Deregulacja

Sposób realizacji: Upraszczamy obrót wekslowy, co ograniczy koszty i ryzyko związane z papierowymi dokumentami.

Jak jest obecnie?

Przedsiębiorcy i instytucje finansowe są zobowiązane do stosowania papierowych weksli, co generuje zbędne formalności, ryzyko zgubienia dokumentów i wykorzystania przez oszustów oraz utrudnia stosowanie zabezpieczenia wierzytelność w obrocie gospodarczym.

Na czym polega zmiana?

Za realizację postulatu na wstępnym etapie prac uznano harmonogram prac nad wprowadzeniem nowego instrumentu, który ma ułatwić obrót gospodarczy oraz ograniczyć koszty i ryzyko związane z przekazywaniem dokumentów papierowych. Prace prowadzone przez Ministerstwo Sprawiedliwości, przy wsparciu Komisji Kodyfikacyjnej, zmierzające mają charakter systemowy i wykraczają poza zakres typowych działań deregulacyjnych, których istotą jest szybka eliminacja „punktowych” barier administracyjnych lub uproszczenie obowiązujących procedur. Nad rozwiązaniami pracuje Komisja Kodyfikacyjna Prawa Cywilnego, która przygotowuje założenia do projektu ustawy o elektronicznych dokumentach papierów wartościowych.

Przewidywany termin wejścia w życie nowych rozwiązań to II kw. 2027 r., z 12-miesięcznym vacatio legis.

Sposób realizacji: Uregulowaliśmy zasady wdrożenia dyplomów w postaci elektronicznej oraz repozytorium dyplomów w systemie szkolnictwa wyższego i nauki.

Jak jest obecnie?

Obecnie dyplomy ukończenia studiów, dyplomy doktorskie i dyplomy habilitacyjne są wydawane wyłącznie w postaci papierowej. Weryfikacja autentyczności dokumentu papierowego jest trudna. Często zdarzały się przypadki dokumentów sfałszowanych. A osoby zainteresowane, głównie potencjalni pracodawcy, nie mieli narzędzi umożliwiających sprawdzenie, czy wydany dokument jest autentyczny i czy potwierdza kwalifikacje osoby, dla której został wydany.

Na czym polega zmiana?

Od dnia 1 stycznia 2027 r. wszystkie podmioty systemu szkolnictwa wyższego i nauki będą miały obowiązek wydawać dyplomy ukończenia studiów wraz z suplementami do dyplomu, dyplomy doktorskie i dyplomy habilitacyjne w postaci elektronicznej (postać papierowa pozostanie jako fakultatywna, obok postaci elektronicznej). Dokumenty te będą gromadzone (rejestrowane) w repozytorium dyplomów elektronicznych. Repozytorium będzie służyło m.in. do weryfikacji autentyczności zarejestrowanych w nim dyplomów. Absolwent studiów albo osoba, której nadano stopień naukowy (stopień w zakresie sztuki), będzie mogła okazać innej osobie (np. potencjalnemu pracodawcy) swój dyplom w postaci elektronicznej pobrany z repozytorium, na ekranie urządzenia mobilnego lub w aplikacji mObywatel. Będzie mogła okazać również wydruk dyplomu w formacie PDF, z tym że wydruk ten nie będzie uznawany w obrocie prawnym za równoważny z odpowiednim dyplomem w postaci elektronicznej lub dyplomem w postaci papierowej. W celu weryfikacji autentyczności okazanego dyplomu absolwent studiów albo osoba, której nadano stopień naukowy (stopień w zakresie sztuki), będzie musiała umożliwić zainteresowanej osobie albopodmiotowi dostęp do informacji na temat wydanego dyplomu za pośrednictwem repozytorium dyplomów elektronicznych, podając dane dostępowe.

Przykład z życia:

Starasz się o nową pracę i musisz potwierdzić swoje wykształcenie. Zamiast dostarczać papierowy dyplom lub jego kopię, udostępniasz pracodawcy dane umożliwiające weryfikację Twojego dyplomu w repozytorium dyplomów elektronicznych. Pracodawca może od razu sprawdzić, że dyplom został wydany przez uczelnię i jest autentyczny. Dzięki temu unikasz dodatkowych formalności, a proces rekrutacji przebiega szybciej i bez konieczności kontaktu z uczelnią.

Sposób realizacji: Rozszerzyliśmy mObywatela o nowe funkcje: dokumenty i podpisy elektroniczne, mobilne legitymacje, świadectwa zawodowe, raportowanie zdarzeń drogowych i wsparcie wirtualnego asystenta.

Jak było?

Aplikacja mObywatel oferowała ograniczony zakres usług, głównie związanych z dokumentami tożsamości i podstawowymi funkcjami administracyjnymi. Obywatele musieli korzystać z różnych platform cyfrowych lub tradycyjnych form kontaktu z urzędami, aby załatwić sprawy z zakresu ochrony zdrowia, usług samorządowych czy procedur sądowych. Legitymacje służbowe i szkolne były wydawane wyłącznie w formie fizycznej, co wymagało osobistego stawiennictwa i generowało dodatkowe koszty administracyjne.

Na czym polega zmiana?

Ustawa wprowadza możliwość udostępniania w aplikacji mObywatel innych usług niż dotychczas określone, świadczonych przez podmioty publiczne lub podmioty niepubliczne. Nowe funkcjonalności obejmują: otrzymywanie komunikatów o świadczonych usługach, opatrywanie dokumentów elektronicznych różnymi rodzajami podpisów elektronicznych (zaufanym, osobistym, kwalifikowanym) oraz ich weryfikację, mobilne legitymacje dla nauczycieli (mLegitymacja) i uczniów (mLegitymacja szkolna), mobilne świadectwa uprawnień zawodowych w geodezji, wirtualnego asystenta opartego na sztucznej inteligencji wspierającego użytkowników oraz mStłuczkę czyli możliwość zgłoszenia zdarzenia drogowego.

Przykład z życia:

Jesteś uczniem liceum i codziennie dojeżdżasz autobusem do szkoły. Pewnego dnia zapominasz wziąć legitymację szkolną, która uprawnia Cię do zniżki na bilet. Podczas kontroli biletów wyciągasz telefon i w aplikacji mObywatel pokazujesz ważną legitymację szkolną. Dzięki temu unikasz mandatu, ponieważ wszystkie ważne dokumenty masz dostępne w aplikacji mObywatel.

Sposób realizacji: Integrujemy mObywatela z europejskim systemem tożsamości cyfrowej.

Jak jest obecnie?

Dotychczas cyfrowe dokumenty wydawane w Polsce nie są w pełni uznawane poza granicami kraju, co oznacza, że w wielu sytuacjach ich użycie w kontaktach międzynarodowych, np. w urzędach, instytucjach finansowych czy podczas procedur administracyjnych za granicą, może napotkać ograniczenia lub wymaga dodatkowego potwierdzania autentyczności w formie papierowej. W praktyce utrudnia to obywatelom i przedsiębiorcom korzystanie z polskich e-dokumentów w ramach transakcji, formalności prawnych czy usług online oferowanych w innych państwach.

Na czym polega zmiana?

W aplikacji mObywatel udostępniony jest mDowód, który stanowi osobny wobec plastikowego dowodu osobistego dokument tożsamości. Ma on osobną serię, numer i datę ważności. Planowana na listopad 2026 roku aktualizacja, zgodna z unijnym rozporządzeniem eIDAS 2.0, umożliwi Polakom posługiwanie się cyfrowymi dokumentami na terenie całej Unii Europejskiej, co zrówna je z ich fizycznymi odpowiednikami.

Sposób realizacji: Umożliwiliśmy ZUS udostępnianie ubezpieczonemu stanu jego konta za pośrednictwem aplikacji mObywatel.

Jak było?

Istniał rozproszony system emerytalny i wielu obywateli nie miało świadomości oraz wiedzy o stanie zgromadzonych środków na ich rachunkach. Ocena efektywności kosztowej budowy CIE wykazała, że generuje ona bardzo wysokie koszty w stosunku do ewentualnych spodziewanych korzyści.

