Utrzymanie i rozwój systemu EZD RP po wdrożeniu
27.04.2026
Wdrożenie EZD RP nie kończy się w momencie jego uruchomienia produkcyjnego. To dopiero początek etapu, w którym organizacja musi zadbać o utrzymanie wypracowanych zmian oraz dalszy rozwój cyfrowego środowiska pracy. Wyjaśniamy, jakie działania są niezbędne po wdrożeniu i na co należy zwrócić szczególną uwagę.
Wskazanie systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania spraw oznacza trwałą zmianę funkcjonowania jednostki. Z punktu widzenia przepisów jest to decyzja nieodwracalna – powrót do papierowego systemu kancelaryjnego nie jest już możliwy.
Zmiana ta znajduje odzwierciedlenie w codziennej pracy – od rejestracji i skanowania przesyłek, przez dekretację pism, aż po prowadzenie spraw i archiwizację dokumentacji w systemie. Choć poziom zaawansowania wdrożenia może być różny, ważne jest jedno: organizacja zaczyna działać w środowisku cyfrowym.
Ciągłość procesu cyfryzacji
Magdalena Sawicka,
Dyrektor Pionu Wdrożeń i Utrzymania EZD w NASK
Utrzymanie i rozwój EZD to proces długofalowy, którego celem jest zapewnienie sprawnego funkcjonowania systemu oraz zgodności z przepisami. Obejmuje on zarówno działania organizacyjne, jak i techniczne, a także rozwój kompetencji pracowników. Efektem tych działań jest przygotowanie dokumentacji do archiwizacji i możliwość jej przekazania do archiwum państwowego. To właśnie ten moment stanowi faktyczne zwieńczenie procesu wdrożenia systemu EZD w organizacji.
Nowe wyzwania
Po wdrożeniu systemu klasy EZD pojawiają się nowe zadania. Nie ograniczają się one do stosowania przyjętych zasad, ale obejmują również ich rozwijanie i dostosowywanie do zmieniających się warunków. W praktyce oznacza to konieczność:
- stopniowego rozszerzania zakresu spraw prowadzonych elektronicznie,
- aktualizacji procedur wewnętrznych i instrukcji kancelaryjnych,
- reagowania na zmiany przepisów,
- zapewnienia bieżącego wsparcia użytkownikom systemu.
Utrzymanie elektronicznego zarządzania dokumentacją to proces ciągły. Wymaga zarówno działań technicznych, jak i organizacyjnych oraz prawnych.
Rola zespołu ds. wdrożenia EZD
Po zakończeniu wdrożenia nie kończy się rola zespołu, który je realizował. Wręcz przeciwnie. Jego znaczenie pozostaje niezwykle istotne. Członkowie zespołu powinni stale analizować możliwości wykorzystania systemu w organizacji, monitorować sposób jego używania oraz testować nowe funkcje i wersje. Ważnym elementem ich pracy jest także wspieranie użytkowników w codziennym korzystaniu z EZD. Warto rozważyć powołanie dodatkowej komórki odpowiedzialnej za bieżącą obsługę systemu, przede wszystkim w obszarze technicznym i organizacyjnym.
Wyznaczanie kierunków
Rozwój elektronicznego zrządzania dokumentacją wymaga świadomego planowania. Zespół ds. EZD powinien aktywnie uczestniczyć w wyznaczaniu kierunków cyfryzacji oraz identyfikować kolejne procesy możliwe do elektronizacji.
W praktyce oznacza to regularną analizę klas z wykazu akt (JRWA), które nadal prowadzone są w formie papierowej, oraz ocenę, czy istniejące bariery prawne, organizacyjne lub techniczne nadal są aktualne. Na szczególną uwagę zasługuje konieczność bieżącej aktualizacji struktury organizacyjnej w systemie, tak aby odzwierciedlała ona rzeczywistą strukturę jednostki wynikającą z regulaminu organizacyjnego oraz aktualny zakres uprawnień przyznawanych i odbieranych pracownikom.
Z czasem pracownicy, znając już system i jego możliwości, często sami wskazują nowe obszary do cyfryzacji. W wielu przypadkach jednak to właśnie członkowie zespołu ds. EZD inicjują i koordynują te działania.
Rekomendowane jest cykliczne przeglądanie klas JRWA wyłączonych z elektronicznego zarządzania dokumentacją i stopniowe ograniczanie liczby wyjątków.
Dostosowanie do zmian w przepisach
Zmiany w otoczeniu prawnym i technologicznym wymagają ciągłego dostosowywania sposobu działania organizacji. W praktyce oznacza to konieczność aktualizacji procedur oraz przygotowania pracowników do nowych rozwiązań.
