Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego zaprasza wykonawców/oferentów do przedstawienia ofert dot. wykonywania i dostarczanie codziennego, całodobowego przeglądu mediów: prasy, radia, telewizji oraz Internetu, mediów społecznościowych, podcastów. Zamówienie ofertowe zamieszczone jest w celach rozeznania rynku, ustalenia wartości zamówienia oraz wyboru wykonawcy.

 

I. Opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie i dostarczanie codziennego, całodobowego monitoringu mediów/ przeglądu mediów - prasy, radia, telewizji oraz Internetu, mediów społecznościowych, podcastów oraz dostępu do wyników monitoringu mediów zamieszczanych na platformie (stronie internetowej).
2. Wykonawca w ramach wynagrodzenia miesięcznego zapewni Zamawiającemu dodatkowo:

1. bieżący monitoring reklam umożliwiający dostęp do bazy spotów, weryfikacji mediaplanów oraz analizy kampanii reklamowych konkurencji;
2. dostęp do publicznego rankingu medialności marek;
3. usługi analityczne służące do wykrywania dezinformacji i fake newsów.

3. Przedmiot zamówienia szczegółowo opisano w załączniku nr 4 do zaproszenia.
4. Zamawiający zastrzega, że szczegółowe warunki wykonywania zamówienia będą dopracowane w umowie zawartej między Zamawiającym a Oferentem, którego oferta będzie najkorzystniejsza.
5. Termin realizacji zamówienia dla 12 miesięcy od dnia podpisania umowy.

II. Opis sposobu przygotowania oferty

Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu ofertowym załączonym do niniejszego zapytania (załącznik nr 1).

III. Termin złożenia oferty oraz wymagania związane z jej złożeniem

1. Oferta powinna być złożona do 12 czerwca 2026 roku do godz. 12.00 drogą elektroniczną na adres e-mail: CI@kultura(dot)gov(dot)pl W tytule poprosimy
   o zapis: „Oferta – przegląd mediów / monitoring mediów”.
2. Dokumentacja musi być złożona w formie elektronicznej i przesłana na adres
   e-mailowy wskazany powyżej
3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
4. Oferta musi zawierać:

• Wypełniony formularz oferty, stanowiący załącznik nr  1 oraz dostęp do kont testowych
• Opis funkcjonalności platformy i newslettera, stanowiący załącznik nr 2.
• Skany dokumentów lub oświadczenie Oferenta potwierdzające uregulowanie kwestii wymaganych przepisami prawa do wykonywania przedmiotu zamówienia (kwestia uregulowania praw autorskich), załącznik nr 3

5. Cena oferty:

• Łączna wartość netto i brutto oferty zostanie podana przez Oferenta w formularzu oferty dla 12 miesięcy.
• Ceny muszą być wyrażone w złotych polskich (PLN), z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
• W cenie uwzględnia się wszystkie koszty, opłaty do wykonania i poniesienia przez Oferenta, a konieczne do wykonania przedmiotu umowy.
• Cena oferty określona przez Oferenta nie będzie podlegała waloryzacji.
• Zaoferowana przez Oferenta cena jest ceną ryczałtową i obejmuje wszystkie świadczenia Oferenta wynikające z realizacji umowy.

IV. Kryteria oceny i wyboru

        Zamawiający dokona oceny złożonych ofert na podstawie następujących kryteriów:

        A. Cena – 50%

        Liczba punktów w kryterium „Cena” zostanie obliczona według wzoru:

Cena oferty brutto z najniższą ceną
--------------------------------------------------- x 100 x 50% = liczba punktów
Cena brutto oferty badanej

        Maksymalna liczba punktów możliwa do uzyskania w tym kryterium wynosi 50 pkt.

        B. Jakość i funkcjonalność narzędzia – 50%

Ocena w kryterium „Jakość i funkcjonalność narzędzia” zostanie przeprowadzona            na podstawie testów udostępnionego wraz z ofertą narzędzia do monitorowania mediów (wersja testowa).

         Maksymalna liczba punktów możliwa do uzyskania w tym kryterium wynosi 50 pkt.

         Punkty zostaną przyznane według wzoru:

 

     Liczba punktów w ofercie badanej w danym kryterium
    -------------------------------------------------------------------------- x 100 x 50% = liczba punktów
     Najniższa liczba punktów w danym kryterium spośród

     ofert złożonych w postępowaniu.

