Konkurs ma charakter otwarty i nieodpłatny. Zgłoszeń obiektów wpisanych do rejestru zabytków nieruchomych mogą dokonywać ich właściciele, posiadacze i zarządcy, a także wojewódzcy konserwatorzy zabytków lub konserwatorzy samorządowi oraz kierownicy delegatur Wojewódzkich Urzędów Ochrony Zabytków. Procedury konkursowe prowadzi Narodowy Instytut Dziedzictwa; sekretariat konkursu – NID Oddział Terenowy w Olsztynie.

Zgłoszenia do konkursu „Zabytek Zadbany” można składać w następujących kategoriach:

1. Utrwalenie wartości zabytkowej obiektu
2. Rewaloryzacja przestrzeni kulturowej i krajobrazu (w tym założenia dworskie i pałacowe)
3. Adaptacja obiektów zabytkowych
4. Architektura i budownictwo drewniane
5. Zabytki techniki (w tym budownictwo przemysłowe i inżynieryjne)
6. Kategoria specjalna: właściwe użytkowanie i stała opieka nad zabytkiem

W pierwszych pięciu kategoriach konkursowych oceniane są prace ukończone w okresie pięciu lat poprzedzających rok złożenia wniosku.

W kategorii specjalnej właściwego użytkowania i stałej opieki nad zabytkiem ocenie podlegają długotrwałe (co najmniej dziesięcioletnie) działania, w których szczególną uwagę zwraca systematyczność i stałe zaangażowanie w opiece nad zabytkiem.

Jury konkursu w każdej z kategorii nominuje cztery obiekty (lub mniej), spośród których jeden uzyskuje tytuł laureat, trzy pozostałe – wyróżnienia.

W kategorii specjalnej właściwego użytkowania i stałej opieki nad zabytkiem wskazuje się jeden lub dwa (ex aequo) obiekty otrzymujące tytuł laureata (bez wyróżnień).

W tegorocznej edycji nastąpiła zmiana regulaminu dotycząca dat ogłoszenia wyników konkursu. Ogłoszenie listy nominowanych będzie miało miejsce do 31 maja 2021 r., zaś uroczyste ogłoszenie wyników i wręczenie tytułów laureatów i wyróżnionych przez Generalnego Konserwatora Zabytków nastąpi do dnia 30 listopada.

Nagrodzeni i wyróżnieni otrzymują tablice „Zabytku Zadbanego” do oznakowania obiektów, same zaś zabytki są prezentowane w wydawnictwach Narodowego Instytutu Dziedzictwa przekazywanych właścicielom zabytków i przedstawicielom ogólnopolskiego środowiska konserwatorskiego.

Szczegółowe informacje, regulamin konkursu oraz dokumenty do pobrania znajdują się na stronie https://www.nid.pl/pl/Dla_wlascicieli_i_zarzadcow/Zabytek_zadbany/