Komenda Powiatowa
Państwowej Straży Pożarnej
w Koluszkach

st. str. Kinga Olejnik - Młodszy Technik

str. mgr Agnieszka Stelmach - Stażysta

str. mgr Justyna Borowska - Stażysta

Do zadań Wydziału Kadrowo – Kwatermistrzowskiego należy w szczególności:

• w zakresie spraw organizacji:

1. realizowanie zadań z zakresu planowania pracy komendy powiatowej;
2. organizowanie odpraw służbowych, narad i konferencji z udziałem komendanta powiatowego;
3. opracowywanie projektów i ewidencjonowanie zarządzeń, decyzji, rozkazów, instrukcji i wytycznych komendanta powiatowego;
4. prowadzenie spraw obiegu dokumentów i instrukcji kancelaryjnej w komendzie powiatowej;
5. rejestrowanie korespondencji i pism za pomocą elektronicznego systemu obiegu dokumentów;
6. organizowanie współpracy z terenowymi organami administracji publicznej, innymi instytucjami i jednostkami ochrony przeciwpożarowej;
7. przygotowanie zbiorczych analiz oraz wniosków z zakresu działania komendy powiatowej;
8. opracowywanie propozycji zmian struktur wewnątrz organizacyjnych komendy powiatowej oraz analizowanie stanu przyznanych etatów;
9. organizowanie systemu i koordynacji kontroli wewnętrznej komórek organizacyjnych komendy powiatowej i jednostki ratowniczo - gaśniczej;
10. realizowanie zadań z zakresu skarg i wniosków, prowadzenie ewidencji skarg i wniosków dla komendy powiatowej;
11. prowadzenie kancelarii ogólnej i sekretariatu komendanta powiatowego;  
12. ewidencjonowanie pieczęci i stempli w komendzie powiatowej;
13. monitorowanie przestrzegania standardów, opracowanie i aktualizacja dokumentów wewnętrznych, przyjmowanie zgłoszeń dot. Standardów Ochrony Małoletnich, prowadzenie dokumentacji związanej z ochroną małoletnich, w tym ewidencji zgłoszeń i podejmowanych działań;
14. prowadzenie spraw związanych z obsługą zgłoszeń zewnętrznych i wewnętrznych sygnalistów, w tym przyjmowanie, dokumentowanie, rejestrowanie i wstępne weryfikowanie zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa, przepisów wewnętrznych, zasad etyki lub potencjalnych nadużyć;
15. nadzór nad realizacją polityki antykorupcyjnej w organizacji, w tym opracowywanie i aktualizacja procedur, identyfikowanie ryzyk korupcyjnych, prowadzenie działań informacyjnych i szkoleniowych dla pracowników, przyjmowanie zgłoszeń o nieprawidłowościach oraz współpraca z kierownictwem w zakresie działań zapobiegawczych i wyjaśniających;

• w zakresie spraw archiwizacji:

16. organizowanie procesu gromadzenia zasobu archiwalnego;
17. prowadzenie archiwum komendy i spraw związanych z archiwizacją dokumentów;
18. współdziałanie z komórkami organizacyjnymi w zakresie przyjmowania akt do archiwum oraz ich brakowania;
19. udostępnianie akt oraz udzielanie informacji na podstawie posiadanych akt;
20. pełnienie funkcji koordynatora czynności kancelaryjnych;

• w zakresie spraw kadrowych:

21. realizowanie założeń polityki kadrowo - płacowej komendanta powiatowego;
22. przygotowywanie zakresów czynności dla kierowników komórek organizacyjnych;
23. opracowywanie regulaminów, wytycznych i procedur dotyczących służby i pracy w komendzie;
24. prowadzenie spraw osobowych strażaków i pracowników cywilnych;
25. sporządzanie i kompletowanie dokumentacji emerytalno-rentowej strażaków i pracowników cywilnych komendy powiatowej;
26. realizowanie zadań z zakresu profilaktyki zdrowotnej strażaków i pracowników cywilnych komendy powiatowej;
27. analizowanie stanu i poziomu kwalifikacji strażaków i pracowników cywilnych oraz realizowanie zadań z zakresu wyszkolenia kwalifikacyjnego;
28. planowanie i organizowanie szkoleń na potrzeby komendy powiatowej;
29. zlecanie właściwym podmiotom zewnętrznym obsługi prawnej komendy powiatowej;
30. planowanie, ewidencjonowanie i rozliczanie czasu służby strażaków pełniących służbę w codziennym rozkładzie czasu służby oraz rozliczanie czasu pracy pracowników cywilnych, z uwzględnieniem przyjętych do stosowania w PSP uregulowań organizacyjno - prawnych oraz przygotowywanie zbiorczych analiz i sprawozdań dotyczących czasu służby strażaków pełniących służbę w komendzie;
31. nadzór nad realizacją zadań z zakresu planowania i rozliczania czasu służby i pracy;
32. wdrażanie i przestrzeganie polityki ochrony danych osobowych w komendzie powiatowej;
33. wprowadzanie i aktualizowanie danych w systemach informatycznych w zakresie merytorycznego działania komórki organizacyjnej;
34. ewidencjonowanie, przechowywanie oświadczeń majątkowych;
35. opracowywanie propozycji zmian struktur wewnątrz organizacyjnych komendy powiatowej oraz analizowanie stanu przyznanych etatów;
36. prowadzenie spraw związanych z wydawaniem upoważnień do prowadzenia pojazdów służbowych;
37. współpraca w zakresie planowania i realizacji środków na uposażenia i świadczenia strażaków oraz na wynagrodzenia i inne świadczenia pracowników cywilnych;
38. koordynowanie prac związanych z przyznawaniem świadczenia ratowniczego dla strażaka ratownika OSP;
39. przeciwdziałanie mobbingowi w miejscu pracy;

