Polonia

Konkurs 2023 - najczęściej zadawane pytania

 

1. Czy uprawnione do startowania w konkursie są organizacje pozarządowe zarejestrowane za granicą?

Odpowiedź:

Nie, o dotacje mogą ubiegać się zarejestrowane w Polsce organizacje pozarządowe (np. fundacje i stowarzyszenia) oraz inne podmioty wymienione w art. 3 ust 3 ustawy o działalności pożytku publicznego. Organizacje polonijne działające za granicą mogą być jedynie partnerami w realizacji działań w ofercie zgłoszonej przez polski podmiot.

2. Czy małe organizacje,  bez doświadczenia w realizacji zadań zlecanych przez administrację publiczną, mogą składać oferty?

Odpowiedź:

Tak. Ani wielkość organizacji (np. liczona liczbą zatrudnionych osób lub wysokością posiadanego budżetu), ani jej doświadczenie nie stanowią kryterium, które dyskwalifikowałby  podmiot z udziału w konkursie.

Doświadczenie i potencjał ma znaczenie przy ocenie merytorycznej, tzn. jest punktowane, ale jego brak nie wyklucza całej oferty.

Dodatkowo przy ocenie merytorycznej brane jest także pod uwagę doświadczenie osób zaangażowanych w realizację projektu, a nie tylko samej organizacji.

3. Czy organizacja zarejestrowana w tym roku może składać ofertę?

Odpowiedź:

Tak. Nie ma kryterium, które odnosiłoby się do „wieku”(tzn. czasu funkcjonowania lub okresu prowadzenia działalności) organizacji.

4.  Jakie są minimalne i maksymalne kwoty, o które można wnioskować w ramach jednego projektu?

Odpowiedź:

Minimalna kwota wnioskowanej dotacji to 10 tys. zł.
Maksymalna to 1 mln. zł na rok.

Biorąc pod uwagę, że w obszarach 1 i 2 („struktury” oraz „media polonijne”) możliwe jest złożenie oferty „wieloletniej” (dwu lub trzyletniej), to maksymalna kwota wynosi 3 mln. zł  (1 mln na każdy rok).

5. Czy jest ograniczenie co do liczby składanych ofert?

Odpowiedź:

Nie ma takiego ograniczenia.

6. Czy w ramach obszaru „Budowanie dobrego wizerunku Polski przez organizacje polonijne” uprawnione organizacje są zobowiązane do partnerstwa z organizacjami zarejestrowanymi za granicą? Czy działania mogą być realizowane tylko i bezpośrednio przez Oferenta?

Odpowiedź:

Nie ma kryterium formalnego zobowiązującego Oferenta do partnerstwa z jakimkolwiek podmiotem. Partnerstwo jednak w takim przypadku będzie dodatkowym atutem oferty. Możliwe jest prowadzenie tych działań na zasadzie partnerstwa nieformalnego lub współpraca z grupami nieformalnymi reprezentującymi Polonię i Polaków za granicą. Możliwe jest także zaplanowanie działania polegającego na dotarciu do takich środowisk i zawarciu partnerstwa w ramach projektu (może być to jeden z rezultatów).

7. Organizacja planuje realizację działań z 10 partnerami z zagranicy. W generatorze liczba oferentów jest jednak ograniczona do 10 podmiotów. Co można zrobić w tej sytuacji?

Odpowiedź:

Organizacja, która planuje realizację zadania z partnerami z zagranicy, nie składa z nimi oferty wspólnej. Jest w takim przypadku jedynym oferentem. Partnerzy z zagranicy nie są podmiotami uprawnionymi do udziału w konkursie, dlatego nie mogą być współoferentami, a mogą być innym podmiotem niebędącym stroną umowy realizującym część zadania publicznego.

Informacja dotycząca zaangażowania partnerów powinna znaleźć się w „Planie i w harmonogramie” oferty (w szczególności w kolumnie „organizacja/środowisko polonijne lub polskie” oraz w kolumnie „Zakres działania realizowany przez partnera lub inny podmiot niebędący stroną umowy”).

8. Organizacja chce złożyć kilka projektów. Pracują nad nimi różne osoby. Czy na jednym koncie może pracować kilka osób?

Odpowiedź:

Tak. Jedno konto w generatorze może zostać założone dla całej organizacji i może na nim pracować kilka osób nad różnymi ofertami.  

UWAGA: Warto zaznaczyć, że praca kilku osób w tym samym czasie, na jednym koncie, na jednej ofercie, może powodować problemy z zapisem wprowadzanych danych.

Istnieje też możliwość założenia konta dla konkretnej osoby i udostępnianie przez nią oferty wybranym użytkownikom (w całości lub w części) - w celu wykonania konkretnych czynności (np. do przygotowania kosztorysu lub do złożenia oferty).

9. Czy w ramach ogłoszonego konkursu można uzyskać dofinansowanie na zorganizowanie przyjazdu dzieci na wakacje do Polski?

Odpowiedź:

Nie.  Od 2023 roku wspieraniem edukacji polonijnej i polskiej poza granicami Polski będzie zajmował się Instytut Rozwoju Języka Polskiego im. św. Maksymiliana Marii Kolbego.

10. Jak rozumieć, że działanie nie może przekraczać 30 tys. zł. Czy możliwe jest zorganizowanie  konferencji, w której np. koszt zakwaterowania przekroczy kwotę 30 tys. zł.

Odpowiedź:

W ramach Obszaru 3: Wydarzenia polonijne, zgodnie z regulaminem konkursu, nie można zawrzeć w jednej ofercie więcej niż 25 działań. Wnioskowana kwota dotacji, dla każdego działania wymienionego w ofercie, nie może przekroczyć 30 tys. zł.

Jako działanie należy rozumieć odrębne wydarzenie stanowiące zamkniętą całość.

