządów wzięło udział w testach EZD RP udostępnionego i zaimplementowanego w środowisku chmurowym dostawców oraz skonfigurowanego pod indywidualne potrzeby jednostek. Sześć z nich zdecydowało się pójść krok dalej i uruchomić produkcyjnie EZD RP w tym modelu. Działania te pozwoliły na wypracowanie wachlarza dobrych praktyk i rekomendacji m.in. w zakresie bezpieczeństwa, a także na weryfikację instrukcji i innych materiałów edukacyjnych opracowanych przez NASK–PIB.

Podział oraz typy infrastruktury dostawców SaaS EZD RP (stan na lipiec 2023 r.)

 

Jednym z efektów pilotażu było określenie minimalnych wymagań bezpieczeństwa, które powinni spełniać dostawcy SaaS EZD RP, aby móc zawrzeć porozumienie o współpracy z Operatorem EZD (NASK–PIB). Dotyczą one m.in. konieczności wdrożenia systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji, systemu zarządzania ciągłością działania oraz zapewnienia zgodności z normami. Ich spełnienie pozwoli zapewnić odpowiedni poziom ochrony danych przechowywanych w usłudze chmurowej dostawcy, co ma duże znaczenie dla instytucji publicznych korzystających z tej formy dostępu do EZD RP.

Przyszli dostawcy w ramach pilotażu mieli też możliwość oszacowania kosztów związanych ze świadczeniem SaaS EZD RP. To pozwoliło na opracowanie cenników dostosowanych do potrzeb różnych instytucji, a także na zbadanie oczekiwań samorządów w zakresie usług towarzyszących wdrożeniu systemu klasy EZD w organizacji.

Lista organizacji, które wzięły udział w pilotażu dla Dostawców SaaS EZD RP

1. COIG S.A.
2. e-Instytucja sp. z o.o.
3. EXEA sp. z o.o.          
4. HXS sp. z o.o.
5. Integrated Solutions sp. z o.o.
6. Linux Polska Sp. z o.o.         
7. Madkom S.A.
8. Netkoncept sp. z o.o.
9. Senetic S.A.
10. Sieć Badawcza Łukasiewicz – PIT  
11. TSLab Technology&Safety s.c.      
12. POLCOM S.A.           
13. Powiat Nowotarski

 

Pilotaż był ważnym krokiem w przygotowaniu i testowaniu usługi, dzięki której podmioty publiczne będą miały możliwość łatwego dostępu do EZD RP. W jego następstwie powstanie Program współpracy z dostawcami SaaS EZD RP, który ułatwi i przyspieszy proces cyfryzacji i wdrażania elektronicznego zarządzania dokumentacją w samorządach. Upowszechnianie EZD RP na szeroką skalę jest kluczowe dla usprawnienia pracy polskiej administracji publicznej, szczególnie w kontekście rozwoju usług e-administracji i planowanego obowiązku stosowania systemów klasy EZD.