Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

18 czerwca 2021 odbyła się kolejna konferencja informacyjno-promującą projekt „EZD RP – elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej”. Spotkanie rozpoczęło się od przemówień gości honorowych. Obok Justyny Orłowskiej wystąpili: dr Paweł Pietrzyk – Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, dr Wojciech Pawlak – Dyrektor Państwowego Instytutu Badawczego NASK oraz Robert Król – Zastępca Dyrektora NASK, Dyrektor ds. Zastosowań Sztucznej Inteligencji i Analiz Danych.

Pan Paweł Pietrzyk podkreślił czynny udział Archiwów Państwowych w całym przedsięwzięciu i podkreślił wagę dokumentów elektronicznych, które na naszych oczach stają się cennymi źródłami historycznymi, a ich archiwizacja to wciąż nowe wyzwania. Zaznaczył, że pracownicy archiwów służą swoją wiedzą, by system EZD RP był nie tylko zgodny z przepisami prawa, ale także ze standardami. W tym celu prowadzone są prace nad standardem technicznym i warunkami formalno-prawnymi określającymi sposób migracji danych z obecnie użytkowanych systemów klasy EZD do EZD RP. Dla przyszłych użytkowników zostanie opracowany pakiet startowy - materiały pokazujące przykładowe wdrożenie. Podkreślił, że niezwykle ważnym aspektem współpracy jest integracja systemu EZD RP z ADE tak, by przekazywanie materiałów archiwalnych odbywało się automatycznie.

Podczas wystąpienia dyrektor Wojciech Pawlak podkreślił, że projekt EZD RP ogniskuje w sobie istotę działalności NASK, który niegdyś podłączał Polskę do internetu, a teraz cyfryzuje administrację. EZD RP to narzędzie, które da możliwości rozwoju, umożliwi prowadzenie spraw i realizację procesów w urzędach w postaci elektronicznej. Racjonalizacja, cyfryzacja i cyberbezpieczeństwo to trzy słowa klucze. Jednak realizacja tych postulatów, co podkreślił dyrektor Pawlak, jest możliwa przede wszystkim dzięki zaangażowaniu wspaniałego zespołu NASK w Białymstoku.

Dyrektor Robert Król przyłączył się do podziękowań dla zespołu tworzącego EZD RP i zaznaczył, że nad tym projektem pracują ludzie w całej Polsce, a liczba osób zaangażowanych w cyfryzację polskiej administracji będzie się jeszcze zwiększać. Wskazał, że system ma przede wszystkim ułatwiać pracę, dlatego algorytmy AI będą uczyć się czynności powtarzalnych. Już teraz jest w fazie prototypowania moduł uczący się tego, do kogo mają trafiać przesyłki wpływające. Kierownictwo projektu jest otwarte na współpracę z firmami i integratorami. Dyrektor Król podkreślał korzyści wynikające z uzupełniania systemu aplikacjami komercyjnymi. Poinformował, że system tworzony jest z myślą wpisania się w ekosystem dobrych aplikacji, które mogą być wykorzystywane w służbie publicznej. Dowodem na otwartą postawę względem integracji i współpracy będzie piaskownica API EZD RP, która pozwoli testować nowe rozwiązania i sposoby integracji, również firmom komercyjnym.

Pierwszą prezentacją podczas części pokazującej założenia systemu było wystąpienie Mariusza Madejczyka, dyrektora Oddziału NASK w Białymstoku, który podkreślił, że nie byłoby systemu EZD RP bez EZD PUW. Dyrektor podziękował nie tylko przedmówcom, ale przede wszystkim uczestnikom konferencji, gdyż to dzięki ich zaangażowaniu w tworzenie EZD RP, dzięki konstruktywnej krytyce i wsparciu możliwy jest rozwój. Dyrektor Madejczyk pokrótce przedstawił genezę i najważniejsze założenia projektu. Podkreślił rolę Rady Użytkowników oraz wpływ Obserwatorów jako gwarantów uniwersalności narzędzia dla każdego szczebla administracji. System EZD RP tworzony „przez urzędników dla urzędników” ma być przede wszystkim jednolity i darmowy, dostosowany do przepisów prawa, wpisujący się w specyfikę pracy danego urzędu, który pomoże - poprzez API - zintegrować się z systemami dziedzinowymi oraz umożliwi urzędnikom dostęp do zasobów informacyjnych państwa, czyli do rejestrów i kluczowych systemów teleinformatycznych Państwa.

