Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Warsztaty skierowane były do instytucji publicznych, które otrzymały wsparcie we wdrożeniu EZD RP lub EZD PUW w ramach projektu pn. „Upowszechnianie elektronicznego zarządzania dokumentacją w podmiotach publicznych (systemy EZD PUW i EZD RP) oraz nowe funkcje systemu EZD RP” [akronim: EZD-POPC] dofinansowanego z Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa, Działanie 2.2 Cyfryzacja procesów back-office w administracji rządowej.

Spotkanie zainaugurowała Magdalena Sawicka, dyrektor Oddziału NASK w Białymstoku, która powitała uczestników oraz przedstawiła główne cele wydarzenia.

Jednym z naszych zadań jest wsparcie partnerów, którzy wdrożyli EZD RP lub EZD PUW – zarówno na etapie wdrożenia, jak i późniejszego utrzymania systemu. Podczas szkoleń omawiamy nie tylko funkcje i moduły systemów, ale również kwestie prawne oraz zasady elektronicznego zarządzania dokumentacją. Przypominamy, że partnerzy mogą zwrócić się do NASK z wnioskiem o weryfikację prawidłowości wykonywania czynności kancelaryjnych lub o wsparcie przy opracowywaniu wewnętrznych procedur i normatywów

– powiedziała Magdalena Sawicka.

W warsztatach uczestniczyli kierownicy podmiotów, koordynatorzy, członkowie zespołów wdrożeniowych i administratorzy EZD. Łącznie w spotkaniu wzięło udział ponad 1600 osób.

W pierwszej części warsztatów zaprezentowane zostały różnice w postępowaniu w zależności od sposobu wpływu dokumentu oraz charakterystyki składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych. Podkreślono, że sposób i format wpływu dokumentu – czy to w postaci papierowej, czy też elektronicznej – nie determinuje rodzaju prowadzonej sprawy. Analogicznie rodzaj sprawy nie przesądza o sposobie wysyłki korespondencji.

Omówiono również zastosowanie składów, przypominając, że skład chronologiczny obowiązuje wyłącznie w przypadku spraw prowadzonych elektronicznie, natomiast skład informatycznych nośników danych stosowany jest zarówno w sprawach prowadzonych elektronicznie, jak i tradycyjnie. Taki podział ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego klasyfikowania i archiwizacji dokumentacji w systemie EZD RP.

Kolejny blok tematyczny dotyczył zasad dekretacji oraz sposobu postępowania z dokumentacją – zarówno tą prowadzoną elektronicznie, jak i tradycyjnie. Szczególną uwagę poświęcono sprawom i pismom niestanowiącym akt sprawy.

Następnie przedstawione zostały praktyczne aspekty integracji systemu EZD RP z usługą e-Doręczeń. Uczestnicy poznali najczęstsze wyzwania, z jakimi mierzą się użytkownicy podczas codziennej pracy z tą funkcją, w tym m.in. obsługę zwrotów przesyłek PUH oraz sposób kompletowania dokumentacji potwierdzającej przebieg doręczeń.

Omówiono również mechanizmy wyszukiwania odbiorców w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE), ze szczególnym uwzględnieniem typów podmiotów w bazie oraz różnic w ich identyfikacji. Przedstawiono także statusy wysyłki oraz rodzaje dowodów realizacji – zarówno dla przesyłek PURDE, jak i PUH.

Dużym zainteresowaniem cieszyła się również prezentacja dotycząca tworzenia i wykorzystywania rejestrów własnych w EZD RP. Podczas omawiania tego tematu eksperci NASK pokazali, jak instytucje mogą w tym zakresie dostosowywać system do swoich indywidualnych potrzeb.

Podczas ostatniego wystąpienia zastępca kierownika Zespołu Wsparcia Technicznego przybliżył uczestnikom proces zgłaszania problemów i zapytań do Service Desk EZD. Przedstawił także najczęściej pojawiające się kwestie techniczne i organizacyjne, które trafiają do zespołu wsparcia.

Warsztaty zakończyła dyrektor Magdalena Sawicka, dziękując uczestnikom za aktywność i podkreślając znaczenie dalszego rozwijania kompetencji cyfrowych w administracji publicznej.