Realizacja e-usługi koordynowana przez platformę

Platforma e-usług koordynuje przebieg realizacji usługi zgodnie z definicją procesu dla tej e-usługi. Poszczególne ścieżki / kroki procesu mogą być realizowane sekwencyjnie i/lub równolegle. Przebieg e-usługi może wymagać przekazania realizacji sprawy do odpowiedniego podmiotu świadczącego usługi publiczne (realizacja sprawy realizowana jest w danym podmiocie), do obywatela (np. w celu uzupełnienia wniosku) lub innego systemu (skorzystania z usług tego systemu). W każdym przypadku sprawa z rozstrzygnięciem wraca do platformy e-usług, która może zrealizować kolejne kroki procesu lub zakończyć działanie e-usługi.

Realizacja przebiegu e-usługi jest koordynowana przez odpowiednią platformę e-usług. Przebieg realizacji jest zgodny z opisem procesu tej e-usługi. Koordynator realizuje proces uruchamiając poszczególne jego kroki (sekwencyjnie lub synchronicznie). Oczywiście wybór kolejnego kroku może zależeć od stanu procesu określonego przez poprzednie kroki. Np. w przypadku przekazania sprawy do realizacji w urzędzie, urzędnik może ustawić stan wymagający złożenia jeszcze jednego wniosku przez obywatela (realizacja sprawy może wymagać realizacji innej sprawy na wniosek obywatela) lub dołączenia określonych wyjaśnień.

Całość przebiegu kończy się realizacją sprawy, o czym obywatel jest informowany. Koordynator na każdym etapie realizacji e-usługi może podjąć decyzję o uruchomieniu dodatkowych czynności wymaganych przez aktualny stan realizacji procesu (np. wysłać przypomnienie do urzędu, jeżeli realizacji sprawy w urzędzie trwa zbyt długo) lub zakończyć realizację e-usługi (np. w przypadku gdy wystąpiły błędy w jej realizowaniu, które nie mogą zostać skompensowane innymi działaniami).

Zdarzenia biznesowe

Nazwa	Rodzaj zdarzenia	Opis
Proces koordynacji zakończony	końcowe	Proces koordynacji realizacji e-usługi na platformie e-usług został zakończony.
Wniosek został odrzucony	końcowe	Wniosek został odrzucony i e-usługa nie została zrealizowana. Obywatel został poinformowany o odrzuceniu wniosku.
Dokument został przekazany do usługi API	początkowe	Wypełniony i podpisany dokument elektroniczny został przekazany do usługi API.
Poinformowano o konieczności uzupełnienia wniosku	pośrednie	Użytkownik został poinformowany o konieczności uzupełnienia wniosku za pośrednictwem preferowanych przez użytkownika kanałów komunikacyjnych. Informacja zawiera odnośnik pozwalający na utworzenie dokumentu elektronicznego uzupełniającego wniosek.
Wpłynął wniosek uruchamiający e-usługę	pośrednie	W systemie został zarejestrowany wniosek w formie cyfrowej, który uruchamia e-usługę.