W kolejnej części spotkania Sławomir Zych – kierownik projektu EZD RP przedstawił status realizacji projektu. Podkreślił, że jest on realizowany zgodnie z założeniami i że jest to duże przedsięwzięcie organizacyjne wykraczające poza NASK. Poinformował, że została przygotowana kolejna wersja systemu gotowa do wdrożeń pilotażowych. Podkreślił, że architektura systemu pozwala na dużą skalowalność. System jest multiplatformowy i pozwala na użycie oprogramowania open-source. System został zaprojektowany zgodnie z multi-tenancy, dzięki czemu jedna instancja systemu może obsłużyć wiele podmiotów.

O tym, jakie funkcje realizuje system EZD RP opowiedziała Magdalena Sawicka, Zastępca Dyrektora Oddziału NASK w Białymstoku, która po krótce omówiła podstawowe moduły systemu: obsługi korespondencji, zarządzania aktami, rejestrów i statystyk, procesowości, zastępstw, zarządzania informacją, administracją systemu, AI, obiegu dokumentów. Szczególną uwagę poświęciła modułowi podpisów elektronicznych umożliwiającemu weryfikację podpisu bez sięgania do zewnętrznych aplikacji. Dyrektor Sawicka opowiedziała o kilku wybranych funkcjach systemu związanych z zachowaniem dokumentacji - począwszy od tego, w jaki sposób system ułatwia obsługę składów chronologicznych, aż po możliwość przekazania do ADE paczki archiwalnej. Podkreśliła także, że moduły i funkcjonalności nie osiągnęłyby swojej jakości, gdyby nie zaangażowanie jednostek testujących system. Specjalne podziękowania skierowała w stronę Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych za zaangażowanie i współpracę w zakresie migracji danych oraz współtworzenie dokumentacji startowej dla jednostek wdrażających EZD RP, a także PFRON za pomoc w testach systemu prowadzoną pod kątem zgodności rozwiązań z WCAG.

W swojej drugiej prezentacji Dyrektor Mariusz Madejczyk omówił podstawowe założenia projektu Strategii dystrybucji, wdrażania i utrzymania EZD RP i przedstawił wnioski ze spotkań konsultacyjnych. Dyrektor omawiając pryncypia systemu szczególny nacisk położył na rolę Centrum Kompetencji Administracji, które swoim doświadczeniem, wiedzą, procedurami i dokumentacją ma wspierać urzędników, także poprzez otoczenie opieką Lokalnych Centrów Kompetencji. Te z kolei mają stać się silnymi, aktywnymi podmiotami w regionach. Procedury i rekomendacje dotyczące Lokalnych Centrów Kompetencji będą publikowane w przyszłym roku.

Podczas konferencji została zaprezentowana aktualna wersja systemu EZD RP. Prezentację prowadziła Agnieszka Łajkowska, Zastępca Kierownika Działu Programistów. Przedstawiła wybrane funkcjonalności oraz realizację poszczególnych procesów. Zaprezentowała m.in. pracę w systemie począwszy od rejestracji wpływu dokumentu i dekretację, przyjęcia zadania, przygotowanie odpowiedzi i akceptację pisma, aż po podpis elektroniczny i wysyłkę korespondencji.

Uczestnicy korzystając z czatu aktywnie komentowali i zadawali liczne pytania dotyczące prezentowanych rozwiązań. Interesowały ich zarówno same założenia projektu i możliwe funkcjonalności systemu, jak i terminy oraz rady dotyczące przyszłych wdrożeń. Ogromne zainteresowanie wzbudziła prezentacja systemu - Agnieszka Łajkowska została „zasypana” pytaniami o konkretne rozwiązania. Na zakończenie konferencji, dziękując za tak liczną obecność Dyrektor Sawicka zaprosiła uczestników do udziału w kolejnej konferencji poświęconej projektowi – o  organizacji której informacje publikowane będą na stronie.