e-Doręczenia

Filmy instruktażowe to krótkie instrukcje w formie wideo, z których dowiesz się między innymi, jak utworzyć i wysłać wiadomość  elektroniczną (PURDE) i hybrydową (PUH), jak korzystać z wyszukiwarki bazy adresów elektronicznych (BAE) oraz w jaki sposób utworzyć nowy folder w skrzynce do e-Doręczeń.

1. Sprawdź, jak założyć skrzynkę e-Doręczeń dla podmiotu publicznego.

Z filmu dowiesz się, jak zawnioskować o adres i skrzynkę e-Doręczeń dla podmiotu publicznego. Ten materiał kierujemy przede wszystkim do reprezentantów i pełnomocników podmiotu. Pokazujemy:

• jak krok po kroku w systemie złożyć wniosek o utworzenie adresu i skrzynki,
• co i gdzie załączyć, jeśli jesteś pełnomocnikiem lub reprezentantem podmiotu,
• jakie dane przygotować i podać we wniosku,
• jak wskazać administratora skrzynki,
• jak elektronicznie podpisać wniosek.

2. Sprawdź, jak aktywować skrzynkę do e-Doręczeń.

Masz już skrzynkę do e-Doręczeń? Teraz czas na to, by ją aktywować. Obejrzyj film, w którym pokazujemy, jak aktywować skrzynkę w serwisie e-Doręczenia. Podczas aktywacji skrzynki ważne jest:

• podanie adresu e-mail, na który będziesz otrzymywać powiadomienia o nowych wiadomościach,
• przeczytanie i zaakceptowanie regulaminu.

3. Zobacz, jak zalogować się do skrzynki e-Doręczeń i jak wygląda jej ekran główny.

Dzięki e-Doręczeniom możesz wysyłać i odbierać pisma, kiedy chcesz i gdzie chcesz. Obejrzyj film, w którym pokazujemy:

• proces logowania do aplikacji e-Doręczeń,
• widok wszystkich skrzynek, do których masz dostęp,
• w którym miejscu serwisu możesz zarządzać adresami do e-Doręczeń i sprawdzić swoje dane,
• w którym miejscu serwisu możesz złożyć wniosek o ADE i sprawdzić jego status.

4. Zobacz, jak wygląda służbowa skrzynka do e-Doręczeń.

 Obejrzyj film, w którym pokazujemy szczegóły skrzynki do e-Doręczeń. Odpowiadamy w nim na wiele pytań – między innymi:

• w jakich folderach pogrupowane są wiadomości?
• w którym miejscu serwisu mogę zarządzać uprawnieniami do skrzynki?
• gdzie znajdę przycisk „Nowa wiadomość”?
• jak wyszukać wybraną wiadomość w skrzynce?

5. Sprawdź, jak wyglądają statusy, dowody i załączniki w wiadomościach w skrzynce służbowej.

Odebrane i wysłane? Obejrzyj i sprawdź:

• gdzie znajdziesz te wiadomości w skrzynce do e-Doręczeń,
• gdzie znajdziesz załączniki i dowody wiadomości,
• gdzie sprawdzisz aktualny status wysłanej wiadomości elektronicznej (PURDE) i hybrydowej (PUH),
• co możesz zrobić z wiadomościami odebranymi i wysłanymi.

6. Zobacz, jak utworzyć i wysłać wiadomość hybrydową (PUH).

Adresat Twojej wiadomości nie ma jeszcze skrzynki do e-Doręczeń? Nic straconego! Za pomocą publicznej usługi hybrydowej wyślesz wiadomość elektronicznie, a odbiorca dostanie ją w formie tradycyjnej. Usługę realizuje operator wyznaczony (Poczta Polska). W filmie pokazujemy krok po kroku, jak wysłać wiadomość hybrydową (PUH):

• gdzie rozpocząć wysyłanie wiadomości,
• jak wybrać typ odbiorcy i gdzie wpisać jego dane,
• gdzie umieścić treść wiadomości i jak nadać tytuł,
• jak dodać załączniki i jaki jest ich maksymalny rozmiar,
• gdzie uzupełnić parametry przesyłki listowej,
• jak zobaczyć podgląd utworzonej wiadomości,
• gdzie znaleźć szczegóły wysłanej wiadomości i jej status.

