Wygodna obsługa doręczeń elektronicznych w EZD RP
15.01.2024
Wprowadzenie obowiązku korzystania z e-Doręczeń będzie istotnym krokiem w rozwoju polskiej e-administracji, a podmioty publiczne muszą się do tej zmiany odpowiednio przygotować. Kompleksową obsługę przesyłek w formie doręczeń elektronicznych umożliwia system do elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD RP.
Ustalony na 1 października 2024 r. termin implementacji rozwiązań technicznych niezbędnych do uruchomienia usług doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej w szerokim spektrum podmiotów publicznych, wynika z komunikatu Ministra Cyfryzacji z 21 grudnia 2023 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 2764). To początek zmian związanych z wprowadzaniem doręczenia elektronicznego, równoważnego prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru. Do 2029 r. obowiązek wdrożenia nowej e-usługi będzie dotyczył całego sektora publicznego oraz obejmie przedsiębiorców i zawody zaufania publicznego.
W obliczu planowanych zmian coraz więcej podmiotów, które do tej pory prowadziły akta w postaci papierowej, decyduje się na wdrożenie systemu klasy EZD. Takie decyzje to zrozumiały krok, ponieważ obsługa e-Doręczeń w systemie tradycyjnym będzie wiązała się z kompletowaniem akt w teczkach papierowych, a tym samym koniecznością wydruku korespondencji wpływającej i wychodzącej oraz dowodów nadania i doręczeń zarówno realizowanych w ramach usługi PUH (Publiczna Usługa Hybrydowa), jak i PURDE (Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego).
Sprawniej z EZD RP
Magdalena Sawicka, Dyrektor Oddziału NASK w Białymstoku
Obowiązek doręczeń elektronicznych przyczynia się do zwiększenia wdrożeń systemów klasy EZD w podmiotach publicznych i minimalizacji spraw dokumentowanych papierowo. Dzięki integracji systemu EZD RP z Bazą Adresów Elektronicznych (BAE) oraz platformą e-Doręczeń, obsługa korespondencji wpływającej została zautomatyzowana – przesyłki są ewidencjonowane w rejestrze przesyłek wpływających, a pola metadanych zasilane danymi. Jednocześnie dane adresowe, w tym adres do doręczeń elektronicznych nadawców przesyłek, są automatycznie dodawane do bazy kontaktów systemu EZD RP.
To wszystko sprawia, że obsługa doręczeń elektronicznych jest łatwa i wygodna, a użytkownicy EZD RP bezpośrednio ze sprawy mają dostęp do wspomnianej wyszukiwarki BAE, mogą szybko przygotować korespondencję wysyłaną w ramach PUH i PURDE oraz korzystać z szablonów dokumentów dostosowanych do wymogów operatora pocztowego.
Jak to działa w praktyce
W przypadku wprowadzania w podmiocie tak ważnych zmian w obsłudze korespondencji wpływającej i wychodzącej, wynikających z wdrożenia e-Doręczeń, warto postawić na pewne rozwiązania, takie jak EZD RP. Użytkownicy mogą odbierać przesyłki przekazane na adres doręczeń elektronicznych oraz wysyłać przesyłki w ramach usług PURDE oraz PUH bezpośrednio z poziomu systemu EZD RP, bez konieczności logowania się na konto podmiotu w systemie teleinformatycznym do doręczeń elektronicznych. To tylko jedno z wielu ułatwień.
Po wpłynięciu przesyłki system EZD RP automatycznie rejestruje ją w centralnym rejestrze przesyłek wpływających (nadanie numeru RPW), uzupełnia metadane przesyłki i w razie potrzeby dodaje rekord z informacjami o nadawcy do bazy adresowej EZD RP. Do przesyłki dołączony jest dowód biznesowy doręczenia zapisany w formacie PDF oraz XML – jest to tzw. potwierdzenie otrzymania.
e-Doręczenia – dostęp do funkcji bezpośrednio z widoku akt sprawy.
Szybkie wysyłki z poziomu akt spraw
Interfejs EZD RP umożliwia przekazywanie zapytań do BAE w celu sprawdzenia, czy dany adresat posiada adres do doręczeń elektronicznych, co pozwala na ustalenie sposobu komunikacji z klientem. Dzięki możliwości przygotowania i zlecenia wysyłki korespondencji w trybie PURDE lub PUH z poziomu akt prowadzonych spraw, prowadzący sprawy mogą samodzielnie realizować wysyłki, bez angażowania pracowników punktów kancelaryjnych. W EZD RP zaimplementowano też mechanizmy, walidacje i komunikaty, które uwzględniają wymagania dotyczące prawidłowego przygotowania korespondencji, a także wprowadzono mechanizmy blokujące zlecenie wysyłki w przypadku wykrycia nieprawidłowości.
e-Doręczenia – widok opcji dostępnych podczas rejestrowania korespondencji.
Jeżeli z EZD RP wysyłana jest wiadomość w trybie PURDE, do akt sprawy automatycznie dołączane są dwa dowody biznesowe: potwierdzenie wysłania i potwierdzenie otrzymania. Natomiast przy wysyłce w trybie PUH, najpierw pobierane jest potwierdzenie nadania, a następnie EPO (w przypadku odebrania przesyłki przez odbiorcę). Jeśli przesyłka nadana w trybie PUH nie zostanie odebrana w ciągu 14 dni, EZD RP pobiera dowód tzw. fikcji doręczenia, potwierdzający skuteczne doręczenie pisma, pomimo że nie zostało fizycznie odebrane.