        Punkty zostaną przyznane w następujących podkryteriach:

1. 1. skuteczność monitorowania – max 20 pkt
   2. obsługa narzędzia - max 20 pkt
   3. obsługa newslettera-/biuletynu – max 10 pkt

        Definicja podkryteriów:

    Skuteczność monitorowania obejmuje ocenę trafności wyszukiwania materiałów           oraz ich kompletności i będzie oceniana następująco:

• niska – 0 pkt,
• dobra – 10 pkt,
• bardzo dobra – 20 pkt.

Obniżenie punktacji nastąpi w szczególności w przypadku:

• niekompletnych materiałów prasowych, radiowych lub telewizyjnych
  (np. niepełnego nagrania lub niepełnego skanu/tekstu),
• niewykazania materiałów zawierających wskazane słowa lub frazy kluczowe.

Brak materiałów może zostać stwierdzony przez Zamawiającego na podstawie przeprowadzonej weryfikacji.

Obsługa narzędzia będzie oceniana pod względem:

• szybkości obsługi i niskiego stopnia skomplikowania – do 5 pkt,
• intuicyjności obsługi – do 5 pkt,
• responsywności – do 10 pkt

Obsługa newslettera/biuletynu (przeglądu mediów, raportu dziennego) będzie oceniana pod względem:

• niskiego stopnia skomplikowania i intuicyjności – do 5 pkt,
• responsywności – do 5 pkt.

Minimalny próg jakościowy

W przypadku uzyskania przez Wykonawcę w ramach kryterium B „Jakość
i funkcjonalność narzędzia” mniej niż 25 punktów wstępnych łącznie, oferta zostanie odrzucona jako niezgodna z warunkami zamówienia. Oznacza to, że zostanie uznana za ofertę złożoną przez Wykonawcę, który nie gwarantuje osiągnięcia celu zamówienia w stopniu wystarczającym dla Zamawiającego.

V. Wybór oferty najkorzystniejszej

Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na warunkach określonych
w ogłoszeniu i przekaże oświadczenie o przyjęciu oferty wybranemu Wykonawcy. Złożenie oferty w odpowiedzi na niniejsze ogłoszenie nie stanowi oferty zakupu w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego. Otrzymanie przez Zamawiającego oferty nie stanowi podstawy do roszczenia sobie prawa ze strony oferenta do zawarcia umowy.

VI. W sprawach dotyczących niniejszego postępowania prosimy kontaktować się

Elektronicznie w godzinach pracy urzędu 8:15 -16:15, na następujący adres mailowy: CI@kultura(dot)gov(dot)pl

Odpowiedzi na pytania dot. niniejszego postępowania zostaną przesłane na adres poczty elektronicznej nadawcy

VII Informacje dodatkowe

1. 1. Termin związania ofertą wynosi 30 dni od daty jej złożenia.
   2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówienia bez podania przyczyny.
   3. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert.
   4. Zamawiający zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów.
   5. Wynagrodzenie będzie płatne w częściach, płatne po wykonaniu zamówienia
      w danym miesiącu.
   6. W umowie umieszczone zostaną zapisy dotyczące kar umownych.
   7. Zamawiający informuje, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 r. Nr 112 poz. 1198 z późn. zm). W przypadku gdy informacje zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, co do których Wykonawca zastrzega, że nie mogą zostać udostępnione, Wykonawca musi wskazać, które informacje oraz które dokumenty są objęte tajemnicą wraz z uzasadnieniem. Zaleca się, aby informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa były oddzielone od pozostałej (jawnej) części oferty np. stanowiły oddzielny plik elektroniczny
      w formie osobnego załącznika.

VIII. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego w każdym momencie bez podawania przyczyn.

IX. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.

w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego ul. Krakowskie Przedmieście 15,
00-071 Warszawa

• Kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Ministerstwie Kultury
  i Dziedzictwa Narodowego: iod@kultura.gov.pl
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu zawarcia umowy,
• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, uprawnione na podstawie obowiązującego prawa do kontrolowania działalności Zamawiającego,
• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, przez okres 5 lat z uwagi na obowiązek archiwizowania dokumentów przez jednostkę sektora finansów publicznych,
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO; §
• posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;  − prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

• nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d i e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu - wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b, d i e RODO.

 

* Załącznik nr 2 oraz nr 3 do przesłania przez oferentów w formie opisanej w załączniku nr 4 oraz w zapytaniu ofertowym