Zadania / kroki w procesie

Nazwa	Opis
Koordynacja realizacji e-usługi	System zgodnie z definicją procesu e-usługi koordynuje przebieg realizacji usługi. Realizacja e-usługi może być wstrzymana w przypadku przekazania realizacji e-usługi poza system, a następnie wznowiona po otrzymaniu komunikatu zrealizowania sprawy lub jej części poza systemem (komunikat zawiera rozstrzygnięcie realizacji sprawy - decyzję administracyjną). Aby zakończyć realizację e-usługi sterowanie realizacją e-usługi musi wrócić do systemu.
Korygowanie przebiegu realizacji e-usługi	System bada przebieg realizacji e-usługi i w przypadkach anomalii odpowiednio reaguje. W zależności od algorytmu może np. powtórzyć któryś z kroku procesu, wysłać ponaglenie lub zdecydować o przerwaniu realizacji e-usługi.
Odrzucenie wniosku	System odrzuca wniosek wraz z odpowiednią odpowiedzią dla obywatela. Odpowiedź przekazuje do obywatela kanałami, które są przez niego preferowane.
Opłacenie usługi publicznej	Obywatel ma możliwość realizacji płatności za usługę publiczną. Realizacja może zostać zrealizowana on-line lub off-line. Zlecenie realizacji płatnej e-usługi powoduje powstanie obciążenia na koncie rozliczeniowym obywatela lub podmiotu, którego usługa dotyczy. Informacja o konieczności opłacenia usługi może być znana od początku realizacji, ale może też się pojawić płatność w wyniku realizacji e-usługi (np. konieczność zrealizowania sprawy powiązanej, która wymaga opłaty).
Pobranie i/lub zapis danych w rejestrze	System może pobrać i/lub zapisać dane w rejestrze. Komunikacja odbywa się przez usługi API wystawione przez system prowadzący rejestr.
Przekazanie sprawy do urzędu	Realizacja sprawy przekazywana jest do realizacji do urzędu w celu uzyskania decyzji administracyjnej lub innego dokumentu koniecznego do realizacji sprawy. Sprawa może zostać przekazana za pośrednictwem wielu kanałów (np. system e-Doręczenia lub system EZD RP, widomości e-mail).
Przekazanie sprawy do uzupełnienia	Na każdym etapie realizacji e-usługi koordynator na podstawie algorytmu możne podjąć decyzję o wezwaniu obywatela do uzupełnienia wniosku (składany jest nowy dokument elektroniczny). Algorytm o wezwaniu do uzupełnienia może zdecydować na podstawie odpowiedzi z innego systemu lub rejestru (np. nie udało się zweryfikować danych w rejestrze bądź systemie) lub dołączeniu do sprawy odpowiedniego wezwania przez urzędnika. Obywatel informowany jest o konieczności uzupełnienia wniosku poprzez wybrane przez niego kanały komunikacji.
Realizacja sprawy przez urzędnika na platformie	Urzędnik w ramach systemu ma możliwość podglądu dokumentów sprawy, które zostały przekazane do jego urzędu (przy zachowaniu weryfikacji uprawnień urzędnika w ramach urzędu) oraz zrealizowania sprawy przez wydanie odpowiedniej decyzji administracyjnej. W tym celu urzędnik może skorzystać z interaktywnego formularza internetowego w celu przygotowania odpowiedzi zgodnie z wzorami dokumentów powiązanymi z e-usługą (w tym możliwość pisma ogólnego). Przygotowane dokumenty elektroniczne są podpisane cyfrowo przez urzędnika oraz opatrzone pieczęcią elektroniczną urzędu.
Realizacja sprawy w urzędzie	Sprawa jest realizowana w urzędzie. Realizacja sprawy jest wspierana przez systemy teleinformatyczne urzędu, które integrują się z innymi systemami administracji publicznej w celu wymiany danych koniecznych do zrealizowania sprawy. Wynik realizacji sprawy przekazywany jest do głównego procesu. Realizacja sprawy (decyzja administracyjna) jest potwierdzana na dokumencie elektronicznym zgodnym z odpowiednim wzorem dokumentu powiązanego z e-usługą. Dokument jest podpisany cyfrowo przez urzędnika i opieczętowany pieczęcią elektroniczną podmiotu realizującego sprawę - urzędu.
Uruchomienie usługi API	Wykorzystanie funkcjonalności innego systemu udostępnionej przez usługę API. Komunikacja z innym systemem może być synchroniczna lub asynchroniczna.
Uzupełnienie wniosku przez obywatela	Obywatel w celu uzupełnienia wniosku zostaje przekierowany do interaktywnego formularza internetowego pozwalającego na wypełnienie wniosku. Formularz generowany jest na podstawie wzoru dokumentu powiązanego z e-usługą. Wypełnianie formularza może być rozłożone w czasie, a system zapamiętuje aktualny stan formularza. Po zakończeniu wypełniania formularza, użytkownik podpisuje cyfrowo dokument elektroniczny.
Uzupełnienie wniosku przez urzędnika	Obywatel może udać się do urzędu i zlecić urzędnikowi złożenie w jego imieniu dokumentu elektronicznego uzupełniającego wniosek. Urząd do którego uda się obywatel nie musi być tym który realizuje sprawę. Urzędnik po uzyskaniu pełnomocnictwa od obywatela wyszukuję sprawę, w ramach której należy uzupełnić wniosek, a następnie korzystając z odpowiedniego wzoru dokumentu elektronicznego wypełnia formularz elektroniczny (może do formularza dołączyć też inne pliki elektroniczne, np. skany dokumentów papierowych). Dokument do przekazania jest zatwierdzany przez obywatela, podpisywany elektronicznie i opieczętowany elektronicznie przez urzędnika, a następnie przekazywany do platformy e-usług.
Weryfikacja i autoryzacja wniosku	System weryfikuje wniosek pod kątem zgodności formatu wniosku z szablonem, zawartości merytorycznej wniosku oraz poprawnego podpisu cyfrowego na wniosku. System weryfikuje także, czy podpis cyfrowy został złożony przez osobę, która została wskazana na wniosku jako składająca wniosek lub urzędnika działającego w imieniu tej osoby. System dalej weryfikuje, czy osoba / podmiot, której dotyczy wniosek może skorzystać z e-usługi (np. skończyła 18 lat, jest płatnikiem VAT) oraz osoba, która złożyła wniosek może występować w imieniu osoby / podmiotu, którego dotyczy wniosek (np. jest rodzicem, ma pełnomocnictwo do reprezentowania podmiotu).
Zakończenie realizacji sprawy i wysłanie rozstrzygnięcia	System przygotowuje informację o zakończeniu realizacji e-usługi wraz ze wszystkimi rozstrzygnięciami sprawy oraz przekazuje ją do obywatela kanałami, które są przez niego preferowane. System uzupełnia informacje o realizacji sprawy w repozytorium spraw i kończy realizację procesu.
Złożenie dokumentu elektronicznego przez formularz	Uwierzytelniony użytkownik ma możliwość utworzenia dokumentu elektronicznego zgodnego z wzorem dokumentu, podpisania tego dokumentu za pomocą certyfikatu cyfrowego i przekazania go na wskazany adres. Całość jest realizowana za pomocą interaktywnego formularza internetowego wraz z systemami wpierającymi uwierzytelnienie i podpisywanie dokumentów elektronicznych. System pozwala na pobieranie danych z różnych systemów teleinformatycznych, tak żeby użytkownik wprowadzał tylko te dane, których nie posiada administracja publiczna. Wypełnianie formularza może być rozłożone w czasie, a system zapamiętuje aktualny stan formularza.
Złożenie dokumentu elektronicznego w imieniu obywatela	Urzędnik po uwierzytelnieniu w portalu urzędnika ma możliwość wybrania obywatela lub podmiotu w kontekście, którego będzie pracował. Po wyborze kontekstu urzędnik może złożyć w imieniu obywatela dokument elektroniczny (wniosek inicjujący e-usługę lub uzupełniający do istniejącej e-usługi). Całość jest realizowana za pomocą interaktywnego formularza internetowego wraz z systemami wpierającymi uwierzytelnienie i podpisywanie dokumentów elektronicznych. System pozwala na pobieranie danych z różnych systemów teleinformatycznych, tak żeby użytkownik wprowadzał tylko te dane, których nie posiada administracja publiczna. Wypełnianie formularza może być rozłożone w czasie, a system zapamiętuje aktualny stan formularza. Dokument po wypełnieniu a przed przekazaniem dalej jest akceptowany przez obywatela.