Na czym polega zmiana?

Wprowadzono możliwość udostępniania przez ZUS przy użyciu aplikacji mObywatel ubezpieczonemu informacji o stanie jego konta ubezpieczonego, a także o jego produktach emerytalnych. Zakłada się przekierowanie z aplikacji mObywatel do aplikacji mZUS.

Przykład z życia:

Chcesz sprawdzić, czy Twoje składki emerytalne są prawidłowo odprowadzane. Dzięki zmianom deregulacyjnym można w aplikacji mObywatel za pomocą profilu zaufanego w zakładce mEmerytura sprawdzić stan swojego konta. Zauważając brakujące składki, jest możliwość skontaktowania się z byłym pracodawcą i wyjaśnienia sprawy. Dzięki aplikacji mObywatel jest możliwość kontrolowania swoich składek i wykrywania ewentualnych błędów bez wizyty w urzędzie i bez logowania do PUE ZUS.

Sposób realizacji: Ułatwiamy automatyczne pobieranie danych z ZUS dla celów weryfikacji sytuacji gospodarczej i finansowej przedsiębiorcy. Czyli ograniczamy biurokrację oraz przyspieszamy niektóre procesy decyzyjne w obrocie gospodarczym, co pozytywnie wpłynie na efektywność przedsiębiorstw.

Jak jest obecnie?

Obecnie sprawdzenie rzetelności partnera biznesowego lub kontrahenta czy też udostępnianie informacji o nim w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej, m.salda rozliczeń na koncie płatnika składek, liczby zgłoszonych osób do ubezpieczeń w ZUS, na potrzeby oceny kredytowej jest procesem czasochłonnym - wymaga wystąpienia z odpowiednim wnioskiem, oczekiwania na udzielenie odpowiedzi oraz przekazania tych informacji do banku lub instytucji finansowej. Stanowi to utrudnienie organizacyjne dla przedsiębiorców, wpływa na efektywność instytucji i organów obsługujących, a także w ostateczności na płynność obrotu gospodarczego. Dodatkowo przedsiębiorcy muszą dokonywać oceny wiarygodności swoich partnerów handlowych głównie w oparciu o dokumenty papierowe.

Na czym polega zmiana?

Rozszerzyliśmy krąg podmiotów uprawnionych do pozyskiwania danych z ZUS o banki, instytucje finansowe, instytucje kredytowe, instytucje pożyczkowe, a także inne podmioty będące przedsiębiorcami weryfikujące płatnika składek (przedsiębiorcę) w zakresie jego sytuacji finansowej, czy gospodarczej. Dostęp do określonych danych z konta płatnika pozwoli tym podmiotom na potwierdzenie czy przedsiębiorca kwalifikuje się do uzyskania kredytu, a także umożliwi zweryfikowanie jego rzetelności jako partnera biznesowego lub kontrahenta w zakresie wypełniania przez niego obowiązków publicznoprawnych, tj. terminowego opłacania należnych składek, do których poboru zobowiązany jest ZUS. Tym samym możliwe będzie szybsze zweryfikowania jego płynności finansowej. Dostęp do danych będzie możliwy za zgodą przedsiębiorcy, jako właściciela swoich danych zapisanych w ZUS.

Sposób realizacji: Stworzyliśmy sprawną, cyfrową administrację, w której urzędy wymieniają dane automatycznie, oferują więcej usług online i ograniczają konieczność dostarczania dokumentów przez obywateli.

Jak było?

Administracja publiczna działała w sposób mało skoordynowany, każdy urząd miał własne systemy komputerowe, które często nie potrafiły się ze sobą komunikować. Kiedy załatwiałeś sprawę w urzędzie, musiałeś wielokrotnie podawać te same dane (adres, PESEL, dane firmy), bo urzędy nie mogły się nimi dzielić elektronicznie. Rejestry publiczne często zawierały nieaktualne informacje, a te same dane były przechowywane w wielu miejscach. Kontrole w administracji wymagały papierowej dokumentacji i osobistych spotkań. Nie było jednolitego źródła informacji o tym, jakie dane są gromadzone w rejestrach publicznych i jak do nich uzyskać dostęp.

Na czym polega zmiana?

Urzędy mają nowoczesne systemy komputerowe, które ze sobą współpracują według jednolitych standardów. Gdy załatwisz sprawę w jednym urzędzie, inny urząd może automatycznie pobrać potrzebne dane - nie musisz przynosić tych samych dokumentów wielokrotnie. Zwiększy się liczba usług publicznych dostępnych przez Internet. Kontrole w administracji można prowadzić zdalnie z użyciem dokumentów i podpisów elektronicznych. Powstało centralne repozytorium, w którym można znaleźć informacje o rejestrach publicznych i sposobach dostępu do danych. Cała administracja działa sprawniej i bardziej cyfrowo, co ułatwia załatwianie spraw urzędowych.

Przykład z życia:

Przeniosłeś się z dzielnicy Mokotów do Rembertowa w Warszawie. Wszystkie Twoje dokumenty urzędowe zostały automatycznie przepisane drogą elektroniczną do nowej dzielnicy. Dzięki wprowadzeniu nowoczesnych e-usług nie tracisz czasu na wypełnianie wielu dokumentów w formie papierowej ani na chodzenie z nimi do nowego urzędu dzielnicy.

Sposób realizacji: Wprowadziliśmy rozwiązania interoperacyjności i cyfryzacji usług publicznych, co ułatwia obywatelom załatwianie spraw bez konieczności wielokrotnego podawania tych samych danych.

Jak było?

W wielu obszarach obywatele i przedsiębiorcy musieli wielokrotnie wprowadzać swoje dane, które administracja publiczna już posiadała w różnych rejestrach. Te same dane były przechowywane w bardzo wielu rejestrach publicznych, które często nie były aktualizowane, a zawarte w nich dane były niskiej jakości. Brakowało jednolitego źródła informacji o tym, jakie zbiory danych są gromadzone w rejestrach publicznych i jakie są procedury dostępu do nich. W czasie pandemii COVID-19 zidentyfikowano problemy z zapewnieniem ciągłości świadczenia usług i podtrzymaniem procesów administracyjnych. Nie było wystarczających rozwiązań umożliwiających ograniczenie interakcji między urzędnikiem, przedsiębiorcą i obywatelem.

Na czym polega zmiana?

Wprowadzono obowiązek udostępniania danych z systemów teleinformatycznych służących do realizacji zadań publicznych przez interfejs programistyczny aplikacji (API) zgodnie ze standardem określonym w akcie wykonawczym. Utworzono repozytorium interoperacyjności, w którym podmioty prowadzące rejestry publiczne muszą dostarczać dane dotyczące rejestrów oraz informacje o API umożliwiających dostęp do danych. Wprowadzono Architekturę Informacyjną Państwa (AIP) jako metodę strategicznego zarządzania systemami informatycznymi państwa oraz Komitet do spraw Cyfryzacji, który ocenia przedsięwzięcia informatyczne pod kątem spójności i interoperacyjności. Uregulowano System Inwentaryzacji Systemów Teleinformatycznych (SIST) w celu uniknięcia dublowania funkcjonalności i lepszego zarządzania zasobami IT.

*weście w życie przepisów dot. AIP, Komitetu ds. Cyfryzacji oraz SIST

**wejście w życie obowiązku udostępniania danych przez API oraz utworzenia repozytorium interoperacyjności

Sposób realizacji: Wprowadziliśmy automatyczną aktualizację danych o dowodach osobistych w bankach i SKOK-ach oraz umożliwiamy podmiotom prywatnym weryfikację wizerunku z Rejestru Dowodów Osobistych, co ogranicza formalności i zwiększa bezpieczeństwo usług.

Jak było?

Obywatele mieli obowiązek zgłaszania aktualizacji danych dotyczących nowo wydanych dowodów osobistych bezpośrednio w bankach i spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych. Każda zmiana wymagała osobistej wizyty i ręcznej aktualizacji danych w instytucji finansowej.