7. Zobacz, jak utworzyć i wysłać wiadomość elektroniczną (PURDE) w służbowej skrzynce e-Doręczeń.

Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE) to wysłanie i odebranie korespondencji elektronicznej pomiędzy podmiotami publicznymi oraz podmiotami publicznymi a niepublicznymi. Wszyscy, którzy korzystają z PURDE, muszą mieć aktywny adres do e-Doręczeń (ADE). Usługę realizuje operator wyznaczony (Poczta Polska). Z filmu dowiesz się, jak utworzyć nową wiadomość elektroniczną. Sprawdź:

• gdzie rozpocząć wysyłanie wiadomości,
• gdzie wpisać dane odbiorcy,
• gdzie umieścić treść wiadomości i jak nadać tytuł,
• czy można wysłać wiadomość bez treści – a z załącznikiem,
• jak dodać załączniki i jaki jest ich maksymalny rozmiar,
• jak podpisać dokument,
• gdzie znaleźć szczegóły wysłanej wiadomości i jej status.

8. Zobacz, jak odpowiedzieć na wiadomość i przekazać ją dalej.

Nowa wiadomość w skrzynce e-Doręczeń. Sprawdź, jak na nią odpowiedzieć albo jak przekazać ją dalej. Wygląda to dokładnie tak samo zarówno w przypadku skrzynki osobistej, jak i skrzynki służbowej. Obejrzyj film, w którym pokazujemy, gdzie znajdziesz opcje Odpowiedz i Przekaż dalej oraz jak – krok po kroku – odpowiedzieć lub przekazać dalej wiadomość.

9. Sprawdź, jak wygląda wyszukiwanie odbiorców w BAE przez podmioty publiczne.

Chcesz wysłać wiadomość, ale nie znasz adresu e-Doręczeń odbiorcy? Znajdź go za pomocą opcji wyszukiwanie zaawansowane w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE). Do BAE jest wpisany każdy adres do e-Doręczeń. Obejrzyj film, a dowiesz się, jak – wysyłając wiadomość elektroniczną – wyszukać:

• osobę fizyczną po numerze PESEL lub po adresie do korespondencji (opcja dostępna tylko dla podmiotów publicznych)
• osobę wykonującą zawód zaufania publicznego po imieniu i nazwisku lub po adresie do korespondencji (opcja dostępna tylko dla podmiotów publicznych),
• podmiot publiczny, organizację albo działalność gospodarczą po identyfikatorze lub adresie siedziby.

Pokazujemy też, jak wyszukać obiorcę przy wysyłaniu wiadomości hybrydowej:

• osobę fizyczną wyszukasz po adresie do e-Doręczeń, numerze PESEL i adresie do korespondencji (opcja dostępna tylko dla podmiotów publicznych)
• osobę wykonującą zawód zaufania publicznego wyszukasz po adresie do e-Doręczeń, imieniu i nazwisku oraz adresie do korespondencji opcja dostępna tylko dla podmiotów publicznych)
• podmiot publiczny, organizację albo działalność gospodarczą wyszukasz po identyfikatorze, adresie siedziby lub adresie do e-Doręczeń.

10. Zobacz, jak korzystać z importu odbiorców z pliku – masowa wysyłka dla podmiotów publicznych.

Wysyłasz jedną wiadomość do wielu odbiorców? Podmioty publiczne na swoich skrzynkach służbowych mogą importować odbiorców z pliku – zarówno przy wiadomości elektronicznej, jak i hybrydowej. Obejrzyj film, aby dowiedzieć się, jak przygotować poprawnie plik z listą odbiorców i skorzystać z ułatwienia, dzięki któremu wysyłka masowa staje się prosta!

11. Zobacz, jakie informacje znajdziesz w zakładce dane skrzynki e-Doręczeń.

Obejrzyj film, aby poznać zakładkę Twoja skrzynka na platformie e-Doręczeń. Możesz tam między innymi:

• znaleźć ogólne informacje o skrzynce i zalogowanym użytkowniku,
• sprawdzisz historię dostępu i dowiedzieć się, od kiedy masz dostęp do skrzynki,
• zobaczyć, kto zarządza daną skrzynką.

12. Zobacz, w jaki sposób nadać i cofać uprawnienia użytkownikowi w skrzynce e-Doręczeń.

Obejrzyj film, aby poznać zakładkę Użytkownicy na platformie e-Doręczeń. W tej zakładce możesz między innymi:

• znaleźć listę wszystkich użytkowników, którzy mają dostęp do skrzynki,
• wyszukać konkretnego użytkownika dzięki wyszukiwarce,
• dodać użytkownika, czyli nadać dostępy nowej osobie,
• sprawdzić szczegółowe informacje o uprawnieniach i statusie danego użytkownika,
• odebrać dostęp do skrzynki wybranemu użytkownikowi.

