Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Nowe filmy na kanale EZD RP pokazują krok po kroku, jak wykonywać najważniejsze czynności administracyjne. Wśród poruszanych zagadnień znalazły się m.in. zarządzanie Katalogiem Użytkowników i Podmiotów (KUiP), administracja usługą ePUAP, konfiguracja składów chronologicznych, tworzenie i edycja schematów procesów, zarządzanie schematami JRWA czy konfiguracja usługi e-Doręczeń.

Każdy z 18 filmów koncentruje się na konkretnym obszarze administracji systemem i prezentuje kolejne etapy realizacji wybranych zadań.

Przykładowo jeden z filmów poświęcono konfiguracji składów chronologicznych – fizycznych miejsc przechowywania dokumentacji papierowej powiązanej ze sprawami prowadzonymi elektronicznie. Materiał pokazuje cały proces – od utworzenia lokalizacji składów, przez przypisanie użytkowników, aż po zdefiniowanie poszczególnych rodzajów składów wykorzystywanych w instytucji.

Film wyjaśnia, jak prawidłowo skonfigurować system, aby pracownicy mogli sprawnie korzystać z niego podczas codziennej obsługi dokumentacji. Omówiono w nim:

• dodawanie i aktywację lokalizacji składów chronologicznych,
• przypisywanie pracowników do poszczególnych lokalizacji,
• tworzenie nowych składów i wybór ich rodzaju,
• konfigurację parametrów składów, takich jak nazwa, symbol, opis i lokalizacja,
• zarządzanie istniejącymi składami oraz przypisanymi do nich użytkownikami.

Kadry z filmu instruktażowego przeznaczonego dla administratorów systemu EZD RP, w którym omówiona została konfiguracja składów chronologicznych.

Tematyka filmów została opracowana na podstawie doświadczeń trenerów NASK zdobytych podczas szkoleń stacjonarnych i prowadzonych online. Dzięki bezpośrednim kontaktom z administratorami udało się wskazać zagadnienia, które najczęściej budzą pytania lub wymagają dodatkowych wyjaśnień.

Materiały mają przede wszystkim praktyczny charakter. Każdy z nich przedstawia sprawdzony sposób realizacji określonych czynności administracyjnych, a przejrzyste grafiki i animacje pomagają zrozumieć nawet bardziej złożone procesy. Dzięki temu z serii mogą korzystać zarówno administratorzy rozpoczynający pracę z EZD RP, jak i osoby, które chcą uporządkować lub poszerzyć swoją wiedzę dotyczącą konfiguracji i zarządzania systemem.

Nowa seria filmów to jedno z wielu źródeł wiedzy przygotowanych z myślą o użytkownikach i administratorach EZD RP. Osoby, które chcą poszerzyć swoją wiedzę lub znaleźć odpowiedzi na konkretne pytania związane z pracą w systemie, mogą również skorzystać z poniższych zasobów.

• Kursy e-learningowe na platformie szkoleniowej administracji publicznej.
• Portal EZD RP, czyli artykuły, wywiady i najważniejsze informacje o systemie.
• Forum EZD RP – miejsce wymiany doświadczeń użytkowników i ekspertów.
• Kanał EZD RP na YouTube z filmami instruktażowymi i nagraniami z konferencji.
• Podręcznik użytkownika EZD RP – szczegółowa dokumentacja i instrukcja obsługi systemu.

Przedsięwzięcie pn. „Wsparcie dla powszechnego stosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją poprzez rozwój i udostępnienie nieodpłatnego systemu klasy EZD, udostępnienie chmury SaaS2 EZD RP oraz wdrożenia systemu EZD w administracji publicznej RP”, realizowane przez Ministerstwo Cyfryzacji w partnerstwie z NASK-PIB, objęte wsparciem w ramach Inwestycji C2.1.1 Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności ze środków Instrumentu na Rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności oraz Unii Europejskiej – NextGenerationEU.