Na czym polega zmiana?

Wprowadzono możliwość automatycznej aktualizacji baz danych banków i spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych o dane dotyczące nowo wydanych dowodów osobistych, znosząc tym samym obowiązek zgłaszania aktualizacji tych danych bezpośrednio przez obywateli. Dodatkowo podmioty świadczące usługi w sektorze prywatnym mogą uzyskiwać wizerunek osoby z Rejestru Dowodów Osobistych w celu weryfikacji zgodności fotografii zawartej w dowodzie osobistym z fotografią przechowywaną w rejestrze.

Przykład z życia:

Wymieniłaś dowód osobisty i zgodnie z poprzednimi przepisami jako posiadaczka konta bankowego byłaś zobowiązana zgłosić się do banku w celu zaktualizowania danych osobowych. Mogłaś to zrobić osobiście w banku lub za pośrednictwem bankowości elektronicznej. Obecnie nowe przepisy zwalniają Cię z tego obowiązku, ponieważ dla klientów banków została wprowadzona automatyczna aktualizacja bazy danych nowo wydanych dowodów osobistych.

Sposób realizacji: Udostępniamy wyniki badań diagnostycznych w aplikacji mObywatel.

Jak jest obecnie?

Pacjenci muszą odbierać wyniki badań w formie papierowej lub logować się do różnych systemów medycznych, by uzyskać dostęp do swojej dokumentacji. Utrudnia to szybkie sprawdzenie wyników i ich udostępnienie lekarzowi.

Na czym polega zmiana?

Aplikacja mObywatel zostanie usprawniona poprzez wprowadzenie funkcji sprawdzania wyników badań, która będzie dostępna do końca 2026 roku.

Przykład z życia:

Kupujesz używany samochód i chcesz go zarejestrować w starostwie powiatowym. Po zmianach deregulacyjnych wystarczy, że złożysz elektroniczny wniosek w systemie, co oszczędza Ci czas, eliminuje konieczność wizyt w urzędzie i ogranicza liczbę formalności. Jednocześnie dla gminy oznacza to mniej dokumentów do weryfikacji oraz brak potrzeby sprawdzania nieaktualnych zaświadczeń. Jeśli dane znajdują się już w systemie Centralnej Ewidencji Pojazdów (CEP), nie musisz składać dodatkowych dokumentów.

Sposób realizacji: Usuwamy zidentyfikowane incydentalne nieprawidłowości i poddajemy je bieżącej obsłudze.

Jak było?

Przedsiębiorcy zgłaszali wątpliwości dot. nieuznawania przez polskie organy celne kwalifikowanych podpisów elektronicznych na potrzeby procedur celnych, co utrudnia działalność firm i wydłuża odprawy.

Na czym polega zmiana?

Pojawiające się incydentalne problemy zostały rozwiązane i są rozwiązywane na bieżąco. Analiza Departamentu Ceł w Ministerstwie Finansów (17.03.2025 r.) nie wskazała na konieczność podejmowania prac legislacyjnych. Nie zaistniał więc systemowo problem uznawania podpisów elektronicznych w procedurach celnych. Wszystkie kwalifikowane podpisy elektroniczne są prawidłowo walidowane - chodzi o podpisy elektroniczne wydane przez centra certyfikacji znajdujące się na unijnej liście EUTSL.

Sposób realizacji: Usprawniamy zawieranie umów OC poprzez obowiązek weryfikacji zastrzeżonego numeru PESEL przez zakłady ubezpieczeń, co pozwala ograniczyć nadużycia i lepiej chronić obywateli przed wykorzystaniem ich danych.

Jak było?

Od 1 czerwca 2024 r. instytucje finansowe (np. banki) miały obowiązek weryfikować czy numer PESEL jest zastrzeżony przy zawieraniu umowy. Taki obowiązek nie dotyczy zakładów ubezpieczeniowych oferujących ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej posiadaczy pojazdów mechanicznych. Konsekwencją powyższego jest pojawienie się nowej możliwości przestępczości ubezpieczeniowej, tj. ubezpieczenia samochodów na „kradzione” dane osobowe, w tym PESEL. W tym kontekście należy wskazać, że zakład ubezpieczeń w ogólności nie weryfikował tego, czy PESEL został zastrzeżony.

Na czym polega zmiana?

Wprowadzono obowiązek weryfikacji zastrzeżonego numeru PESEL przez zakłady ubezpieczeniowe przy zawieraniu umów OC. W przypadku zastrzeżenia numeru PESEL zakład ubezpieczeń będzie mógł odmówić zawarcia umowy. Rozwiązanie to ma na celu skuteczniejsze ograniczenie nadużyć oraz lepszą ochronę obywateli przed wykorzystaniem ich danych.

Przykład z życia:

Podczas zawierania umowy OC weryfikowany jest Twój numer PESEL, jeśli numer jest zastrzeżony, zakład ubezpieczeń może odmówić zawarcia umowy. Dzięki temu jesteś chroniony przed nadużyciami i wykorzystaniem swoich danych osobowych.

Sposób realizacji: Udostępniliśmy dane z wykazu podatników VAT w ramach istniejącej wyszukiwarki firm.

Jak było?

Przedsiębiorcy weryfikowali dane kontrahentów, korzystając z kilku odrębnych rejestrów (KRS, CEIDG, wykaz VAT). Brak scentralizowanej bazy danych powodował rozproszenie informacji, co wydłużało proces i zwiększało ryzyko błędów.

Na czym polega zmiana?

Udostępniono dane z wykazu podatników VAT w ramach istniejącej wyszukiwarki firm dostępnej w Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy na portalu biznes.gov.pl. Zmiana stanowi istotne ułatwienie w prowadzeniu działalności gospodarczej oraz służy zapewnieniu bezpieczeństwa obrotu gospodarczego.

Przykład z życia:

Prowadzisz firmę i przed podpisaniem umowy sprawdzasz nowego kontrahenta. Dotychczas musiałeś osobno zaglądać do KRS, CEIDG oraz wykazu podatników VAT. Po zmianie w jednej wyszukiwarce na portalu biznes.gov.pl sprawdzasz także status podatnika VAT. Weryfikacja jest szybsza, prostsza i bezpieczniejsza, bo w jednym miejscu otrzymujesz szeroki zakres informacji na temat podmiotów wykonujących działalność gospodarczą.

Sposób realizacji: Wprowadziliśmy możliwość wyrażenia zgody na komunikację elektroniczną z ubezpieczycielem.

Jak było?

Regulacje ograniczały komunikację elektroniczną kierowaną do ubezpieczającego. Klient mógł wyrazić zgodę na komunikację elektroniczną tylko w momencie zawarcia umowy. Nie było to możliwe na etapie późniejszym. Zakłady ubezpieczeń zmuszone były wysyłać informacje listami poleconymi, powodując często niezadowolenie klientów zmuszonych fizycznie udać się do placówki pocztowej, mimo że wyraźnie prosili o korespondencję elektroniczną. Tymczasem w świetle ustawy taka prośba mogła być wyrażona tylko w momencie zawarcia umowy. Ogólnie należało podjąć starania, aby korespondencja, dokumentacja, reklamacja dostarczana była klientowi w formie elektronicznej, a „wariant papierowy” pozostawić na wyraźne żądanie klienta.

Na czym polega zmiana?

Wprowadzono możliwość wyrażenia zgody na komunikację elektroniczną z ubezpieczycielem w dowolnym momencie trwania umowy (a nie tylko przy zawieraniu jak dotychczas), dzięki czemu kontakt z ubezpieczycielem jest łatwiejszy i wygodniejszy. Zmiana dotyczy OC pojazdów, OC rolników i ubezpieczeń budynków rolnych.

