e-Doręczenia

Filmy instruktażowe to krótkie instrukcje w formie wideo, z których dowiesz się między innymi, jak utworzyć i wysłać wiadomość  elektroniczną (PURDE) i hybrydową (PUH), jak korzystać z wyszukiwarki bazy adresów elektronicznych (BAE) oraz w jaki sposób utworzyć nowy folder w skrzynce do e-Doręczeń.

1. Sprawdź, jak złożyć wniosek o skrzynkę e-Doręczeń dla podmiotu publicznego.

Z filmu dowiesz się, jak zawnioskować o adres i skrzynkę e-Doręczeń dla podmiotu publicznego. Ten materiał kierujemy przede wszystkim do reprezentantów i pełnomocników podmiotu. Pokazujemy:

• jak krok po kroku w systemie złożyć wniosek o utworzenie adresu i skrzynki,
• co i gdzie załączyć, jeśli jesteś pełnomocnikiem lub reprezentantem podmiotu,
• jakie dane przygotować i podać we wniosku,
• jak wskazać administratora skrzynki,
• jak elektronicznie podpisać wniosek.

2. Sprawdź, jak aktywować skrzynkę do e-Doręczeń.

Masz już skrzynkę do e-Doręczeń? Teraz czas na to, by ją aktywować. Obejrzyj film, w którym pokazujemy, jak aktywować skrzynkę w serwisie e-Doręczenia. Podczas aktywacji skrzynki ważne jest:

• podanie adresu e-mail, na który będziesz otrzymywać powiadomienia o nowych wiadomościach,
• przeczytanie i zaakceptowanie regulaminu.

3. Zobacz, jak szybko i bezpiecznie zalogować się do skrzynki e-Doręczeń.

Dzięki e-Doręczeniom możesz wysyłać i odbierać pisma, kiedy chcesz i gdzie chcesz. Obejrzyj film, w którym pokazujemy:

• proces logowania do aplikacji e-Doręczeń,
• widok wszystkich skrzynek, do których masz dostęp,
• w którym miejscu serwisu możesz zarządzać adresami do e-Doręczeń i sprawdzić swoje dane,
• w którym miejscu serwisu możesz złożyć wniosek o ADE i sprawdzić jego status.

4. Zobacz, jak wygląda skrzynka do e-Doręczeń i co w niej znajdziesz.

 Obejrzyj film, w którym pokazujemy szczegóły skrzynki do e-Doręczeń. Odpowiadamy w nim na wiele pytań – między innymi:

• w jakich folderach pogrupowane są wiadomości?
• w którym miejscu serwisu mogę zarządzać uprawnieniami do skrzynki?
• gdzie znajdę przycisk „Nowa wiadomość”?
• jak wyszukać wybraną wiadomość w skrzynce?

5. Sprawdź, jak wygląda wiadomość odebrana i wysłana.

Odebrane i wysłane? Obejrzyj i sprawdź:

• gdzie znajdziesz te wiadomości w skrzynce do e-Doręczeń,
• gdzie znajdziesz załączniki i dowody wiadomości,
• gdzie sprawdzisz aktualny status wysłanej wiadomości elektronicznej (PURDE) i hybrydowej (PUH),
• co możesz zrobić z wiadomościami odebranymi i wysłanymi.

6. Zobacz, jak utworzyć wiadomość hybrydową (PUH) w e-Doręczeniach.

Adresat Twojej wiadomości nie ma jeszcze skrzynki do e-Doręczeń? Nic straconego! Za pomocą publicznej usługi hybrydowej wyślesz wiadomość elektronicznie, a odbiorca dostanie ją w formie tradycyjnej. Usługę realizuje operator wyznaczony (Poczta Polska). W filmie pokazujemy krok po kroku, jak wysłać wiadomość hybrydową (PUH):

• gdzie rozpocząć wysyłanie wiadomości,
• jak wybrać typ odbiorcy i gdzie wpisać jego dane,
• gdzie umieścić treść wiadomości i jak nadać tytuł,
• jak dodać załączniki i jaki jest ich maksymalny rozmiar,
• gdzie uzupełnić parametry przesyłki listowej,
• jak zobaczyć podgląd utworzonej wiadomości,
• gdzie znaleźć szczegóły wysłanej wiadomości i jej status.