Dobrym przykładem są doręczenia elektroniczne, których wdrożenie wiązało się z analizą nowych obowiązków, opracowaniem procedur oraz przygotowaniem organizacji do zmiany sposobu komunikacji z otoczeniem. W takich sytuacjach zespół ds. EZD pełni istotną rolę doradczą.
Integracja systemów
W wielu jednostkach funkcjonują systemy dziedzinowe wspierające określone obszary działalności. Ich integracja z systemem klasy EZD stanowi jeden z kluczowych kierunków rozwoju cyfryzacji.
System dziedzinowy odpowiada za część merytoryczną procesu, natomiast system EZD zapewnia obsługę czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu sprawy oraz archiwizację dokumentacji. Połączenie tych funkcji umożliwia pełną cyfryzację procesów, jednak wymaga odpowiedniej wiedzy, doświadczenia oraz właściwego przygotowania procedur wewnętrznych.
Testowanie zmian i nowych funkcji
EZD RP podlega zmianom i aktualizacjom. Każda nowa funkcja powinna zostać wcześniej przetestowana i oceniona pod kątem przydatności w organizacji. Dopiero po takiej analizie możliwe jest podjęcie decyzji o wdrożeniu zmian oraz przygotowanie użytkowników do korzystania z nowych rozwiązań. To podejście pozwala ograniczyć ryzyko błędów i zapewnić stabilność działania systemu.
Wysoka jakość pracy dzięki szkoleniom
Szkolenia nie powinny kończyć się na etapie wdrożenia systemu. Konieczne jest ich regularne powtarzanie oraz zapewnienie odpowiedniego przygotowania nowo zatrudnionym pracownikom.
W praktyce oznacza to utrzymanie systemu szkoleń, który obejmuje zarówno obsługę EZD, jak i podstawy wynikające z przepisów kancelaryjnych. Szczególnie istotne jest kształtowanie umiejętności praktycznego stosowania zasad pracy w środowisku cyfrowym.
NASK, wraz z udostępnianiem nowych wersji EZD RP, zapewnia aktualną dokumentację, szkolenia oraz bogate materiały edukacyjne. Użytkownicy mają dostęp do wielu wartościowych źródeł wiedzy.
- Kursy e-learningowe na platformie szkoleniowej administracji publicznej.
- Portal EZD RP, czyli artykuły, wywiady i najważniejsze informacje o systemie.
- Forum EZD RP – miejsce wymiany doświadczeń użytkowników i ekspertów.
- Kanał EZD RP na YouTube z filmami instruktażowymi i nagraniami z konferencji.
- Podręcznik użytkownika EZD RP – szczegółowa dokumentacja i instrukcja obsługi systemu.
Nowy pracownik nie powinien być wdrażany wyłącznie przez współpracowników – konieczne jest zapewnienie mu rzetelnego szkolenia.
Monitoring systemu i użytkowników
Stały nadzór nad funkcjonowaniem EZD obejmuje zarówno kwestie techniczne, jak i sposób korzystania z systemu przez pracowników. Istotne jest zachowanie wypracowanych procedur zgłaszania problemów oraz zapewnienie użytkownikom bieżącego wsparcia.
Zespół ds. EZD może pełnić rolę centralnego punktu, w którym analizowane są zgłoszenia i wyniki działań kontrolnych. Na tej podstawie możliwe jest wprowadzanie zmian w procedurach oraz planowanie dodatkowych szkoleń.
Znaczenie metadanych
Metadane stanowią podstawę efektywnego funkcjonowania systemu klasy EZD. To one umożliwiają wyszukiwanie dokumentów, kontrolę przebiegu spraw, zarządzanie dokumentacją oraz jej archiwizację.
Dlatego konieczne jest ich systematyczne sprawdzanie pod kątem kompletności, poprawności i aktualności. Weryfikacja powinna odbywać się na każdym etapie pracy z dokumentacją – od jej wytworzenia, przez wykorzystanie w sprawie, aż po archiwizację.
Uwaga! Jakość metadanych bezpośrednio wpływa na efektywność pracy całej organizacji.
Wykorzystanie raportów
Kontrola jakości danych w EZD RP powinna opierać się na raportach generowanych z systemu. Umożliwiają one szybkie wykrywanie nieprawidłowości oraz analizę dużej liczby spraw i dokumentów. W szczególności weryfikacji powinny podlegać:
- poprawność klasyfikacji dokumentacji,
- jakość metadanych,
- kompletność akt spraw.
Regularne raporty pomagają eliminować błędy oraz zapobiegać ich powstawaniu, ponieważ na bieżąco informują pracowników o nieprawidłowościach.
Więcej artykułów na temat EZD RP w sekcji: Artykuły i wywiady. Zapraszamy do lektury!