Rejestr zawiera dane tylko o tych muzeach, które spełniły wymogi art. 13 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach (Dz. U. z 2020 r. poz. 902, z późn. zm) po weryfikacji w trybie przepisów Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie sposobu prowadzenia Państwowego Rejestru Muzeów, wzoru wniosku o wpis do Rejestru, warunków i trybu dokonywania wpisów oraz okoliczności, w jakich można zarządzić kontrolę w celu czy muzeum spełnia nadal warunki wpisu do rejestru z dnia 13 maja 2008 r. (Dz. U.2008 r., Nr 91 poz. 567).

Muzeum, aby uzyskać wpis do Państwowego Rejestru Muzeów musi reprezentować wysoki poziom merytoryczny swojej działalności, zaś jego zbiory powinny mieć odpowiednie znaczenie dla kultury polskiej. Ponadto Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego uzależnia uzyskanie statusu muzeum rejestrowanego w szczególności od zatrudniania zespołu wykwalifikowanych pracowników, pomieszczeń oraz stałego źródła finansowania, zapewniających spełnianie statutowych celów muzeum. Dodatkowo muzeum musi katalogować i naukowo opracowywać zgromadzone muzealia, przechowywać je w warunkach zapewniających im bezpieczeństwo, zabezpieczać i konserwować zbiory, urządzać wystawy, organizować i prowadzić badania i ekspedycje naukowe.

Rejestr zawiera następujące dane: nazwę muzeum; adres siedziby muzeum; nazwę organizatora, datę wpisu do Państwowego Rejestru Muzeów oraz datę wykreślenia z Państwowego Rejestru Muzeów.
 
Wyszukiwanie interesującej informacji może nastąpić poprzez wpisanie żądanej frazy (np. słowa klucza) w  wyszukiwarkę, uruchamianą poprzez jednoczesne użycie klawiszy Ctrl  F.

Wyszukiwania (w ramach danej kolumny) można dokonywać również za pomocą filtrowania.