Przykład z życia:

W październiku 2025 r. zawarłeś umowę ubezpieczeniową OC na samochód, w której zobowiązałeś się m.in. do prowadzenia komunikacji z firmą ubezpieczeniową w formie papierowej. W styczniu, podczas rozmowy z kolegą, dowiedziałeś się, że w trakcie trwania umowy masz możliwość zmiany formy komunikacji na elektroniczną. Deregulacja umożliwia szybszy i wygodniejszy sposób kontaktu z ubezpieczycielem. Poprzednie przepisy nie pozwalały na dokonywanie takich zmian w trakcie obowiązywania umowy.

Sposób realizacji: Wprowadzamy obowiązek umożliwienia składania reklamacji drogą elektroniczną przez wszystkie podmioty rynku finansowego oraz automatyczne udzielanie odpowiedzi w tej samej formie, w jakiej wpłynęła reklamacja.

Jak było?

Podmioty rynku finansowego odpowiadają na reklamacje co do zasady na piśmie, nawet gdy klient złoży reklamację mailem. Odpowiedź pocztą elektroniczną jest możliwa tylko po złożeniu przez klienta dodatkowego wniosku w tym zakresie. Klienci muszą odbierać listy polecone na poczcie, co jest uciążliwe i nie odpowiada oczekiwaniom w zakresie elektronicznej komunikacji. Brak jednolitych standardów komunikacji elektronicznej utrudnia obsługę reklamacji i zwiększa koszty po obu stronach.

Na czym polega zmiana?

Wszystkie podmioty rynku finansowego będą zobowiązane do umożliwienia składania reklamacji w formie elektronicznej. Jeśli klient złoży reklamację elektronicznie, odpowiedź zostanie automatycznie udzielona w tej samej formie - bez potrzeby składania dodatkowego wniosku. Klient zachowuje prawo do otrzymania odpowiedzi na piśmie, jeśli o to wniesie. Rozwiązanie upraszcza komunikację, eliminuje konieczność odbierania korespondencji papierowej, obniża koszty działalności instytucji finansowych i lepiej odpowiada oczekiwaniom klientów w erze cyfrowej.

Przykład z życia:

Składasz reklamację do banku lub ubezpieczyciela mailem. Dotychczas mimo elektronicznej formy zgłoszenia, odpowiedź często przychodziła listem poleconym, który musiałeś odebrać na poczcie, chyba że wcześniej złożyłeś dodatkowy wniosek o korespondencję mailową. Po zmianie jeśli składasz reklamację elektronicznie, odpowiedź automatycznie otrzymujesz tą samą drogą. Nie musisz niczego dodatkowo wnioskować ani odbierać papierowej korespondencji. Jeżeli wolisz formę papierową, nadal możesz ją wybrać. Komunikacja jest prostsza, szybsza i lepiej dopasowana do cyfrowych oczekiwań.

Sposób realizacji: Wprowadziliśmy uznawanie dokumentów elektronicznych przy wnioskach o fundusze unijne.

Jak było?

Wnioskodawcy ubiegający się o środki unijne wskazywali, że musieli przedstawiać papierowe wersje dokumentów lub dodatkowo potwierdzać autentyczność dokumentów elektronicznych wydanych przez inne instytucje publiczne. Wymóg ten generował zbędną biurokrację, wydłużał proces oceny wniosków i zwiększał koszty administracyjne po stronie beneficjentów oraz instytucji zarządzających.

Na czym polega zmiana?

W dniu 13 maja 2025 r. Minister Funduszy i Polityki Regionalnej skierowała do marszałków województwa pismo, w którym wskazano, że właściwe instytucje nie mają podstaw do kwestionowania elektronicznych dokumentów urzędowych. Dokumenty te, niezależnie od formy przedstawienia, korzystają z domniemania prawdziwości. W ocenie Minister nieuzasadnione jest wymaganie od wnioskodawców oświadczeń potwierdzających zgodność takich dokumentów ze stanem faktycznym lub poświadczania przez nich dokumentów elektronicznych wydanych przez inne instytucje. Każdy dokument urzędowy lub równoważny musi być uznawany przez wszystkie instytucje.

Przykład z życia:

Jesteś średnim przedsiębiorcą i ubiegasz się o dofinansowanie na działalność turystyczną z Regionalnego Programu Operacyjnego. Nie musisz już potwierdzać elektronicznych dokumentów wydanych przez instytucje publiczne, które dołączasz do wniosku. Dzięki temu oszczędzasz czas, unikasz uciążliwych formalności i nie ryzykujesz opóźnień w procesie aplikowania o środki unijne. Skoro dokumenty są już w obiegu cyfrowym, nie tracisz energii na zbędne potwierdzanie ich autentyczności.

Sposób realizacji: Wprowadzamy możliwość złożenia elektronicznego wniosku o rejestrację pojazdu umożliwi w przyszłości w pełni elektroniczną obsługę procesu rejestracji pojazdów, a także ułatwi stosowanie elektronicznej archiwizacji dokumentów przez organy rejestrujące.

Jak jest obecnie?

W obecnym stanie prawnym dokumenty przedstawione do rejestracji lub wyrejestrowania, których zgodnie z rozporządzeniem nie zwraca się właścicielowi pojazdu oraz odpowiednio kserokopie dokumentów, organ rejestrujący zatrzymuje, tworząc indywidualne teczki, zwane dalej „aktami pojazdu”, które przechowuje się według numerów rejestracyjnych.

Na czym polega zmiana?

Umożliwione zostanie składanie wniosku o rejestrację pojazdu środkami komunikacji elektronicznej za pomocą usługi udostępnionej przez ministra właściwego do spraw informatyzacji. Rozwiązanie to ułatwienie dla obywateli a także zniesienie konieczności gromadzenia papierowych wniosków o rejestrację przez organy rejestrujące, co przyczyni się do elektronicznej archiwizacji dokumentów. Metodą alternatywną dla usługi online jest możliwość złożenia wniosku o rejestrację pojazdu w formie dokumentu utrwalonego w postaci elektronicznej, przy użyciu formularza utrwalonego w postaci elektronicznej wypełnianego przez starostę na podstawie danych podanych przez wnioskodawcę, dokumentów dołączonych do wniosku o rejestrację pojazdu oraz danych udostępnionych w centralnej ewidencji pojazdów. podpisanego przez wnioskodawcę.

Przykład z życia:

Rejestrujesz samochód w urzędzie. Dotychczas część dokumentów, których nie można było Ci zwrócić, trafiała do papierowych „akt pojazdu” przechowywanych w urzędzie. Jeśli po latach potrzebne było szybkie sprawdzenie danych, urzędnik musiał szukać fizycznej teczki, co wydłużało załatwienie sprawy. Zmiana ta umożliwi w przyszłości w pełni elektroniczną obsługę procesu rejestracji pojazdów, a także ułatwi stosowanie elektronicznej archiwizacji dokumentów przez organy rejestrujące

Sposób realizacji: Upraszczamy procedury rejestracji pojazdów poprzez zniesienie obowiązku przedkładania niektórych dokumentów, wprowadzenie elektronicznych wniosków oraz umożliwienie wymiany danych między krajami UE.

Jak jest obecnie?

Rejestracja pojazdów wymaga przedkładania licznych dokumentów, w tym zaświadczenia o badaniach technicznych, nawet gdy dane są już dostępne w systemach informatycznych. Organy rejestrujące gromadzą i archiwizują papierowe wnioski, a w przypadku pojazdów sprowadzonych z UE, w razie konieczności kieruje zapytania o dane pojazdów wcześniej zarejestrowanych w innych państwach członkowskich np. drogą mailową.

Na czym polega zmiana?

Zniesiony zostanie obowiązek przedkładania wraz z wnioskiem o rejestrację papierowego zaświadczenia o pozytywnym wyniku badania technicznego pojazdu, gdy dane są już w systemie CEP. Ponadto w przypadku gminy, na którą przeszła własność pojazdu na podstawie art. 50a ust. 2 Prawa o ruchu drogowym, albo powiat, wobec którego sąd orzekł przepadek na podstawie art. 130a ust. 10 Prawa o ruchu drogowym zniesiony zostanie obowiązek przedkładania wraz z wnioskiem o rejestrację pojazdu dowodów rejestracyjnych. Zostanie wprowadzona możliwość składania wniosków w formie elektronicznej. Organy rejestrujące będą miały możliwość pobierania danych o pojazdach sprowadzonych z innego państwa członkowskiego UE, zgromadzonych w ewidencji tego państwa, przed jego zarejestrowaniem na terytorium RP.

