Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

W dniach 29-30 listopada w Białymstoku odbyło się XIV spotkanie Rady Użytkowników EZD RP i kierownictwa 16 jednostek wytypowanych do pilotażowego wdrożenia systemu. Podczas spotkania omówiono zrealizowane kroki milowe projektu oraz zaprezentowano najnowszą, dziewiątą wersję systemu.

Przedstawiciele Rady Użytkowników, Obserwatorów, jednostek pilotażowych i grupy podmiotów testujących zapoznali się z najnowszą dziewiątą wersją systemu. Uczestnicy spotkania zadawali wiele pytań i z zaciekawieniem zapoznali się z możliwościami EZD RP w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją.

Kolejne szkolenia dla jednostek pilotażowo wdrażających system EZD RP odbywają się w całej Polsce. W trakcie dwudniowych warsztatów trenerzy NASK prezentują możliwości systemu pracownikom poszczególnych urzędów i instytucji.

W ramach kolejnego etapu projektu „EZD RP – elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej” we wrześniu i w październiku w całej Polsce odbędą się szkolenia dla 16 jednostek pilotażowo wdrażających system EZD RP. Szkolenia mają służyć przygotowaniu odbiorców systemu do codziennej pracy z jego wykorzystaniem.

Projekt EZD RP zbliża się do etapu wdrażania. Został osiągnięty kolejny istotny punkt – w czerwcu br. została wydana i przetestowana wersja systemu pozwalająca na realizację elektronicznego dokumentowania spraw zgodnie z przepisami kancelaryjnymi i archiwalnymi oraz oczekiwaniami jednostek pilotażowych, gotowa do rozpoczęcia wdrożeń pilotażowych. 16 jednostek biorących udział w pilotażu już od lipca br. realizuje prace przygotowawcze nad wdrożeniem systemu EZD RP.

Blisko 1000 uczestników i setki pytań na czacie, deklaracje udziału w testach i konkretne uwagi dotyczące możliwości migracji danych. Wszystko to pokazuje ogromne zainteresowanie projektem EZD RP, którego wyjątkową rolę w procesie informatyzacji państwa podkreśliła Justyna Orłowska - Pełnomocnik Prezesa Rady Ministrów ds. GovTech i Szef Centrum GovTech. Zauważyła też, że tak liczne grono uczestników świadczy o tym, iż nie tylko obywatele chcą kontaktować się online z administracją, ale też administracja chce w cyfrowy sposób komunikować się z obywatelami.

Przedstawiciele szkół wyższych to nowa grupa przyszłych użytkowników, która przystąpiła do testów prototypu Systemu EZD RP. W projekt zaangażowało się aż 9 uczelni o bardzo zróżnicowanych profilach, potrzebach i doświadczeniach w zakresie prowadzenia dokumentacji.

Kolejny kamień milowy projektu „EZD RP – elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej” dobiega końca.

Instytucje należące do Rady Użytkowników EZD RP przystąpiły do testowania siódmej wersji prototypu systemu. 8 marca odbyło się spotkanie przedstawiające najważniejsze nowe funkcjonalności udostępnione w prototypie. Była to także okazja do zadawania szczegółowych pytań na temat działania EZD RP i dopasowania go do potrzeb podmiotów publicznych.

Prace nad EZD RP nie zwalniają tempa. W lutym 2021 r. została udostępniona siódma wersja prototypu systemu, w której zaimplementowano blisko 100 nowych funkcjonalności. Najciekawsze z nich to Rejestracja dokumentów w składzie pism wewnętrznych, Konfiguracja/udostępnianie szablonów dokumentów, Metryka sprawy, Szablony uprawnień oraz Formularz „Zadaj pytanie”.