Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

 

Od lat mówi się o cyfryzacji administracji publicznej, jednak dziś pytanie brzmi już nie „czy”, lecz „jak szybko” urzędy powinny się zmieniać. Jak z perspektywy samorządu wygląda ta transformacja i co jest dziś jej najważniejszym impulsem?

Jak szybko? Jak szybko się da! Oczywiście zależy to od kilku zmiennych. Przede wszystkim od determinacji decydentów. Ale też od dostępnych na rynku narzędzi informatycznych. No i od kwestii kluczowej, jaką są odpowiednie środki finansowe w budżecie. Dwa pierwsze elementy to warunki wystarczające, zaś trzeci to warunek konieczny.

Powiedział Pan kiedyś, że sukcesem będzie sytuacja, w której obywatel załatwi sprawę bez chodzenia „od pokoju do pokoju”. Jak wyobraża Pan sobie urząd za pięć lub dziesięć lat? Czy administracja może stać się dla mieszkańca niemal niewidoczna?

Myślę, że czynnik ludzki pozostanie. Bez względu na rozwój technologiczny. I nie chodzi tutaj o kwestie pokoleniowe, dbałość o seniorów wykluczonych technologicznie, bo z upływem czasu świadomość kolejnych pokoleń wchodzących w złotą jesień życia będzie w tej kwestii zdecydowanie wyższa.

Zwykła potrzeba kontaktu z żywym człowiekiem będzie w pewnym stopniu determinantą tego, aby urząd nie zniknął z mapy. Niemniej znakomita część zadań zostanie przejęta przez algorytmy i sztuczną inteligencję.

W jakich obszarach administracji może to nastąpić najszybciej?

Rozwój tej sfery życia postępuje w tempie geometrycznym, więc jestem przekonany, że wiele spraw będzie rozstrzyganych i załatwianych poprzez sztuczną inteligencję. Odrębną kwestią będą środki odwoławcze i rozstrzyganie sporów. Tutaj czynnik ludzki może mieć jednak znaczenie.

Jaką rolę w osiągnięciu tej wizji może odegrać EZD RP?

Aby powstał stabilny dom, konieczny jest solidny fundament. Dla mnie EZD RP jest właśnie takim fundamentem, który wciąż jest wzmacniany. Wdrażanie i rozwój systemu nadal trwają, ale kierunek zmian jest już jasno określony. EZD RP stanowi podstawę funkcjonowania urzędu i szeroko rozumianej administracji. Zachodzące w nich działania są porządkowane, opisywane w procedurach i realizowane w systemie.

Czy w przyszłości administracja może dobrze funkcjonować bez takiego systemu?

Przyszłość widzę jako świadczenie usług dla obywateli prościej, sprawniej i szybciej. EZD RP pasuje do tej wizji. Ma w sobie coś z nowoczesnej fabryki, w której działa taśma produkcyjna. Na jednym jej końcu pojawiają się dane, sprawy i zadania, a na drugim gotowe rozstrzygnięcia, stanowiska oraz odpowiedzi. W tak szybko zmieniającym się świecie bez elektronicznego zarządzania dokumentacją nie ma mowy o rozwoju administracji.

Sopot zdecydował się wdrożyć EZD RP nie tylko w urzędzie miasta, ale również w jednostkach organizacyjnych. Skąd wzięła się decyzja o tak szerokim zakresie projektu i ile jednostek ostatecznie objęło wdrożenie?

Na dzisiaj systemem EZD RP objęte są wszystkie jednostki organizacyjne, z wyjątkiem spółek prawa handlowego. Sopot jest specyficznym miastem, gdyż z jednej strony jako miasto na prawach powiatu funkcjonalnie jesteśmy dużym miastem. Realizujemy taki sam katalog zadań jak Gdańsk, Poznań czy Kraków.

Z drugiej strony jesteśmy stosunkowo małym ośrodkiem. Takim, w którym łatwiej realizować projekty pilotażowe czy kompleksowe wdrożenia. Dlatego uznaliśmy, że przeprowadzimy wdrożenie obejmujące wszystkie jednostki organizacyjne.