Przykład z życia:

Kupujesz używany samochód zarejestrowany na terytorium Polski i chcesz go zarejestrować w starostwie powiatowym. Po zmianach deregulacyjnych wystarczy, że złożysz elektroniczny wniosek w systemie, co oszczędza Ci czas, eliminuje konieczność wizyt w urzędzie i ogranicza liczbę formalności.

*art. 1 pkt 5, pkt 11, pkt 13 lit. b i pkt 15-17 oraz art. 3 wchodzą w życie 24 grudnia 2025 r.;

**art. 1 pkt 2 lit. b, pkt 3, pkt 4 lit. b w zakresie ust. 1ab-1al i lit. c, pkt 6, pkt 7 lit. c, pkt 8-10, pkt 12, pkt 13 lit. a i pkt 14 oraz art. 4 wchodzą w życie z dniem 18 stycznia 2027 r.

Sposób realizacji: Upraszczamy i unowocześniamy prowadzenie rejestru zabytków poprzez jego pełną digitalizację, uruchomienie zintegrowanego systemu teleinformatycznego oraz prowadzenie rejestru wyłącznie w formie elektronicznej, z możliwością wymiany danych z innymi państwowymi bazami.

Jak jest obecnie?

Rejestr zabytków jest obecnie prowadzony w formie papierowych ksiąg - zgodnie z ustawą o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami oraz rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 2011 r. Przepisy określają nawet szczegóły techniczne, jak kolor atramentu. Brak systemu elektronicznego utrudnia dostęp do danych, wymianę informacji między instytucjami i weryfikację wpisów.

Na czym polega zmiana?

Rejestr zabytków będzie prowadzony w formie elektronicznej. Został przyjęty harmonogram stworzenia e-systemu, który wystartuje w 2029 roku. Planowana reforma zakłada pełną digitalizację rejestru oraz stworzenie systemu teleinformatycznego zintegrowanego z innymi bazami danych o nieruchomościach. Po wdrożeniu nowego systemu rejestr zabytków będzie prowadzony wyłącznie elektronicznie, co umożliwi uzyskanie informacji o wpisie nieruchomości do rejestru zabytków, poprawi bezpieczeństwo danych i umożliwi integrację z innymi systemami państwowymi (np. Elektronicznymi Księgami Wieczystymi). Szacowany minimalny czas pełnej realizacji projektu to około 3 lata i 8 miesięcy. W sprawie ewidencji zabytków prowadzone są konsultacje mające na celu wypracowanie rozwiązań optymalnych dla całego zbioru obiektów znajdujących się w ewidencji zabytków.

Przykład z życia:

Przygotowujesz projekt adaptacji starej willi na biuro i chcesz sprawdzić jej status w rejestrze zabytków. Dzięki cyfrowemu rejestrowi wystarczy, że wyszukasz dane w e-systemie, co oszczędza Ci czas, eliminuje konieczność wizyt w urzędzie konserwatorskim i ogranicza liczbę pism o informację. Jednocześnie dla urzędu oznacza to mniej wniosków do rozpatrzenia oraz brak potrzeby ręcznego sprawdzania papierowej dokumentacji. Jeśli dane budynku znajdują się już w systemie, nie musisz czekać tygodniami na oficjalne potwierdzenie statusu obiektu.

Sposób realizacji: Wprowadziliśmy cyfryzację rekrutacji na studia II stopnia.

Jak jest obecnie?

Przepisy regulujące proces rekrutacji na studia wyższe nie uwzględniały w pełni możliwości weryfikacji dokumentów kandydatów w elektronicznych bazach danych. W przypadku rekrutacji na studia I stopnia, mimo dostępu uczelni do danych z Krajowego Rejestru Matur (KReM) oraz otrzymywania skanów świadectw, wymagane było osobiste stawiennictwo kandydatów w celu okazania oryginału.

Na czym polega zmiana?

Rząd wprowadził pełną cyfryzację rekrutacji w zakresie studiów II stopnia, poprzez weryfikację dyplomów ukończenia studiów I stopnia w repozytorium dyplomów elektronicznych, działającym w ramach Zintegrowanego Systemu Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on, co usprawni procedury rekrutacyjne. Repozytorium zacznie działać w dniu 30 czerwca 2026 r. Od tego dnia przygotowane organizacyjnie uczelnie będą mogły rozpocząć wydawanie dyplomów ukończenia studiów w postaci elektronicznej. Dla wszystkich uczelni obowiązek ten zostanie wdrożony w dniu 1 stycznia 2027 r.

*Fakultatywnie

**Obligatoryjnie

Sposób realizacji: Umożliwiliśmy uczestnikom postępowania uczestnictwo w rozprawach zdalnych.

Jak jest obecnie?

Rozprawy musiały odbywać się stacjonarnie przed KIO. Brak elektronizacji rozpraw przed KIO powoduje niepotrzebne utrudnienia dla uczestników postępowania.

Na czym polega zmiana?

Ustawa umożliwi prowadzenie rozpraw przed Krajową Izbą Odwoławczą w formie online. Interwencja legislacyjna polega na wprowadzeniu podstawy prawnej w art. 544 ust. 3a ustawy PZP dla zdalnej formy posiedzeń oraz przewidzeniu przesłanek umożliwiających w określonych przypadkach podjęcie decyzji o prowadzeniu rozpraw stacjonarnie. Decyzja o zdalnej rozprawie będzie należała do Prezesa KIO, ale strony będą mieć pozostawiony wybór czy chcą uczestniczyć w rozprawie zdalnie czy fakultatywnie. Przedsiębiorcy nie będą musieli już jechać do Warszawy, by bronić swoich racji w sprawach przetargowych, dzięki czemu zaoszczędzą pieniądze i czas.

Przykład z życia:

Prowadzisz firmę i bierzesz udział w postępowaniu przetargowym. Składasz odwołanie do KIO. Dotychczas musiałeś osobiście stawić się na rozprawie w Warszawie - niezależnie od tego, gdzie prowadzisz działalność. Oznaczało to koszty dojazdu, noclegu i stracony dzień pracy, nawet jeśli sprawa była krótka i dotyczyła wyłącznie argumentów prawnych. Po zmianie rozprawa może odbyć się online. Możesz wziąć w niej udział zdalnie, oszczędzając czas i pieniądze. Jednocześnie, jeśli uznasz to za potrzebne, nadal masz możliwość udziału stacjonarnego. Zmiana upraszcza udział w sporach przetargowych, bez ograniczania Twoich praw procesowych.

Sposób realizacji: Ułatwiliśmy składanie wniosków do Urzędu Patentowego - wpisy i wykreślenia online.

Jak było?

W postępowaniach przed Urzędem Patentowym zgłoszenia i korespondencja musiały mieć formę pisemną, mogły być przesyłane także faksem lub elektronicznie. Jednak w praktyce obsługa wniosków dotyczących wpisów i wykreśleń (np. licencji, zastawów) odbywała się pojedynczo, co było czasochłonne i utrudniało obsługę dużych portfeli praw własności przemysłowej.

Na czym polega zmiana?

Urząd Patentowy RP wdrożył możliwość hurtowego składania wniosków o wpis lub wykreślenie licencji i zastawów w rejestrach prowadzonych przez urząd. Nowa funkcjonalność zostanie zintegrowana z elektronicznym systemem PUEUP (Platforma Usług Elektronicznych Urzędu Patentowego), podobnie jak już dostępna opcja hurtowych zmian uprawnionych. Umożliwiliśmy składanie zgłoszeń i prowadzenie korespondencji z Urzędem Patentowym również elektronicznie. Dzięki temu procedury są prostsze i bardziej dostępne dla przedsiębiorców.

Sposób realizacji: Unowocześniliśmy funkcjonowanie funduszy emerytalnych.