Przykładowo, jeżeli oferent zamierza wnioskować o dofinansowanie 2 wystaw, 3 konkursów recytatorskich, z których to każde wydarzenie nie będzie przekraczać 30 tys. zł oraz konferencji za 200 tys. zł, to oferent musi złożyć co najmniej 2 oferty – jedną dotyczącą wystaw i konkursów, a drugą (oddzielną ofertę) dla konferencji.

W ofercie dotyczącej konferencji mogą być działania rozumiane jako etapy tego wydarzenia o wartości powyżej 30 tys. zł. np. wyżywienie.

11. Czy wymagane jest złożenie oferty w wersji papierowej?

Odpowiedź:

Nie. Ocenie poddawane będą tylko oferty złożone za pomocą generatora ofert (dostępnego pod adresem https://www.witkac.pl/Account/Login#/Urzad/Index/302).

12. Organizacja planuje stworzyć stronę internetową dla Polaków za granicą, która wpisywałaby się w obszar 4. „Budowanie dobrego wizerunku Polski przez organizacje polonijne”. Zgodnie z regulaminem konkursu „Powyższe działania powinny być realizowane zarówno w języku polskim, jak i w języku kraju zamieszkania". Strona ma zawierać informacje z różnych miejsc na świecie. Czy każda informacja powinna być tłumaczona na drugi język lokalny? Np. na niderlandzki, kazachski, czy turecki? Czy w innym przypadku projekt zostanie odrzucony?

Odpowiedź:

Decyzja o tym, jak szeroko będą tłumaczone treści znajdujące się na planowanej stronie internetowej powinna wynikać z logiki projektu. W zależności od tego, do kogo kierowane będą poszczególne treści, warto będzie tłumaczyć je na języki zrozumiałe dla ich odbiorców.

Decyzja o większej czy mniejszej liczbie tłumaczeń nie stanowi kryterium formalnego, które w jakikolwiek sposób uniemożliwiałoby uzyskanie pozytywnej oceny formalnej.

Zakres dostosowania strony internetowej do odbiorców będzie natomiast przedmiotem oceny merytorycznej w konkursie.  

13. Czy w przypadku zaangażowania organizacji polonijnej, faktury za opłacane przez nią wydatki mogą/powinny być wystawiane wprost na oferenta (organizację zarejestrowaną w Polsce)?

Odpowiedź:

Dokumenty księgowe np. faktury i rachunki powinny być wystawiane na organizację, która jest stroną umowy.

Jeżeli organizacja polonijna (tzn. zarejestrowana za granicą) jest partnerem w projekcie i jest wpisana w plan i harmonogram w kolumnie „Zakres działania realizowany przez podmiot niebędący stroną umowy”, zawrze umowę partnerską ze Zleceniobiorcą i w umowie dotacji Zleceniodawca wyrazi zgodę na realizację części zadania przez ten podmiot, wtedy faktury mogą być wystawiane także na ten podmiot.

14. Czy w przypadku planowania budowania portalu/strony internetowej, w ramach obszaru nr 4 Budowanie dobrego wizerunku przez organizacje polonijne możliwe jest zaplanowane zakupu domeny/licencji etc. na dłużej niż rok? Czy można dokonać zakupów, które będą również służyły po zakończeniu realizacji projektu?

Odpowiedź:

Zgodnie z regulaminem konkursu zaplanowane koszty mogą zostać uznane za kwalifikowalne jeśli są niezbędne do realizacji zadania publicznego i osiągnięcia jego rezultatów. Zadanie publiczne w przypadku projektów jednorocznych kończy się najpóźniej 31 grudnia 2023 r., więc wydatki związane z kolejnym rokiem nie mogą zostać uznane za kwalifikowalne.

W obszarze Rozwijanie struktur organizacji polonijnych na świecie oraz Media Polonijne możliwe jest realizowanie projektów wieloletnich, czyli takich, które wykraczają poza 2023 r. W takim przypadku kwalifikowalność wydatków na 2024 r. lub 2025 r.  jest możliwa. 

15. Czy na etapie przygotowania oferty potrzebne jest ze strony takiego partnera coś więcej niż list intencyjny, który dołączymy w generatorze? W założeniu nie ma być to drugi oferent, ale organizacja polonijna zarejestrowana za granicą. Jaki dokument jest potrzebny w takim przypadku?

Odpowiedź:

Na etapie przygotowania oferty wystarczy list intencyjny (jego skan można dołączyć załącznik do oferty w generatorze).

W przypadku dofinansowania oferty, w celu podpisania umowy dotacyjnej, niezbędne może się okazać przygotowanie umowy partnerskiej pomiędzy oferentem a partnerem (organizacją polonijną zarejestrowana za granicą).

16. Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą zarejestrowaną w Polsce. Czy we współpracy ze stowarzyszeniem zarejestrowanym za granicą mogę brać udział w konkursie „Polonia i Polacy za granicą 2023”?

Odpowiedź:

Nie. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą nie zaliczają się do katalogu podmiotów uprawnionych do złożenia oferty w konkursie.

17. Tworzę kosztorys i bez problemu dodają się pozycje pokrywane z dotacji, ale nie mogę wprowadzić wkładu własnego osobowego w generatorze. Co może być tego przyczyną?

Odpowiedź:

Aby uruchomić funkcjonalność związaną z wprowadzaniem informacji o planowanym wkładzie własnym osobowym, przez oferenta w generatorze, należy najpierw w części „V. Charakterystyka oferenta”, punkt: V.3, odpowiedzieć na pytanie: Czy oferent przewiduje wkład: (osobowy).

Uzupełnienie tego punktu aktywuje właściwe komórki w kalkulacji kosztów i umożliwi wybranie wkładu własnego osobowego.