• w zakresie spraw kwatermistrzowsko-technicznych:

40. opracowywanie planu potrzeb w zakresie wydatków rzeczowych, w tym także wyposażenia strażaków w odzież ochronną specjalną bądź wyposażenia osobistego;
41. administrowanie oraz zapewnienie właściwego stanu technicznego użytkowanych obiektów i pomieszczeń pozostających w dyspozycji komendy powiatowej, a także planowanie i realizacja inwestycji i remontów w tym zakresie;
42. prowadzenie obsługi mieszkaniowej, mundurowej i socjalnej strażaków, pracowników cywilnych i emerytów komendy powiatowej;
43. dokonywanie zakupów i dostaw sprzętu, paliwa, materiałów, urządzeń i usług niezbędnych dla prawidłowego funkcjonowania komendy powiatowej ze szczególnym uwzględnieniem procedur wynikających z ustawy prawo zamówień publicznych;
44. prowadzenie spraw z zakresu gospodarki magazynowej i magazynu głównego komendy powiatowej;
45. prowadzenie ewidencji ilościowo - wartościowej majątku;
46. likwidowanie zbędnych rzeczowych składników majątku;
47. sporządzanie planów zakupów i robót budowlano - instalacyjnych oraz ich realizacja ze środków finansowych pozostających w dyspozycji komendy powiatowej;
48. prowadzenie postępowań wyjaśniających związanych ze szkodami w mieniu komendy powiatowej, a także nadzór nad procedurami postępowań odszkodowawczych prowadzonych przez dowódcę JRG i kierowników komórek organizacyjnych komendy powiatowej;
49. systematyczne analizowanie potrzeb w zakresie sprzętu pożarniczego i ratowniczego, środków gaśniczych i neutralizatorów i ustalenie z JRG i Wydziałem Operacyjno-Rozpoznawczym priorytetów w tym zakresie;
50. realizowanie prac dotyczących projektów związanych z pozyskiwaniem środków z funduszy strukturalnych i celowych Unii Europejskiej i z innych źródeł;
51. inicjowanie i podejmowanie działań na rzecz utrzymania gotowości operacyjno- technicznej samochodów i sprzętu silnikowego;
52. prowadzenie spraw dotyczących ewidencji, rejestracji i przeglądów technicznych pojazdów, przyczep i sprzętu silnikowego;
53. obsługa transportowa komórek organizacyjnych komendy powiatowej;
54. prowadzenie gospodarki częściami zamiennymi, olejami, smarami i innymi materiałami eksploatacyjnymi;
55. nadzorowanie i analizowanie prawidłowości prowadzenia przez komórki organizacyjne komendy dokumentacji związanej z samochodami i sprzętem silnikowym, a w szczególności rozliczania zużycia paliw, olejów, smarów i innych materiałów eksploatacyjnych;
56. podejmowanie i inicjowanie działań obniżających koszty działalności komendy;
57. wprowadzanie danych do rejestrów umów;

• w zakresie spraw ochrony informacji niejawnych, należy w szczególności:

58. nadzór nad przechowywaniem dokumentów związanych z informacjami niejawnymi;
59. zapewnienie wymaganej ochrony informacji niejawnych wytwarzanych, przetwarzanych, przechowywanych i przesyłanych oraz systemów i sieci teleinformatycznych;
60. kontrolowanie stanu ochrony informacji niejawnych oraz przestrzeganie przepisów w tym zakresie;
61. opracowywanie i nadzorowanie realizacji planów w zakresie ochrony informacji niejawnych;
62. planowanie i prowadzenie szkoleń pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych;
63. pełnienie funkcji Pełnomocnika do spraw Ochrony Informacji Niejawnych zwanego „Pełnomocnikiem Ochrony Informacji Niejawnych”;
64. prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających;
65. zapewnienie ochrony systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje niejawne;
66. zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności szacowanie ryzyka.