Jak było?

Zasady regulujące kontakt z klientami OFE były wprowadzane w latach 90. Od tego czasu zaszło szereg zmian technologicznych, które wprowadziły nowe sposoby komunikowania się instytucji finansowych ze swoimi klientami. Wszystkie przepisy w tym zakresie, np. dotyczące funkcjonowania TFI, ubezpieczycieli czy banków, były systematycznie aktualizowane. Niestety, analogiczne zmiany nigdy nie zostały wprowadzone w odniesieniu do OFE.

Na czym polega zmiana?

Wprowadzone zmiany, przede wszystkim miały na celu unowocześnienie funkcjonowania funduszy emerytalnych poprzez deregulację i cyfryzację procesów. Obowiązkowe ogłoszenia przeniesiono do Internetu, a umowy i oświadczenia można teraz składać elektronicznie. Dostęp do informacji jest szybszy, łatwiejszy i tańszy. W ten sposób wprowadzono w OFE rozwiązanie istniejące już od lat na rynku kapitałowym.

Przykład z życia:

Jesteś członkiem OFE i chcesz zmienić dane albo złożyć oświadczenie dotyczące swojego konta. Dotychczas musiałeś czekać na papierową korespondencję, śledzić ogłoszenia publikowane w tradycyjnej formie i wysyłać dokumenty pocztą, co było czasochłonne i mało wygodne w porównaniu z innymi instytucjami finansowymi. Po zmianie większość spraw załatwiasz online. Ogłoszenia są dostępne w Internecie, a umowy i oświadczenia możesz składać elektronicznie. Dostęp do informacji jest szybszy, prostszy i tańszy, a OFE zaczynają działać według standardów cyfrowych.

Sposób realizacji: Upraszczamy rozliczanie składek ZUS poprzez przejęcie przez ZUS obowiązku ich wyliczania, wprowadzenie elektronicznych dokumentów rozliczeniowych do zatwierdzenia przez płatnika oraz automatyczną wymianę danych między systemami ZUS a systemami kadrowo-płacowymi przedsiębiorstw.

Jak jest obecnie?

Obecnie płatnicy składek - w tym przedsiębiorcy - są zobowiązani do samodzielnego ustalania podstaw wymiaru składek, naliczania należności i przekazywania comiesięcznych dokumentów rozliczeniowych do ZUS. Proces ten jest czasochłonny, obciążający administracyjnie i podatny na błędy. Każdego miesiąca ZUS prowadzi dziesiątki tysięcy postępowań wyjaśniających w związku z nieprawidłowo wypełnionymi dokumentami. Wymaga to dużych nakładów pracy zarówno po stronie firm, jak i urzędników, wydłuża proces przyznawania świadczeń oraz zwiększa ryzyko pomyłek w rozliczeniach.

Na czym polega zmiana?

ZUS sam wyliczy należne składki za płatników. ZUS przejmie od płatników składek część obowiązków - będzie samodzielnie ustalał podstawy wymiaru i wysokość składek, przygotowując elektroniczne propozycje dokumentów rozliczeniowych do zatwierdzenia przez płatnika. Dane będą wymieniane automatycznie między systemem ZUS a systemami kadrowo-płacowymi przedsiębiorstw, co ograniczy błędy i uprości cały proces.

Nowe rozwiązania zostaną wdrożone etapowo:

• od 1 stycznia 2028 r. - dla osób rozliczających składki na własne ubezpieczenia (m.in. przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność, duchowni),
• od 1 stycznia 2031 r. - dla pozostałych płatników składek.

Przykład z życia:

Prowadzisz działalność gospodarczą i co miesiąc sam wyliczasz składki, wypełniasz deklaracje i wysyłasz je do ZUS. Dotychczas poświęcałeś na to sporo czasu i musiałeś uważać na każdy szczegół, bo nawet drobny błąd mógł skutkować korektami i postępowaniem wyjaśniającym. Po zmianie ZUS sam przygotowuje wyliczenie składek i elektroniczne dokumenty rozliczeniowe na podstawie danych z Twojego systemu kadrowo-płacowego. Ty jedynie je sprawdzasz i zatwierdzasz. Rozliczenia są prostsze, mniej podatne na błędy i nie obciążają Cię już comiesięczną, techniczną pracą księgową.

*Nowe rozwiązania zostaną wdrożone etapowo:

od 1 stycznia 2028 r. - dla osób rozliczających składki na własne ubezpieczenia (m.in. przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność, duchowni),

od 1 stycznia 2031 r. - dla pozostałych płatników składek.

Sposób realizacji: Wprowadziliśmy cyfryzację obsługi dokumentów o przyznanie zasiłku.

Jak jest obecnie?

W celu przyznania prawa do świadczenia pieniężnego z ubezpieczenia chorobowego (m. in. zasiłek chorobowy, opiekuńczy, macierzyński) wymagano składania dokumentów w formie papierowej do ZUS oraz do płatników składek będących płatnikami zasiłku.

Na czym polega zmiana?

Rząd wprowadził możliwość w pełni elektronicznej obsługi dokumentów w sprawie przyznania świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i ich wypłaty, bez konieczności składania dokumentów w formie papierowej. Jednocześnie forma papierowa została również zachowana, jako alternatywna. Wprowadzono zmniejszenie obciążeń biurokratycznych po stronie ubezpieczonych i płatników składek w zakresie wnioskowania o zasiłki.

Sposób realizacji: Zrezygnowaliśmy z kosztownej budowy Centralnej Informacji Emerytalnej. Wprowadzimy prostsze rozwiązanie - ZUS HUB w aplikacji mObywatel, które zapewni dostęp do informacji emerytalnych przy znacznie niższych kosztach.

Jak było?

Planowana budowa Centralnej Informacji Emerytalnej generowała bardzo wysokie koszty budżetowe w stosunku do spodziewanych korzyści. System wymagał posiadania komputera lub smartfonu oraz kompetencji cyfrowych, co mogło wykluczyć część społeczeństwa z dostępu do informacji. Dane emerytalne były rozproszone w różnych instytucjach i systemach, utrudniając obywatelom planowanie finansowej przyszłości i podejmowanie świadomych decyzji o oszczędzaniu emerytalnym.

Na czym polega zmiana?

Uchylono ustawę o CIE i wprowadzimy ZUS HUB w ogólnodostępnej aplikacji mObywatel. ZUS będzie udostępniać informacje o stanie konta ubezpieczonego i produktach emerytalnych z przekierowaniem do aplikacji mZUS. Operatorzy nieobowiązkowych programów emerytalnych będą mogli zamieszczać informacje na podstawie dobrowolnych porozumień z Ministrem Cyfryzacji. Rozwiązanie zapewni dostęp do kompleksowych informacji emerytalnych przy znacznie niższych kosztach budżetowych i wykorzystaniu istniejącej infrastruktury cyfrowej.

Przykład z życia:

Myślisz o swojej przyszłej emeryturze i chcesz sprawdzić, ile już zgromadziłeś środków oraz z jakich programów emerytalnych korzystasz. Dotychczas musiałbyś liczyć na powstanie osobnego, kosztownego systemu (CIE), wymagającego sprawnych kompetencji cyfrowych i dostępu do nowych narzędzi, a informacje i tak byłyby rozproszone między różnymi instytucjami. Po zmianie korzystasz z dobrze znanej aplikacji mObywatel. W jednym miejscu widzisz dane udostępniane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, a szczegóły swojego konta emerytalnego sprawdzasz przez przekierowanie do mZUS. Jeśli masz dodatkowe, dobrowolne oszczędności emerytalne, ich operatorzy mogą udostępnić informacje w tym samym ekosystemie. Dostęp do wiedzy o Twojej emeryturze jest prostszy, tańszy dla państwa i oparty na narzędziach, z których już korzystasz.

Sposób realizacji: Zlikwidowaliśmy obowiązek przechowywania papierowych zgłoszeń przez płatników.

Jak było?