Role w procesie

Nazwa	Opis
Obywatel	Rola osoby fizycznej będącej stroną w komunikacji z administracją publiczną. Obywatel może występować w swoim imieniu, w imieniu innej osoby fizycznej lub podmiotu (jeżeli jest odpowiednio umocowany). Obywatel ma określone uprawnienia i obowiązki zastrzeżone przez prawo i konstytucję.
Realizujący sprawę	Osoba fizyczna realizująca sprawę w imieniu urzędu lub innego podmiotu.

Model wsparcia procesu - Funkcje biznesowe

*Diagram: Realizacja e-usługi koordynowana przez platformę - Funkcje biznesowe (kliknij, aby powiększyć)*

Diagram przedstawia powiązanie poszczególnych kroków procesów biznesowych z funkcjami biznesowymi, które są potrzebne aby zrealizować te kroki.

Obiekty realizujące kroki procesu

Nazwa	Typ obiektu
Dostęp do danych związanych z obywatelem lub podmiotem (widok360)	Funkcja biznesowa
Obsługa doręczeń elektronicznych	Funkcja biznesowa
Obsługa interakcji z obywatelem podczas realizacji e-usługi	Funkcja biznesowa
Obsługa katalogów administracji publicznej	Funkcja biznesowa
Obsługa katalogów procesów administracyjnych	Funkcja biznesowa
Obsługa katalogu wzorów dokumentów	Funkcja biznesowa
Obsługa podpisów elektronicznych osób fizycznych	Funkcja biznesowa
Obsługa przekazywania sprawy poprzez KSD	Funkcja biznesowa
Obsługa płatności za usługi publiczne	Funkcja biznesowa
Obsługa płatnych e-usług publicznych	Funkcja biznesowa
Obsługa repozytorium spraw	Funkcja biznesowa
Obsługa spraw przekazanych z platform e-usług	Funkcja biznesowa
Przekazywanie spraw do podmiotów świadczących usługi publiczne	Funkcja biznesowa
Przygotowanie odpowiedzi przez pracownika	Funkcja biznesowa
Publikowanie usług API	Funkcja biznesowa
Realizacja e-usług na podstawie definicji procesu biznesowego	Funkcja biznesowa
Realizacja e-usług przy wykorzystaniu usług systemów i rejestrów	Funkcja biznesowa
Realizacja spraw przez urzędników na platformie e-usług	Funkcja biznesowa
Realizacja sprawy przez urzędnika	Funkcja biznesowa
Reprezentacja obywatela przez urzędnika na platformie e-usług	Funkcja biznesowa
Utrzymanie katalogów API	Funkcja biznesowa