Nowy użytkownik, którego dodasz, otrzyma zaproszenie na adres e-mail podany w formularzu. Będzie miał 14 dni na jego przyjęcie. Gdy przyjmie zaproszenie – status tego użytkownika zmieni się z „zaproszony” na „aktywny”.

13. Zobacz, jak utworzyć folder i uporządkować wiadomości.

Foldery na platformie e-Doręczeń pozwalają uporządkować wiadomości w skrzynce. Oprócz takich folderów jak Wysłane, Odebrane, Robocze i Kosz możesz stworzyć inne foldery – według własnych potrzeb. W tym filmie pokazujemy, jak to zrobić. Wystarczy w formularzu wprowadzić nazwę folderu oraz nazwę etykiety technicznej – i gotowe!

14. Sprawdź, jak przeglądać i tworzyć role w skrzynce.

Obejrzyj film, aby poznać zakładkę Role na platformie e-Doręczeń. W tej zakładce możesz między innymi zobaczyć dostępne role, które można przypisać użytkownikom, oraz stworzyć nową rolę. Uwaga! Nową rolę może utworzyć tylko administrator skrzynki. Takie role jak: „administrator”, „uprawniony”, „obserwator”, „właściciel” są w systemie predefiniowane. Oznacza to, że nie można ich usunąć ani edytować.

15. Zobacz, jak dodać system zewnętrzny do służbowej skrzynki e-Doręczeń.

Administrator skrzynki służbowej może dodać zewnętrzny system kancelaryjny klasy EZD do skrzynki e-Doręczeń. Taka opcja dostępna jest w zakładce Systemy. Obejrzyj film, w którym pokazujemy, jak to zrobić, i omawiamy środki uwierzytelniające, które można wskazać przy dodawaniu systemu. Na stronie e-Doręczeń w zakładce „Integracja” znajdziesz więcej informacji na temat integracji e-Doręczeń z systemami elektronicznego zarządzania dokumentacją.

16. Zobacz, jak za pomocą reguł automatycznie przenosić wiadomości do folderów.

Dzięki regułom wszystkie nowe wiadomości, które przychodzą na Twoją skrzynkę, trafią do odpowiedniego folderu. Obejrzyj film i dowiedz się:

• jak utworzyć regułę automatycznego przenoszenia wiadomości,
• jak ustawić warunki przenoszenia wiadomości,
• jak włączyć lub wyłączyć regułę,
• jak podczas dodawania reguły utworzyć nowy folder.

17. Zobacz, jak utworzyć, pobrać i usunąć archiwum wiadomości.

Jak utworzyć archiwum wiadomości w e-Doręczeniach oraz jak je pobrać na dysk komputera i usunąć z systemu? Między innymi na te pytania odpowiadamy w filmie. Dodatkowo dowiesz się:

• jak funkcjonuje zakładka Zamówione archiwa,
• jak sprawdzić szacowany czas utworzenia archiwum oraz jego status,
• jak odnaleźć archiwum, używając jego identyfikatora,
• w jakich formatach archiwum oraz poszczególne pliki z archiwum zapisują się na dysku,
• jak wraz z usunięciem archiwum usunąć trwale zarchiwizowane wiadomości.

18. Zobacz, jak zarządzać adresami i wnioskami.

Z filmu dowiesz się, jak złożyć wniosek dotyczący zmiany adresu do e-Doręczeń i gdzie sprawdzić status tego wniosku. Dodatkowo w materiale pokazujemy:

• jak w zakładce Zarządzanie adresami do e-Doręczeń wyszukać konkretny adres,
• w jaki sposób można filtrować listę adresów,
• jak sprawdzić szczegóły złożonego wniosku,
• cały proces składania wniosku – niezależnie czy składasz go dla siebie, czy dla innej osoby lub podmiotu.

Wniosek może dotyczyć: aktualizacji danych, wykreślenia adresu e-Doręczeń lub zmiany dostawcy usługi.

19. Zobacz, jak zaktualizować dane podmiotu publicznego w Bazie Adresów Elektronicznych.

Z filmu dowiesz się, jak wysłać wniosek o aktualizację danych podmiotu publicznego w Bazie Adresów Elektronicznych. Krok po kroku przedstawiamy, jak wygląda ten proces i jakie dane są potrzebne do złożenia wniosku.

Obejrzyj film i sprawdź:

• w którym miejscu w systemie składa się wniosek,
• co zrobić, jeśli masz już złożony wniosek związany z wybranym adresem do e-Doręczeń,
• co musisz załączyć, jeśli jesteś reprezentantem lub pełnomocnikiem podmiotu,
• jak zmienić dane administratora, usunąć administratora lub dodać nowego,
• jak podpisać wniosek.