Na czym polegało zastosowane w Sopocie podejście kaskadowe i jakie korzyści przyniosło z perspektywy zarządzania tak dużym przedsięwzięciem?

Tutaj skorzystaliśmy z doświadczeń i sugestii NASK dotyczących przyjętej metody oraz procesu wdrożenia EZD RP. Wdrożenie oparliśmy na rozwiązaniu kaskadowym, gdzie w pierwszym etapie zdecydowaliśmy się na urząd miasta jako lidera oraz trzy największe miejskie jednostki organizacyjne: Zarząd Dróg i Zieleni, Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej oraz Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji. Jak widać, każda z nich reprezentuje zupełnie odrębny obszar aktywności samorządu lokalnego. Ma inną specyfikę oraz obsługuje odmienne typy dokumentów i spraw. Tak więc był to dobry poligon doświadczalny.

Równolegle prowadziliśmy kampanię informacyjną skierowaną do pozostałych jednostek organizacyjnych. Chodziło o przygotowanie ich pracowników mentalnie, ale też technologicznie. Po pół roku dokonaliśmy wdrożenia również w tych jednostkach.

Każde wdrożenie wiąże się z wyzwaniami i koniecznością podejmowania trudnych decyzji. Co okazało się największym wyzwaniem podczas wdrażania EZD RP w Sopocie?

Myślę, że nie jestem w tym stwierdzeniu oryginalny, ale oczywiście najistotniejszym i najtrudniejszym elementem wdrożenia był „czynnik ludzki”. Chodziło o to, aby pracownicy podeszli do wdrożenia i nowych standardów otwarcie, z pewną dozą akceptacji już na wstępnym etapie. Tutaj również mieliśmy bardzo duże wsparcie ze strony NASK, który pomagał nam w kampanii informacyjnej. Ale co ważniejsze, zorganizował nieodpłatnie cykl szkoleń dla kadry kierowniczej, wyznaczonych koordynatorów oraz pracowników.

Tak więc przy współudziale NASK staraliśmy się umożliwić pracownikom jak najszersze zapoznanie się z tym narzędziem. Podręcznik użytkownika, Portal EZD RP oraz dostęp do wersji testowej systemu umożliwiły testowanie rozwiązań bez obawy o konsekwencje popełnionych błędów.

I ostatnia rzecz. W mojej ocenie fundamentalna. Jest nią wyraźny sygnał ze strony kierownictwa, że istnieje pełna determinacja do wdrożenia tego narzędzia. Wielokrotnie podczas spotkań z pracownikami urzędu i dyrektorami jednostek organizacyjnych mówiłem, że nie ma odwrotu od zainicjowanego procesu. Powtarzałem, że konsekwentnie i nieodwracalnie podążamy w kierunku skutecznego, pełnego i praktycznego wdrożenia tego narzędzia do zarządzania dokumentacją.

Jak ocenia Pan model wsparcia wdrożeniowego oferowany przez NASK? Które jego elementy okazały się najbardziej wartościowe?

W ramach modelu kaskadowego urząd, przy nieodpłatnym wsparciu NASK, przechodzi pełny proces wdrożenia, a następnie jako partner wiodący odpowiada za stopniowe wdrażanie systemu w podległych mu mniejszych jednostkach.

NASK zapewnił nam oprogramowanie, standardy, materiały edukacyjne oraz wsparcie szkoleniowe i techniczne. Pomoc techniczna obejmowała konsultacje online dotyczące przygotowania infrastruktury sprzętowej, prawidłowej konfiguracji systemu, a także określenia ustawień i uprawnień użytkowników zgodnie z potrzebami urzędu.

Istotnym elementem przygotowań były również stacjonarne szkolenia merytoryczne skierowane do różnych grup użytkowników, w tym pracowników kancelarii, koordynatorów i kadry kierowniczej. Dodatkowo NASK udostępnia filmy instruktażowe dostosowane do poszczególnych stanowisk oraz organizuje uzupełniające szkolenia e-learningowe.

Przed uruchomieniem systemu w środowisku produkcyjnym korzystaliśmy z asysty wdrożeniowej online, a następnie wzięliśmy udział w weryfikacji wersji produkcyjnej. Mamy również dostęp do dedykowanego adresu e-mail, za pośrednictwem którego możemy zgłaszać błędy, problemy oraz propozycje dalszego rozwoju systemu.