7. Zobacz, jak utworzyć wiadomość elektroniczną (PURDE) w e-Doręczeniach.

Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE) to wysłanie i odebranie korespondencji elektronicznej pomiędzy podmiotami publicznymi oraz podmiotami publicznymi a niepublicznymi. Wszyscy, którzy korzystają z PURDE, muszą mieć aktywny adres do e-Doręczeń (ADE). Usługę realizuje operator wyznaczony (Poczta Polska). Z filmu dowiesz się, jak utworzyć nową wiadomość elektroniczną. Sprawdź:

• gdzie rozpocząć wysyłanie wiadomości,
• gdzie wpisać dane odbiorcy,
• gdzie umieścić treść wiadomości i jak nadać tytuł,
• czy można wysłać wiadomość bez treści – a z załącznikiem,
• jak dodać załączniki i jaki jest ich maksymalny rozmiar,
• jak podpisać dokument,
• gdzie znaleźć szczegóły wysłanej wiadomości i jej status.

8. Zobacz, jak odpowiedzieć na wiadomość i przekazać ją dalej.

Nowa wiadomość w skrzynce e-Doręczeń. Sprawdź, jak na nią odpowiedzieć albo jak przekazać ją dalej. Wygląda to dokładnie tak samo zarówno w przypadku skrzynki osobistej, jak i skrzynki służbowej. Obejrzyj film, w którym pokazujemy, gdzie znajdziesz opcje Odpowiedz i Przekaż dalej oraz jak – krok po kroku – odpowiedzieć lub przekazać dalej wiadomość.

9. Sprawdź, jak skorzystać z wyszukiwarki adresów w e-Doręczeniach.

Chcesz wysłać wiadomość, ale nie znasz adresu e-Doręczeń odbiorcy? Znajdź go za pomocą opcji wyszukiwanie zaawansowane w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE). Do BAE jest wpisany każdy adres do e-Doręczeń. Obejrzyj film, a dowiesz się, jak – wysyłając wiadomość elektroniczną – wyszukać:

• osobę fizyczną po numerze PESEL lub po adresie do korespondencji (opcja dostępna tylko dla podmiotów publicznych)
• osobę wykonującą zawód zaufania publicznego po imieniu i nazwisku lub po adresie do korespondencji (opcja dostępna tylko dla podmiotów publicznych),
• podmiot publiczny, organizację albo działalność gospodarczą po identyfikatorze lub adresie siedziby.

Pokazujemy też, jak wyszukać obiorcę przy wysyłaniu wiadomości hybrydowej:

• osobę fizyczną wyszukasz po adresie do e-Doręczeń, numerze PESEL i adresie do korespondencji (opcja dostępna tylko dla podmiotów publicznych)
• osobę wykonującą zawód zaufania publicznego wyszukasz po adresie do e-Doręczeń, imieniu i nazwisku oraz adresie do korespondencji opcja dostępna tylko dla podmiotów publicznych)
• podmiot publiczny, organizację albo działalność gospodarczą wyszukasz po identyfikatorze, adresie siedziby lub adresie do e-Doręczeń.

10. Zobacz, jak korzystać z importu odbiorców z pliku.

Wysyłasz jedną wiadomość do wielu odbiorców? Podmioty publiczne na swoich skrzynkach służbowych mogą importować odbiorców z pliku – zarówno przy wiadomości elektronicznej, jak i hybrydowej. Obejrzyj film, aby dowiedzieć się, jak przygotować poprawnie plik z listą odbiorców i skorzystać z ułatwienia, dzięki któremu wysyłka masowa staje się prosta!

11. Zobacz, jakie informacje znajdziesz w zakładce Twoja skrzynka.

Obejrzyj film, aby poznać zakładkę Twoja skrzynka na platformie e-Doręczeń. Możesz tam między innymi:

• znaleźć ogólne informacje o skrzynce i zalogowanym użytkowniku,
• sprawdzisz historię dostępu i dowiedzieć się, od kiedy masz dostęp do skrzynki,
• zobaczyć, kto zarządza daną skrzynką.

12. Zobacz, w jaki sposób nadać uprawnienia użytkownikowi w skrzynce e-Doręczeń.

Obejrzyj film, aby poznać zakładkę Użytkownicy na platformie e-Doręczeń. W tej zakładce możesz między innymi:

• znaleźć listę wszystkich użytkowników, którzy mają dostęp do skrzynki,
• wyszukać konkretnego użytkownika dzięki wyszukiwarce,
• dodać użytkownika, czyli nadać dostępy nowej osobie,
• sprawdzić szczegółowe informacje o uprawnieniach i statusie danego użytkownika,
• odebrać dostęp do skrzynki wybranemu użytkownikowi.

