Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Jednostki realizujące zadania publiczne, w tym jednostki samorządu terytorialnego, np. urząd marszałkowski czy urząd miasta, mogą przystąpić do wdrożenia EZD RP w formule kaskadowej. Przyjmują wówczas rolę Podmiotu Wiodącego, którego wybrani pracownicy tworzą Zespół Wdrożeniowy i przy współpracy z NASK poszerzają swoje kompetencje w zakresie koordynacji zarówno prac przygotowawczych do wprowadzenia elektronicznego zarządzania dokumentacją, jak i wdrożeń w podległych i nadzorowanych podmiotach.

Wdrożenie kaskadowe systemu EZD RP jest modelem współpracy z jednostkami samorządu terytorialnego. W ramach zgłoszenia do wdrożenia kaskadowego Podmiot Wiodący przygotowuje listę wszystkich jednostek podległych i nadzorowanych, kwalifikując każdą z nich do jednej z trzech poniższych kategorii.

1. Jednostki wdrażające EZD RP ze wsparciem NASK – są to jednostki, w których EZD RP uruchamiany jest w pierwszej kolejności przy wsparciu NASK, we współpracy z Zespołem Wdrożeniowym Podmiotu Wiodącego. Uwaga! Do tej grupy zapraszane są wyłącznie jednostki, które:
   • nie posiadają wdrożonego systemu klasy EZD,
   • nie prowadzą działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów prawa Unii Europejskiej – usługi NASK są finansowane ze środków publicznych krajowych i unijnych i wypadku takiej działalności istnieje ryzyko naruszenia zasad dozwolonej pomocy publicznej.
2. Jednostki wdrażające EZD RP bez wsparcia NASK – w tych jednostkach EZD RP uruchamiany jest bez udziału NASK, przy wsparciu i koordynacji Zespołu Wdrożeniowego Podmiotu Wiodącego.
3. Jednostki nieplanowane do wdrożenia EZD RP – ta kategoria obejmuje jednostki, w których na danym etapie nie przewiduje się uruchomienia systemu EZD RP.

Podmiot Wiodący nie ma obowiązku wdrażania EZD RP we własnej jednostce – w szczególności, jeśli korzysta już z innego systemu klasy EZD. Wówczas Podmiot Wiodący pełni rolę koordynacyjną wobec jednostek podległych, dbając o sprawną realizację wdrożenia. Do jego zadań należy m.in.:

• nadzór nad prawidłowym przebiegiem procesu formalnego,
• ustalenie terminów szkoleń stacjonarnych,
• zapewnienie odpowiednich warunków do ich realizacji (np. udostępnienie sali szkoleniowej).

Jeżeli Podmiot Wiodący planuje szersze zaangażowanie, powołuje Zespół Wdrożeniowy Podmiotu Wiodącego, którego zadaniami mogą być m.in.:

• aktywny udział w szkoleniach realizowanych przez NASK,
• nabycie wiedzy i kompetencji umożliwiających samodzielną realizację wsparcia wdrożeniowego,
• ścisła współpraca z NASK i wsparcie dla jednostek wdrażających EZD RP ze wsparciem NASK,
• szkolenia i wsparcie dla jednostek wdrażających EZD RP bez wsparcia NASK,
• inne formy działalności, takie jak utworzenie własnego Help Desk lub świadczenie usług chmury prywatnej EZD RP dla jednostek podległych i nadzorowanych.

Uwaga! Proces zgłoszenia kaskady zawsze jest inicjowany przez Podmiot Wiodący, nawet wtedy, gdy posiada on inny system klasy EZD RP.

Współpraca z NASK oraz zaangażowanie Partnerów w kaskadowe wdrożenia EZD RP przyczynią się do szybkiej i efektywnej elektronizacji podmiotów publicznych. Dodatkowo, dzięki optymalizacji i ujednoliceniu procedur wewnętrznych, zostanie skrócony czas obsługi spraw i interesantów.

NASK pracuje nad rozwojem EZD RP, udostępniając materiały edukacyjne, a także świadcząc doradztwo techniczne i merytoryczne w zakresie wdrożenia, użytkowania i utrzymania systemu. Ponadto organizuje warsztaty tematyczne i szerzy ideę upowszechnienia elektronicznego zarządzania dokumentacją w polskiej administracji.

Wszystkich zainteresowanych współpracą zapraszamy do zapoznania się z materiałami dostępnymi w Portalu EZD RP oraz kontaktu mailowego na adres ezdrp@nask.pl. 

Poniżej dostępne są dokumenty niezbędne do rozpoczęcia procesu wdrażania EZD RP w modelu kaskadowym (paczka .zip z wzorem porozumienia i załącznikami). Zapraszamy do współpracy. Chętnie też spotkamy się z Państwem, aby omówić szczegóły i uzgodnić harmonogram prac.