Za najbardziej wartościowe elementy wsparcia NASK uznajemy asystę wdrożeniową oraz dostęp do wersji testowej systemu, które pozwoliły nam lepiej przygotować się do uruchomienia EZD RP i zweryfikować jego działanie przed rozpoczęciem właściwej pracy.

Jak pracownicy urzędu i jednostek organizacyjnych zareagowali na zmianę sposobu pracy i jak udało się zbudować ich zaangażowanie w projekt?

Zarządzanie zmianą przewiduje trudności związane ze wspomnianym już tzw. czynnikiem ludzkim. Należało więc spodziewać się wyzwań z tej strony.

W mojej ocenie udało się zrealizować wdrożenie bez większych zawirowań. Jasne jest, że mamy do czynienia z procesem rozłożonym w czasie, który wymaga oswojenia się pracowników z funkcjami i obowiązkami związanymi z pracą w EZD RP.

W tym szczególnym okresie dość często pojawiają się błędy, stres czy konflikty. Niemniej zapewnienie opieki merytorycznej poprzez wyznaczenie koordynatorów, organizowane cyklicznie spotkania wyjaśniające wątpliwości oraz wsparcie NASK w rozwiązywaniu problemów pozwala na stopniowe eliminowanie wewnętrznych napięć.

Czy po wdrożeniu EZD RP kierownicy i kadra zarządzająca zyskali lepszy wgląd w przebieg spraw oraz możliwość szybszego reagowania na opóźnienia i inne problemy organizacyjne?

Bezwzględnie tak. Zresztą na tym polega zarządzanie dokumentacją i nadzór nad podległymi pracownikami. Istotna jest chęć bezpośrednich przełożonych do systematycznego monitorowania terminowości i sprawności pracowników w prowadzeniu spraw.

Jedną z idei stojących za EZD RP jest budowanie wspólnego standardu zarządzania dokumentacją w administracji publicznej. Jakie znaczenie ma dla samorządów korzystanie z tego samego rozwiązania oraz możliwość wymiany doświadczeń między instytucjami?

Myślę, że sprawa jest dość oczywista, gdyż praca na jednej, wspólnej platformie sprzyja komunikacji i współpracy pomiędzy podmiotami szeroko rozumianej administracji publicznej.

Wartością dodaną jest też możliwość wymiany doświadczeń pomiędzy użytkownikami, co przy okazji sprzyja składaniu wniosków do operatora o wprowadzanie korekt lub modernizację funkcjonalności. Taką wymianę doświadczeń Sopot przeprowadził chociażby z Urzędem Miejskim w Białymstoku czy Urzędem Miejskim w Pucku, gdzie dzieliliśmy się swoimi wątpliwościami i wzajemnie wskazywaliśmy rozwiązania sprawdzone w praktyce.

Sopot regularnie zajmuje czołowe miejsca w rankingach samorządów. Niektórzy mogą uznać, że miastu o takiej pozycji łatwiej realizować ambitne projekty cyfrowe niż mniejszym lub mniej zamożnym jednostkom. Co odpowiedziałby Pan samorządowcom, którzy patrzą na doświadczenia Sopotu właśnie w ten sposób?

Co oczywiste, środki finansowe, które pozwalają rozwijać infrastrukturę informatyczną i wdrażać nowoczesne rozwiązania, mają istotne znaczenie. Szczególnie jeśli chodzi o komunikację z obywatelami i możliwość załatwiania przez nich spraw w urzędzie w sposób zdalny. Znając życie, wiem jednak, że w budżetach często priorytet mają inne zadania niż informatyka.

Środki finansowe są istotne, ale z drugiej strony niemniej ważna jest wola i odwaga, aby sięgać po takie kompleksowe rozwiązania jak EZD RP. W tym przypadku nie jest najważniejsza kwestia dysponowania odpowiednim budżetem, tylko chęć rozwoju i śmiałość do wprowadzania systemowych zmian.

---

Więcej artykułów na temat EZD RP w sekcji: Artykuły i wywiady. Zapraszamy do lektury!