Nowy użytkownik, którego dodasz, otrzyma zaproszenie na adres e-mail podany w formularzu. Będzie miał 14 dni na jego przyjęcie. Gdy przyjmie zaproszenie – status tego użytkownika zmieni się z „zaproszony” na „aktywny”.

13. Zobacz, jak utworzyć nowy folder w skrzynce e-Doręczeń.

Foldery na platformie e-Doręczeń pozwalają uporządkować wiadomości w skrzynce. Oprócz takich folderów jak Wysłane, Odebrane, Robocze i Kosz możesz stworzyć inne foldery – według własnych potrzeb. W tym filmie pokazujemy, jak to zrobić. Wystarczy w formularzu wprowadzić nazwę folderu oraz nazwę etykiety technicznej – i gotowe!

14. Sprawdź, jak utworzyć nową rolę w module uprawnień e-Doręczeń.

Obejrzyj film, aby poznać zakładkę Role na platformie e-Doręczeń. W tej zakładce możesz między innymi zobaczyć dostępne role, które można przypisać użytkownikom, oraz stworzyć nową rolę. Uwaga! Nową rolę może utworzyć tylko administrator skrzynki. Takie role jak: „administrator”, „uprawniony”, „obserwator”, „właściciel” są w systemie predefiniowane. Oznacza to, że nie można ich usunąć ani edytować.

15. Zobacz, jak dodać system zewnętrzny do skrzynki e-Doręczeń.

Administrator skrzynki służbowej może dodać zewnętrzny system kancelaryjny klasy EZD do skrzynki e-Doręczeń. Taka opcja dostępna jest w zakładce Systemy. Obejrzyj film, w którym pokazujemy, jak to zrobić, i omawiamy środki uwierzytelniające, które można wskazać przy dodawaniu systemu. Na stronie e-Doręczeń w zakładce „Integracja” znajdziesz więcej informacji na temat integracji e-Doręczeń z systemami elektronicznego zarządzania dokumentacją.

16. Zobacz, jak utworzyć reguły wiadomości.

Dzięki regułom wszystkie nowe wiadomości, które przychodzą na Twoją skrzynkę, trafią do odpowiedniego folderu. Obejrzyj film i dowiedz się:

• jak utworzyć regułę automatycznego przenoszenia wiadomości,
• jak ustawić warunki przenoszenia wiadomości,
• jak włączyć lub wyłączyć regułę,
• jak podczas dodawania reguły utworzyć nowy folder.

17. Zobacz, jak utworzyć archiwum wiadomości.

Jak utworzyć archiwum wiadomości w e-Doręczeniach oraz jak je pobrać na dysk komputera i usunąć z systemu? Między innymi na te pytania odpowiadamy w filmie. Dodatkowo dowiesz się:

• jak funkcjonuje zakładka Zamówione archiwa,
• jak sprawdzić szacowany czas utworzenia archiwum oraz jego status,
• jak odnaleźć archiwum, używając jego identyfikatora,
• w jakich formatach archiwum oraz poszczególne pliki z archiwum zapisują się na dysku,
• jak wraz z usunięciem archiwum usunąć trwale zarchiwizowane wiadomości.

18. Zobacz, jak zarządzać adresami do e-Doręczeń.

Z filmu dowiesz się, jak złożyć wniosek dotyczący zmiany adresu do e-Doręczeń i gdzie sprawdzić status tego wniosku. Dodatkowo w materiale pokazujemy:

• jak w zakładce Zarządzanie adresami do e-Doręczeń wyszukać konkretny adres,
• w jaki sposób można filtrować listę adresów,
• jak sprawdzić szczegóły złożonego wniosku,
• cały proces składania wniosku – niezależnie czy składasz go dla siebie, czy dla innej osoby lub podmiotu.

Wniosek może dotyczyć: aktualizacji danych, wykreślenia adresu e-Doręczeń lub zmiany dostawcy usługi.

19. Jak wysłać wniosek o aktualizację danych podmiotu publicznego.

Z filmu dowiesz się, jak wysłać wniosek o aktualizację danych podmiotu publicznego w Bazie Adresów Elektronicznych. Krok po kroku przedstawiamy, jak wygląda ten proces i jakie dane są potrzebne do złożenia wniosku.

Obejrzyj film i sprawdź:

• w którym miejscu w systemie składa się wniosek,
• co zrobić, jeśli masz już złożony wniosek związany z wybranym adresem do e-Doręczeń,
• co musisz załączyć, jeśli jesteś reprezentantem lub pełnomocnikiem podmiotu,
• jak zmienić dane administratora, usunąć administratora lub dodać nowego,
• jak podpisać wniosek.