Płatnicy składek, dokonujący zgłoszenia do ZUS drogą elektroniczną, mieli obowiązek przechowywania przez okres 5 lat duplikatu zgłoszenia sporządzonego w formie papierowej.

Na czym polega zmiana?

Zlikwidowano obowiązek przechowywania papierowych zgłoszeń przez płatników. Po zmianie prawa wystarczą dokumenty przekazane do ZUS drogą elektroniczną.

Przykład z życia:

Prowadzisz firmę i zgłaszasz pracowników do ZUS wyłącznie drogą elektroniczną. Dotychczas mimo wysyłki dokumentów online musiałeś dodatkowo drukować zgłoszenia i przechowywać ich papierowe kopie przez 5 lat, co generowało zbędną dokumentację i koszty archiwizacji. Po zmianie wystarczają dokumenty przesłane elektronicznie do ZUS - nie musisz już gromadzić papierowych duplikatów. To uproszczenie obowiązków, mniej biurokracji i łatwiejsze zarządzanie dokumentacją kadrową.

Sposób realizacji: Wprowadziliśmy możliwość załatwiania wielu spraw pracowniczych w formie elektronicznej, co uprości procedury, ograniczy formalności i usprawni komunikację w zakładach pracy.

Jak było?

Przepisy prawa pracy przewidywały, w zdecydowanej większości, formę pisemną jako domyślną formę komunikacji pomiędzy podmiotami zaangażowanymi w stosunek pracy. W obecnych czasachtaki obowiązek jest znacznym utrudnieniem i uciążliwością w bieżącym funkcjonowaniu. Dotyczy to np. wniosków o wyjście prywatne, wniosków o indywidualny rozkład czasu pracy, zawiadomienia ZZ o zamiarze wypowiedzenia umowy o pracę, wniosku o urlop bezpłatny.

Na czym polega zmiana?

Ustawa wprowadziła do Kodeksu pracy możliwości załatwiania szeregu spraw w postaci elektronicznej. Dotyczy to przekazania informacji o monitoringu, przekazania informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę, konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową, rozkładu czasu pracy, wniosku o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy, wniosku o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy, wniosku o zastosowanie systemu pracy weekendowej, wniosku o zastosowanie rozkładu czasu pracy, o którym mowa w art. 1401 k.p., czyli ruchomego czasu pracy, wniosku o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych, wniosku o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, wniosku o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy, wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego, wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy, czy instrukcji i wskazówek pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.

Przykład z życia:

Jesteś pracownikiem, który do niedawna musiał składać wszelkie dokumenty - takie jak wnioski o zmianę rozkładu czasu pracy czy o dzień wolny - wyłącznie w postaci papierowej. Pamiętasz sytuację, gdy Twoje pisma gubiły się w biurowym obiegu i musiałeś wypełniać je od nowa. Po zmianie przepisów wszystkie dokumenty w postaci elektronicznej, dzięki czemu zyskujesz pewność, że trafią bezpośrednio do adresata, a Ty szybko otrzymasz akceptację przełożonego bez zbędnych formalności i ryzyka utraty dokumentacji.

Sposób realizacji: Dostosowaliśmy postępowanie egzekucyjne do współczesnych standardów.

Jak było?

Licytacje nieruchomości coraz częściej przeprowadza się w formie elektronicznej, jednak były sądy/komornicy nieakceptujący tej formy i przeprowadzający licytacje jedynie w formie tradycyjnej, stacjonarnie, w związku z czym terminy licytacji były wyznaczane z opóźnieniem - przy jednoczesnym zajęciu sądów (sędziów, sal), którzy w tym czasie mogliby zajmować się innymi postępowaniami niż licytacja nieruchomości. Licytacja w formie elektronicznej zapewnia przejrzystość oraz sprawność postępowania.

Na czym polega zmiana?

Postępowanie egzekucyjne jest dostosowywane do współczesnych standardów. Nowelizacja ustawy doprowadziła do wprowadzenia zasady przeprowadzania sprzedaży nieruchomości w toku postępowania egzekucyjnego w drodze licytacji elektronicznej. W drodze licytacji publicznej (tradycyjnej) sprzedaż nieruchomości będzie mogła nastąpić dopiero na wniosek wierzyciela. Rozwiązanie to usprawnia cały proces i przyspiesza dochodzenie wierzytelności.

Przykład z życia:

Zgodnie z nowymi przepisami jako wierzyciel nie musisz już składać do komornika wniosku o przeprowadzenie w postępowaniu egzekucyjnym licytacji mieszkania w formie elektronicznej. Taka forma licytacji jest teraz bowiem zasadą i co ważne - jest szybsza, bardziej transparentna i dostępna dla szerszego grona osób zainteresowanych, co zwiększa szansę na uzyskanie wyższej ceny nieruchomości.

*art. 1 pkt 4 wchodzi w życie 5 lutego 2026 r.

Sposób realizacji: Umożliwiliśmy zawieranie umów leasingu w formie dokumentowej bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego, co uprości procedury, przyspieszy finansowanie i zwiększy bezpieczeństwo obrotu.

Jak było?

Przepisy zawierały wymóg zawarcia umowy leasingu w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Skutkiem niezachowania formy pisemnej była bezwzględna nieważność umowy leasingu. Zastrzeżenie formy pisemnej pod rygorem nieważności przewidzianej dla umowy leasingu znacząco wydłużało i utrudniało proces zawierania umów lub wprowadzania do nich zmian.

Na czym polega zmiana?

Umowy leasingu mogą być zawierane w formie dokumentowej bez konieczności posiadania podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Rozwiązanie to usprawnia i przyspiesza zawieranie tego typu umów oraz wpływa pozytywnie na bezpieczeństwo stron obrotu. Proponowane rozwiązanie znacząco ułatwia i przyspiesza efektywność i dynamikę udzielania finansowania w formie leasingu.

Przykład z życia:

Jako przedsiębiorca zawierasz umowę leasingu na samochód dostawczy z firmą leasingową. Po zmianie przepisów, dzięki posiadaniu kwalifikowanego certyfikatu, możesz zawrzeć umowę w formie elektronicznej. Rozwiązanie to jest łatwiejsze, szybszei bezpieczne dla obu stron umowy. Przed deregulacją zawarcie umowy leasingowej było możliwe wyłącznie w formie papierowej, co często prowadziło do wydłużenia i utrudnienia całego procesu.

Sposób realizacji: Wprowadziliśmy dostęp do danych z Krajowego Rejestru Sądowego przez API dla podmiotów publicznych i podmiotów realizujących zadania publiczne - oraz znieśliśmy obowiązek ogłaszania wpisów KRS w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Jak było?

Podmioty publiczne i podmioty realizujące zadania publiczne musiały ręcznie sprawdzać dane w Krajowym Rejestrze Sądowym, co było czasochłonne i utrudniało automatyzację procesów. Dodatkowo wpisy dotyczące rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego musiały być obligatoryjnie ogłaszane w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, co powodowało znaczne opóźnienia w publikacji (wzmianki o dokumentach finansowych stanowiły 75,2% ogłoszeń) oraz dodatkowe koszty dla przedsiębiorców.

Na czym polega zmiana?

Podmioty publiczne i podmioty realizujące zadania publiczne mogą uzyskać dostęp do danych KRS przez interfejsy API na podstawie decyzji Ministra Sprawiedliwości co umożliwia automatyzację procesów weryfikacji danych. Zniesiono obowiązek publikacji ogłoszeń o wpisach dotyczących rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Skutki prawne tych wpisów będą następować od dnia ich dokonania w rejestrze. Rozwiązania obniżają koszty dla przedsiębiorców, przyspieszają procesy administracyjne i zwiększają efektywność postępowania rejestrowego.

Sposób realizacji: Wprowadzamy cyfryzację dokumentacji medycznej - koniec z papierową książeczką zdrowia dziecka i kartą ciąży.

Jak było?

Mimo szerokiego wdrożenia EDM, część dokumentów, zwłaszcza książeczka zdrowia dziecka (KZD) i karta przebiegu ciąży, funkcjonują wyłącznie w formie papierowej (tak stanowiło rozporządzenie). To wymuszało papierowy obieg informacji, rozproszone wpisyw różnych podmiotach leczniczych i dodatkowe koszty,a pacjent miał utrudniony, wolniejszy dostęp do danych.

Na czym polega zmiana?

Resort zdrowia rozszerzy katalog EDM i zniesie konieczność papieru tam, gdzie to jeszcze wymagane. Do I kwartału2026 r. - rozszerzenie EDM (m.in. e-DILO,e-KOK, dokumenty medycyny pracyitd.). Do 2027 r. - cyfryzacja KZD i kartyciąży w ramach projektu P1 - faza 3 (FERC 2021-2027). Cała dokumentacja będzie mogła być prowadzona wyłącznie elektronicznie (bez dublowania z papierem), co skróci obsługę, obniży koszty, zmniejszy ryzyko błędów i poprawi bezpieczeństwo oraz dostępność danych dla pacjenta.

Sposób realizacji: Usprawniliśmy postępowanie orzecznicze w ZUS poprzez umożliwienie lekarzom orzecznikom oraz innym członkom zespołów orzekających do nieodpłatnego i terminowego uzyskiwania dokumentacji medycznej, w formie papierowej i elektronicznej, przy zachowaniu zasad wnioskowego postępowania i ochrony danych osobowych.

Jak było?

Pacjenci zgłaszali się do lekarzy orzeczników lub na komisje orzekające w ZUS, KRUS oraz do Powiatowych Zespołów Orzekania o Niepełnosprawności, gdzie musieli przedstawić dokumentację medyczną. Pacjent z chorobą przewlekłą, często również z wielochorobowością posiada ogromne ilości dokumentacji medycznej zgromadzonej podczaswizyt w podmiotach leczniczych - zarówno w POZ, jak i AOS, szpitalach, pracowniach radiologicznych, ale też w pracowniach fizjoterapii i uzdrowiskach oraz innych miejscach, gdzie był diagnozowany i leczony.

Na czym polega zmiana?

Lekarze orzecznicy ZUS i osobywykonujące samodzielny zawódmedyczny zyskali prawo do nieodpłatnego uzyskiwania pełnej dokumentacji medycznej pacjentów (zarówno papierowej, jak i elektronicznej) potrzebnej do wydania orzeczeń o niepełnosprawności. Postępowanie orzecznicze pozostaje wnioskowe i kolegialne - dokumenty analizuje przewodniczący składu, a decyzję podejmuje zespół specjalistów (lekarz, psycholog, pedagog, pracownik socjalnylub doradca zawodowy).

Przykład z życia:

Składasz wniosek o orzeczenie o niepełnosprawności. Do tej pory musiałeś sam zbierać i dostarczać kopie dokumentacji medycznej z kilku poradni i szpitali. Teraz lekarz orzecznik ZUS oraz specjaliści biorący udział w postępowaniu mogą bezpłatnie i bezpośrednio uzyskać pełną dokumentację medyczną, zarówno papierową, jak i elektroniczną — dokładnie w takim zakresie, jaki jest potrzebny do wydania orzeczenia.

Sposób realizacji: Wprowadziliśmy obowiązek dołączania świadczeniodawców do centralnej e-rejestracji (CeR), dzięki któremu pacjenci mogą umawiać się na świadczenia objęte CeR przez Internetowe Konto Pacjenta i aplikację mojeIKP.

Jak było?

Podmioty lecznicze w ramach usługświadczonych „na NFZ” nie są zobowiązane do działania w ramach wspólnego systemu e-rejestracji. Każdyz podmiotów leczniczych prowadzi własną i autonomiczną rejestrację pacjentów.

Na czym polega zmiana?

Uruchomiona zostałacentralna elektroniczna rejestracja dla pacjentów. Dostęp na badania i do lekarzy specjalistów stanie się szybszyi łatwiejszy. System początkowo objął rejestrację do kardiologa oraz na profilaktykę raka szyjki macicy i raka piersi. Zakres ten z czasem będzie się zwiększać. Dzięki temu systemowi pacjent otrzyma przypomnienia przed wizytą oraz jeśli będzie taka konieczność, w łatwy sposób będzie mógł odwołać wizytę przez IKP, mojeIKP i SMS.

Przykład z życia:

Posiadasz e-skierowanie do kardiologa, możesz umówić wizytę przez IKP i mojeIKP klikając sekcję e-rejestracja. Dzięki temu zyskałeś znacznie szybszy dostęp do lekarzy specjalistów. Obecnie system e-rejestracji obejmuje Twoje potrzeby w zakresie wizyty do kardiologa, badań profilaktycznych (test HPV HR, który zastępuje cytologię klasyczną i mammografię). Teraz masz jeden, spójny system, który ułatwia proces umawiania wizyt i skraca czas oczekiwania.

Sposób realizacji: Wprowadziliśmy elektroniczne paragony.

Jak było?

Nie było możliwości wystawiania elektronicznych paragonów fiskalnych zamiast papierowych, co mogło uprościć zakupy i ograniczyć ilość generowanych śmieci. Propozycja zakładała pozostawienie możliwości drukowanych paragonów papierowych na żądanie klienta.

Na czym polega zmiana?

Wprowadzono elektroniczne paragony w usługach i dostawie towarów, usługi parkingów świadczone drogą elektroniczną (przy użyciu aplikacji mobilnej i przeglądarki internetowej).

Przykład z życia:

Prowadzisz mobilną kawiarnię w Warszawie - sprzedajesz kawę z tzw. food trucka. Korzystasz z wirtualnej kasy fiskalnej w aplikacji na tablecie i wystawiasz e-paragon, wysyłany SMS-em lub e-mailem. Na prośbę klienta nadal możesz wystawiać paragon papierowy.

Sposób realizacji: Usprawnimy postępowania cywilne, karne i rejestrowe poprzez rozszerzenie funkcjonalności portalu informacyjnego, wprowadzenie możliwości elektronicznego wnoszenia pism, doręczania dokumentów i wymiany danych między pełnomocnikami oraz urzędami.

Jak jest obecnie?

W obrocie prawnym nadal funkcjonują papierowe pisma kierowane do sądów, wymagane są osobiste wizyty, a doręczenia pocztowe powodują wielotygodniowe opóźnienia. Dane podmiotów gospodarczych są weryfikowane ręcznie. Wnioski dotyczące podmiotów podlegających obowiązkowi wpisu do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego nadal mogą być składane przy wykorzystaniu papierowych formularzy. Także akta rejestrowe tych podmiotów prowadzone są w postaci papierowej.

Na czym polega zmiana?

Wprowadzone zostaną rozwiązania rozszerzające zakres cyfryzacji postępowań sądowych oraz usprawniające komunikację między uczestnikami postępowań a sądami. Rozszerzone zostaną funkcjonalności portalu informacyjnego, umożliwiając wnoszenie wybranych pism procesowych w postępowaniu cywilnym, w tym gospodarczym, a także wzajemne przesyłanie pism między pełnomocnikami oraz doręczanie dokumentów w formie elektronicznej.

W postępowaniu karnym zostanie wprowadzona możliwość składania pism procesowych w formie elektronicznej również przez osoby niebędące pełnomocnikami. Wszystkie wnioski i pisma dotyczące podmiotów podlegających obowiązkowi wpisu do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych

i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego będą składane wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Akta rejestrowe tych podmiotów rejestrowych będą prowadzone wyłącznie w systemie teleinformatycznym.

Zmiany te przyczynią się do przyspieszenia postępowań, obniżenia kosztów, ograniczenia obciążeń administracyjnych oraz poprawy dostępności wymiaru sprawiedliwości. Rozpoczęte zostaną również prace nad wdrożeniem cyfrowych akt sądowych, początkowo w sądach drugiej instancji, a następnie w całym systemie.

*dla ustaw objętych wcześniej projektami UDER5 i UD143 - 1.03.2026 r. dla ustawy objętej projektem UD50 - 1.04.2027 r.